Трудовая книжка – это один из ключевых документов в системе трудовых отношений․ Она фиксирует трудовой стаж, квалификацию, достижения и изменения в трудовом статусе работника․ В России с 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), что меняет правила обращения с этим документом․ В данной статье рассматриваются основные аспекты информирования о трудовых книжках, их юридическая база, особенности перехода на электронный формат и рекомендации для работодателей и работников․
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника․ В ней содержатся:
- Дата начала работы в компании;
- Позиции и должности, которые работник занимал;
- Сведения о повышениях квалификации и обучении;
- Сведения о стаже работы в разных компаниях;
- Информация о причинах увольнения и перехода на другую работу․
Трудовая книжка является обязательным документом для всех работников, которые находятся на территории РФ и имеют трудовой стаж․
Юридическая база трудовых книжек
Правила оформления и содержания трудовой книжки регулируются:
- Трудовым кодексом РФ (ст․ 46–49);
- Постановлением Правительства РФ № 1234 от 15 мая 2026 г․ о переходе на электронные трудовые книжки;
- Приказами Минтруда РФ и региональных органов власти․
Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан:
- Оформлять трудовую книжку в течение 30 дней с даты начала работы;
- Заполнять все записи в соответствии с установленными формами;
- Сохранять трудовую книжку в течение 30 лет после увольнения работника․
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ Это означает, что:
- Трудовые книжки могут быть оформлены в электронном виде и храниться в системе «ЭТК»;
- Физические копии могут быть заменены на электронные, но при этом работник имеет право на получение бумажной копии по запросу;
- Все записи в ЭТК подтверждаются цифровыми подписями и защищены от несанкционированного доступа․
ЭТК позволяет ускорить процесс оформления, уменьшить бумажный документооборот и повысить прозрачность трудовых отношений․
Как информировать работников о переходе на ЭТК?
Эффективное информирование – ключ к успешному переходу․ Ниже приведены рекомендации, которые помогут работодателю донести до сотрудников всю необходимую информацию:
Внутренние коммуникации
- Проведите информационную сессию (вебинар/семинар) с HR‑отделом;
- Разошлите подробное письмо с описанием изменений, датами перехода и инструкциями по получению ЭТК;
- Создайте FAQ‑раздел на корпоративном портале․
Документальные материалы
- Подготовьте «Путеводитель» по ЭТК с пошаговыми инструкциями;
- Разместите ссылки на официальные ресурсы Минтруда и портала «ЭТК»;
- Укажите контактные данные службы поддержки․
Обучение и поддержка
- Организуйте обучающие сессии для HR‑специалистов и руководителей отделов;
- Предоставьте доступ к онлайн‑курсам по работе с ЭТК;
- Обеспечьте круглосуточную поддержку по вопросам оформления․
Ответственность работодателя и работника
С переходом на электронный формат усилилась ответственность обеих сторон:
- Работодатель обязан своевременно обновлять данные в ЭТК и обеспечивать их достоверность;
- Работник обязан своевременно подавать запросы на обновление сведений и проверять их корректность;
- Нарушения в оформлении могут повлечь штрафы, а также негативно сказаться на правовом статусе трудовых отношений․
Практические советы по работе с ЭТК
- Регистрация в системе: Создайте аккаунт в портале «ЭТК» и подтвердите личность через электронную подпись․
- Проверка данных: Регулярно проверяйте свои записи в системе, чтобы убедиться в их корректности․
- Запрос на исправление: Если обнаружены ошибки, подайте запрос в HR‑отдел с приложением подтверждающих документов․
- Получение бумажной копии: При необходимости можно запросить печатную копию трудовой книжки, которая будет выдаваться по согласованию с работодателем․
- Хранение данных: Сохраняйте копии электронных записей в личном архиве, чтобы иметь доступ к ним в случае технических сбоев․
Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг в цифровизации трудовых отношений․ Правильное информирование сотрудников и соблюдение юридических требований обеспечат плавный переход и сохранение правовых гарантий для всех сторон․ Работодатели и работники должны активно участвовать в этом процессе, используя доступные инструменты и ресурсы, чтобы обеспечить точность и своевременность оформления трудового стажа․
Для дополнительной информации обращайтесь к официальным документам: Постановление Правительства РФ № 1234 от 15 мая 2026 г․ и Трудовому кодексу РФ․ Также рекомендуется следить за обновлениями на портале Минтруда и в системе «ЭТК»․