Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости сотрудника. С 2020 года в России действует новая система – электронная трудовая книжка (ЭТК). В статье мы подробно разберём, как правильно открыть новую трудовую книжку, какие документы нужны, как оформить запись о переходе на электронный формат и какие нюансы важно учесть в 2026‑году.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
- Документ, подтверждающий факт трудоустройства, даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения.
- Обязателен для всех сотрудников, которые работают по Трудовому кодексу РФ (статья 66).
- Используется при переходе на новое место работы, при оформлении пенсионных выплат, при получении социальных льгот.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) – ключевые моменты
С 2020 года работодатели могут вести трудовую книжку в электронном виде. В 2025‑2026 годах правила стали более конкретными:
- Новые сотрудники (начавшие работу после 1 января 2025 г.) могут получать только ЭТК.
- Сотрудники, у которых уже есть бумажная трудовая книжка, могут перейти на ЭТК, но бумажный аналог сохраняется до 2026 г. (статья 66.1 ТК РФ).
- Работодатель обязан предоставить работнику возможность выбора между бумажной и электронной формой.
2.1 Как оформить переход на ЭТК
- Соберите у сотрудника необходимые данные: паспорт, СНИЛС, ИНН, документы об образовании.
- Подготовьте приказ о приёме на работу (если сотрудник новый) или приказ о переходе на ЭТК (если уже есть бумажная книга).
- Заполните электронную форму в системе Главбух или в Контур.Экстерне (если компания использует 1С).
- Подтвердите запись в ЭТК через личный кабинет ПФР или в МФЦ.
- Сохраните копию записи в бумажном виде (если требуется) и отправьте сотруднику.
2.2 Как сделать запись о переходе на ЭТК в 2025‑2026 годах
При переходе необходимо оформить запись, подтверждающую переход на электронный формат. Она должна содержать:
- Дата перехода.
- Номер и дата оригинальной бумажной записи.
- Подпись работодателя и печать (если применимо).
- Ссылка на электронный документ (если доступна).
Эта запись должна быть заверена в соответствии с требованиями статьи 66.1 ТК РФ, чтобы контролирующие органы не имели вопросов к работодателю.
Как оформить первую трудовую книжку (если у сотрудника её нет)
Если работник пришёл на работу без трудовой книжки, работодателю необходимо:
- Проверить наличие у сотрудника документов: паспорт, СНИЛС, ИНН, дипломы.
- Подготовить приказ о приёме на работу.
- Оформить запись в ЭТК через систему Главбух или Контур.Экстерн.
- Провести проверку в системе ПФР, чтобы убедиться, что запись корректна.
- Сохранить копию записи и передать сотруднику.
Где можно получить выписку из трудовой книжки?
С 2025 года выписки можно получить через:
- Госуслуги: https://www.gosuslugi.ru
- МФЦ (Многофункциональный центр) – лично в отделении.
- ПФР – через личный кабинет.
- Провайдеры электронных сервисов, такие как 1С и Контур.Экстерн.
Практические советы для работодателя
- Обучите бухгалтерию и HR‑отдел работе с ЭТК.
- Проведите аудит существующих бумажных записей и подготовьте план перехода.
- Убедитесь, что все данные сотрудника актуальны (ИНН, СНИЛС, адрес).
- Соблюдайте сроки: запись о приёме должна быть внесена в течение 10 рабочих дней.
- Храните резервные копии электронных записей в соответствии с требованиями закона.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отказаться от ЭТК? Да, сотрудник может отказаться от перехода, но тогда он будет работать только с бумажной трудовой книжкой.
- Что делать, если ЭТК не обновляется? Свяжитесь с поддержкой системы (Главбух, 1С, Контур) и проверьте статус записи.
- Как проверить наличие трудовой книжки у нового сотрудника? Запросите копию записи в системе ПФР или попросите сотрудника показать электронную запись.
- Можно ли использовать бумажную книгу после 2026 года? Да, но только если сотрудник не перешёл на ЭТК и соблюдены все требования статьи 66.1.
Открытие новой трудовой книжки – это важный шаг, который требует внимания к деталям и соблюдения законодательства. С переходом на электронный формат в 2025‑2026 годах работодатели и работники должны быть готовы к новым требованиям, но при правильном подходе процесс становится простым и прозрачным. Следуйте нашему пошаговому руководству, и вы убедитесь, что все записи в трудовой книжке будут корректными, актуальными и полностью соответствующими требованиям Трудового кодекса РФ.