Тема «трудовая книжка и НДФЛ» часто вызывает вопросы у как работников, так и работодателей․ Эти два документа тесно связаны, но выполняют разные функции․ В этой статье мы подробно разберем, кто и когда оформляет трудовую книжку, как её данные влияют на расчет налога на доходы физических лиц (НДФЛ), а также рассмотрим актуальные правила на 2026 год, включая электронный формат․

Трудовая книжка: кто её выдает и ведет?

Трудовая книжка (ТК) — это основной документ о трудовой деятельности․ Ответственность за её ведение и хранения лежит на работодателе․

Кто выдает новую трудовую книжку?

• При первом трудоустройстве (у человека нет предыдущего опыта работы) — новую бумажную книжку выдает работодатель (организация или ИП) по месту приема на работу․ С 2021 года бумажную книжку оформляют только по заявлению работника․
• При утере или порче, работодатель по месту последнего места работы обязан оформить дубликат (новую книжку) на основании заявления работника и справки из МВД о утере․
• Электронная трудовая книжка (ЭТК), с 1 января 2021 года все новые трудовые книжки ведутся в электронном виде в Сведении о трудовой деятельности (СТД), которые формируются в ФНС России (СФР)․ Работник может отказаться от бумажного носителя, но тогда он обязан предоставить работодателю СТД-Р (распечатку) или СТД-СФР (электронную версию)․

Кто заполняет записи в трудовой книжке?

Работодатель обязан вносить записи о приеме на работу, переводе, увольнении и иных сведениях, предусмотренных законодательством․ Записи делаются на основании приказов (распоряжений) и трудового договора․ Каждая запись должна содержать:

1. Дату и номер приказа․
2. Наименование организации и должность работника․
3. Основание для записи (например, «приказ о приеме на работу №․․․ от․․․» или «увольнение по собственному желанию»)․
4. Подпись ответственного лица (обычно кадровика) и печать организации․

Связь трудовой книжки и НДФЛ

НДФЛ — это налог на доходы физических лиц․ Данные из трудовой книжки напрямую влияют на расчет этого налога, особенно в двух ключевых ситуациях․

Расчет НДФЛ при увольнении

При увольнении работодатель должен:

• Рассчитать и удержать НДФЛ со всех выплат, причитающихся сотруднику в день увольнения (заработная плата, компенсации за неиспользованный отпуск и т․д․)․
• Перечислить удержанный налог в бюджет не позднее дня фактического перечисления доходов работнику․
• Сдать расчет по форме 6-НДФЛ, где отразить все данные уволенного сотрудника, включая код причины увольнения (КПУ)․ Этот код берется именно из записи в трудовой книжке (например, «увольнение по собственному желанию» — код «ВУ», «сокращение штата» — код «СК»)․ КПУ — обязательное поле в 6-НДФЛ․

Налоговые вычеты и стаж

Общий трудовой стаж, фиксируемый в книжке, может влиять на право на налоговые вычеты (например, по социальному вычету на обучение или лечение, если стаж составляет более 5 лет)․ Более того, при расчете налога на доходы от продажи имущества (квартиры, дома, земли) важным является минимальный срок владения (5 лет и более), который может подтверждаться трудовой книжкой, если доход от продажи был получен в период работы․

Обязанности и ответственность

Обязанности работодателя

• Выдавать трудовую книжку (или СТД) при приеме на работу․
• Вносить точные и своевременные записи о трудовой деятельности․
• Хранить уволенные книжки (или их электронные копии) в архиве в течение 75 лет․
• При увольнении — правильно указать причину увольнения (она должна соответствовать Трудовому кодексу РФ) и отразить её в 6-НДФЛ через КПУ․
• По запросу работника выдавать заверенные копии трудовой книжки (образец 2025-2026 гг․ утвержден новым ГОСТ)․

Обязанности работника

• Предоставить при приеме на работу паспорт, СНИЛС и трудовую книжку (или СТД)․
• Контролировать правильность записей в своей книжке․
• При увольнении получить на руки свою трудовую книжку (или распечатку СТД) с корректной записью․
• Сообщить работодателю о смене места жительства для корректного заполнения раздела «Сведения о постановке на учет и снятии с учета в налоговом органе» (это важно для НДФЛ)․

Практические примеры и частые вопросы

Пример записи об увольнении и её отражение в НДФЛ

Запись в ТК: «Уволен с по собственному желанию (п; 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)․ Приказ № 125-к от ․»

В форме 6-НДФЛ для этого сотрудника в графе «Код причины ухода» будет указан код «ВУ»․

Что делать, если в трудовой книжке нет записи о работе?

Если у работника есть реальный стаж, но записей в книжке нет (например, работал в организации, которая не вела ТК), он может обратиться в суд с иском о восстановлении стажа․ Решение суда будет основанием для внесения записи в ТК и может повлиять на перерасчет пенсии или налоговых льгот․

Как выглядит электронная трудовая книжка?

Это не отдельный документ, а раздел в личном кабинете на портале Госуслуг или в сервисах ФНС/СФР․ Все записи формируются там автоматически на основе сведений от работодателей․ Работник может распечатать его (СТД-Р) и предъявить при трудоустройстве․

Таким образом, работодатель является ключевым субъектом, который оформляет, ведет и хранит трудовую книжку (как бумажную, так и электронную)․ Данные из этого документа, особенно причина увольнения (КПУ), являются обязательными для отражения в расчете по НДФЛ (6-НДФЛ)․ С 2021 года электронный формат становится основным, но бумажная книжка продолжает действовать для тех, кто уже её имеет․ Важно и работнику, и работодателю понимать эту связь, чтобы избежать ошибок в кадровом и налоговом учете, которые могут привести к штрафам․

Примечание: Информация актуальна на 2026 год․ Всегда сверяйтесь с последними редакциями Трудового кодекса РФ, Постановления Правительства № 225 и инструкций ФНС/СФР․