Дата публикации: 21 мая 2026 года

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это официальный документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина. В нее вносятся записи о приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении и других изменениях в трудовой деятельности.

Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Что такое личная карточка сотрудника (форма Т-2)?

Личная карточка формы Т-2 — это документ кадрового учета, который содержит полную информацию о работнике. Она заполняется на основании следующих документов:

• Приказ о приеме на работу
• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
• Трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж
• СНИЛС (страховое свидетельство государственного пенсионного страхования)
• ИНН (индивидуальный налоговый номер)
• Военный билет (для военнообязанных)
• Документы об образовании и квалификации
• Иные документы (водительское удостоверение, медицинская книжка, документы об инвалидности и т.д.)

Правила заполнения личной карточки (форма Т-2)

Основные разделы личной карточки

Личная карточка формы Т-2 состоит из нескольких разделов:

1. Общие сведения (фамилия, имя, отчество, дата рождения, пол)
2. Паспортные данные
3. Сведения о воинском учете
4. Образование и квалификация
5. Сведения о трудовой деятельности (включая дублирование записей из трудовой книжки)
6. Прием на работу и переводы
7. Отпуска
8. Поощрения и награды
9. Дополнительные сведения (например, семейное положение, дети)
10. Подпись работника

Источники информации для заполнения

При заполнении личной карточки используются следующие документы:

• Приказ о приеме на работу
• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
• Трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж
• СНИЛС
• ИНН
• Военный билет (для военнообязанных)
• Документы об образовании и квалификации
• Иные документы (водительское удостоверение, медицинская книжка и т.д.)

Особенности заполнения разделов

Раздел 5. Сведения о трудовой деятельности

В этом разделе дублируются все записи из трудовой книжки. Согласно пункту 12 Постановления Правительства РФ от № 225, работодатель обязан знакомить сотрудника со всеми изменениями, вносимыми в трудовую книжку. Работник обязан подтвердить свое согласие подписью в личной карточке.

Раздел 6. Прием на работу и переводы

Этот раздел заполняется при приеме на работу и при переводе сотрудника на другую должность. В нем указываются:

• Дата приема/перевода
• Должность
• Структурное подразделение
• Условия труда
• Основание (приказ)

Раздел 8. Дополнительные сведения

В этом разделе могут быть указаны:

• Сведения о семейном положении
• Сведения о детях
• Сведения о воинском учете
• Иные сведения, необходимые для кадрового учета

Электронные трудовые книжки: что изменилось?

С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 1 января 2021 года:

• Новые записи о трудовой деятельности вносятся только в электронную трудовую книжку
• Бумажные трудовые книжки продолжают действовать для сотрудников, работающих до 2020 года
• Работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ

Однако личные карточки формы Т-2 продолжают оставаться обязательными для ведения кадрового учета.

Как правильно хранить личные карточки?

Личные карточки сотрудников формируют картотеку личного состава. Они могут храниться:

• В алфавитном порядке
• По структурным подразделениям
• В электронном виде (с обязательным дублированием на бумажном носителе)

Срок хранения личных карточек — не менее 75 лет после увольнения сотрудника.

Ответственность за неправильное ведение личной карточки

Неправильное ведение или отсутствие личной карточки может привести к:

• Штрафам со стороны контролирующих органов
• Трудностям при подтверждении трудового стажа
• Проблемам при оформлении пенсии
• Юридическим спорам с сотрудниками

Образец заполнения личной карточки (форма Т-2)

Вы можете скачать образец заполнения личной карточки формы Т-2 по следующим ссылкам:

• Официальный бланк формы Т-2 (2026 год)
• Пример заполнения личной карточки
• Пошаговая инструкция по заполнению

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли вести личную карточку формы Т-2?

Согласно письму Минтруда от № 14-6/В-1487, ведение личной карточки не является обязательным требованием. Однако она остается важным документом кадрового учета, который помогает систематизировать информацию о сотрудниках.

Нужно ли дублировать записи из трудовой книжки в личную карточку?

Да, согласно пункту 12 Постановления Правительства РФ от № 225, все изменения в трудовой книжке должны дублироваться в личной карточке. Работник должен подтвердить свое согласие подписью.

Можно ли хранить личные карточки в электронном виде?

Да, многие компании хранят копии личных карточек в электронном виде. Однако при проверке контролирующих органов может потребоваться предоставление бумажных копий.

Что делать, если сотрудник отказывается подписывать личную карточку?

В этом случае необходимо составить акт об отказе от подписи и зафиксировать факт ознакомления сотрудника с изменениями в трудовой книжке.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

Сведения об электронной трудовой книжке можно получить через:

• Портал государственных услуг РФ
• Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ
• Мобильное приложение ПФР

Трудовая книжка и личная карточка формы Т-2 — это важные документы, которые подтверждают трудовую деятельность сотрудника. Несмотря на переход на электронные трудовые книжки, личные карточки продолжают оставаться важным инструментом кадрового учета;

Правильное ведение и заполнение этих документов поможет избежать проблем при проверках, подтверждении трудового стажа и оформлении пенсии.