Трудовая книжка и личная карточка – это два обязательных документа, которые каждый работник обязан иметь в актуальном состоянии. С 1 января 2026 года в России завершится переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), но бумажные версии остаются актуальными в ряде случаев. Ниже вы найдете подробное описание того, как правильно оформить и обновить эти документы, какие требования к ним предъявляются, а также как исправить ошибки.
Что такое трудовая книжка и личная карточка?
1.1 Трудовая книжка
Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж, должности, заработную плату и другие сведения, необходимые для расчёта пенсии и других социальных выплат. В ней фиксируются:
- Дата начала работы и дата увольнения;
- Назначение и должность;
- Сведения о заработной плате и начислениях;
- Сведения о стаже и отработанных днях.
1.2 Личная карточка
Личная карточка – это внутренний документ работодателя, содержащий сведения о сотруднике, которые не всегда отражаются в трудовой книжке. В ней обычно фиксируются:
- ФИО, паспортные данные;
- Контактная информация;
- Образование и квалификация;
- Сведения о служебных обязанностях и достижениях.
Переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК)
С 2021 г. специалисты по кадрам обязаны вести только электронные трудовые книжки. Однако в некоторых ситуациях допускается ведение бумажных копий (например, при отсутствии доступа к системе). Ключевые моменты:
- С 1 января 2026 года завершается переходный период – после него все трудовые книжки должны быть полностью электронными.
- Если в бумажной версии возникли ошибки, их можно исправить только через ЭТК, а затем обновить бумажный экземпляр.
- Переход к ЭТК не отменяет обязательства хранить бумажный экземпляр в течение 10 лет после увольнения.
Как оформить новую трудовую книжку (бумажную или электронную)
3.1 Необходимые документы
Для оформления трудовой книжки вам понадобиться:
- Паспорт или иной документ, подтверждающий личность;
- Свидетельство о рождении (если требуется);
- Справка о предыдущем месте работы (если вы переходите на новую работу);
- Согласие работодателя (если вы уже работаете в компании).
3.2 Шаги оформления
- Подготовка документов: соберите все необходимые бумаги и убедитесь, что они актуальны.
- Обращение в отдел кадров: подайте заявление о выдаче трудовой книжки. В большинстве компаний это делается через электронную систему кадрового учета.
- Заполнение данных: специалист по кадрам вводит сведения в электронную систему. При необходимости вы можете проверить правильность данных в личном кабинете.
- Печать бумажной копии: после подтверждения данных сотрудник получает бумажную копию, которую хранит в личном кабинете.
- Проверка и подпись: работник проверяет правильность всех записей и подписывает документ.
3.3 Исправление ошибок
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка (неправильная должность, неверная дата начала работы и т.д.), то:
- Сразу сообщите об этом в отдел кадров;
- Подайте заявление о внесении исправления;
- Специалист по кадрам обновит данные в ЭТК;
- После обновления вы получите исправленную бумажную копию.
Как оформить личную карточку
4.1 Необходимые данные
Для создания личной карточки вам понадобится:
- ФИО, дата рождения, паспортные данные;
- Контактная информация (телефон, e‑mail);
- Образование и квалификация;
- Сведения о предыдущих местах работы (если применимо).
4.2 Процесс оформления
- Заполнение анкеты: в отделе кадров вы заполняете анкету, где указываете все необходимые сведения.
- Проверка данных: специалист по кадрам сверяет введённые данные с документами.
- Создание карточки: после проверки создаётся личная карточка в системе.
- Подпись и хранение: вы подписываете карточку, а копия хранится в личном кабинете.
Практические советы
- Всегда проверяйте данные в трудовой книжке и личной карточке сразу после их выдачи.
- Храните копии всех документов в безопасном месте (например, в облачном хранилище).
- Если вы переходите на новую работу, обязательно уточните, нужна ли вам бумажная копия трудовой книжки.
- В случае ошибок не откладывайте их исправление – это может повлиять на расчёт пенсии.
- Следите за сроками обновления данных в системе – в некоторых компаниях обновление происходит раз в квартал.
Оформление трудовой книжки и личной карточки – это важный этап в карьере каждого сотрудника. С переходом к электронным трудовым книжкам (ЭТК) процесс стал более удобным и прозрачным, но бумажные версии остаются актуальными. Следуйте приведённым рекомендациям, чтобы ваши документы всегда были в порядке и не вызвали проблем при расчёте пенсии или при смене работы.
Если у вас возникли вопросы, обратитесь в отдел кадров вашей компании – они помогут быстро и правильно оформить все необходимые документы.