Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий факт трудовой деятельности гражданина, фиксирующий сведения о местах работы, продолжительности стажа и основаниях увольнения. С 2025 года правила работы с персональными данными, содержащимися в трудовой книжке, изменились, и теперь работодатели обязаны соблюдать более строгие требования Федерального закона № 152‑ФЗ «О персональных данных».
Содержание трудовой книжки: какие персональные данные фиксируются
В трудовой книжке фиксируются следующие сведения, относящиеся к персональным данным работника:
- ФИО работника (полное имя, фамилия, отчество).
- Дата и место рождения.
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
- Паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, орган, выдавший документ).
- Адрес регистрации (прописка) и/или фактический адрес проживания.
- Образование (наименование учебного заведения, специальность, год окончания).
- Воинская обязанность (при наличии).
- Сведения о трудовой деятельности:
- наименования работодателей;
- даты начала и окончания работы;
- должности и виды работ;
- основания приема и увольнения;
- размер заработной платы (в некоторых случаях).
- Сведения о начислениях (отпускные, больничные, выплаты по уходу за ребёнком и др.).
Правовая база
Работа с персональными данными в трудовой книжке регулируется несколькими нормативными актами:
- Федеральный закон от № 152‑ФЗ «О персональных данных» (части 2 статьи 4 и статья 18.1).
- Трудовой кодекс РФ (статьи 66‑71) – определяют порядок ведения трудовой книжки.
- Постановление Правительства РФ от № 1500 «Об электронных трудовых книжках».
- Приказ Минтруда России от № И‑9/2025 «Об оформлении согласия на обработку персональных данных в трудовых отношениях».
Согласие на обработку персональных данных
С 1 сентября 2025 года вступили в силу новые правила оформления согласия на обработку персональных данных (ПДн). Согласно им:
- Согласие должно быть оформлено отдельным документом, а не включено в трудовой договор.
- Документ должен содержать:
- перечень обрабатываемых данных;
- цели их обработки (учёт трудового стажа, расчёт пенсии, социальные выплаты и т.д.);
- срок хранения данных;
- права работника (право отозвать согласие, требовать исправления и т.п.).
- Работодатель обязан предоставить копию согласия работнику и хранить её в течение всего периода трудовых отношений.
- Отказ от предоставления согласия не может стать основанием для отказа в приёме на работу, однако без согласия некоторые операции (например, передача данных в Пенсионный фонд) могут быть ограничены.
Электронная трудовая книжка: плюсы и особенности
С 2026 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). По состоянию на май 2026 года более 40 тысяч граждан в Самарской области уже используют её. Основные преимущества:
- Удобный доступ через личный кабинет на портале Госуслуг.
- Мгновенное обновление записей работодателем без необходимости физической передачи книги.
- Снижение риска потери или повреждения документа.
- Автоматическая передача данных в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования.
Однако при работе с ЭТК сохраняются те же требования к защите персональных данных, что и при работе с бумажным аналогом. Доступ к электронному документу может быть предоставлен только после получения подтверждённого согласия работника.
Ошибки в трудовой книжке и их последствия
Неправильные или неполные записи в трудовой книжке могут привести к серьёзным финансовым потерям:
- Уменьшение размера пенсии – если период работы не зафиксирован, он не учитывается при расчёте страховых баллов.
- Отсрочка назначения пенсии – Пенсионный фонд может запросить дополнительные документы, что задерживает выплату.
- Потеря права на больничные и другие социальные выплаты – отсутствие корректных записей о стаже может стать основанием для отказа в выплате.
- Юридическая ответственность работодателя – за нарушение требований к ведению трудовой книжки предусмотрены штрафы (до 300 000 рублей) и административные санкции.
Для избежания ошибок рекомендуется:
- Проверять каждую запись сразу после её внесения.
- Сохранять копии трудовых договоров, приказов о приёме/увольнении.
- При обнаружении неточностей требовать их исправления в течение 30 дней;
- При переходе на электронную форму убедиться в корректности данных в личном кабинете.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке
Процедура заполнения трудовой книжки регламентирована Трудовым кодексом. Основные шаги:
- Приём на работу – работодатель заполняет запись о приёме, указывая:
- дата начала работы;
- наименование организации, её ИНН и ОКПО;
- должность и вид работы;
- размер заработной платы (по желанию).
- Перевод в другую организацию – в случае перехода запись в прежней организации завершается приказом об увольнении, а в новой – запись о приёме.
- Увольнение – указывается дата увольнения, основание (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон и т.д.).
- Внесение исправлений – любые исправления должны быть выполнены черепашьей чертой (черной чертой) и подписаны обеими сторонами (работником и работодателем).
Защита персональных данных в трудовой книжке
Работодатель обязан обеспечить:
- Хранение бумажных трудовых книжек в закрытом шкафу, недоступном посторонним лицам.
- Контроль доступа к электронным записям (двухфакторная аутентификация).
- Своевременное удаление данных, срок хранения которых истёк (по окончании трудовых отношений – не более 5 лет, если иное не предусмотрено законом).
- Информирование работника о том, какие данные собираются, как они будут использоваться и кто имеет к ним доступ.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли отказаться от ведения трудовой книжки?
С 2025 года отказ от ведения бумажной трудовой книжки возможен только в случае перехода на электронный вариант, но полностью отказаться от учёта трудового стажа нельзя – это обязательное требование законодательства.
Как получить копию своей трудовой книжки?
Работник может запросить копию у работодателя в письменной форме. При этом работодатель обязан предоставить копию в течение 5 рабочих дней.
Что делать, если в трудовой книжке указана неверная дата рождения?
Необходимо подать заявление в отдел кадров с приложением паспорта и приказа об исправлении. Ошибку следует исправить черепашьей чертой и подписать обеими сторонами.
Можно ли передать данные из трудовой книжки третьим лицам?
Только с согласия работника и в рамках законных целей (например, в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования). Любая передача без согласия считается нарушением ФЗ‑152.
Трудовая книжка – не просто «записная книжка», а важный юридический документ, содержащий широкий спектр персональных данных работника. С 2025 года требования к их защите стали более строгими: необходимо отдельное согласие, а также соблюдение правил хранения и обработки. Ошибки в записях могут привести к финансовым потерям, поэтому как работодателям, так и работникам стоит внимательно относиться к каждому пункту.
Переход на электронную трудовую книжку упрощает процесс учёта, но не освобождает от ответственности за соблюдение конфиденциальности. Соблюдая законодательные нормы и контролируя точность записей, каждый может гарантировать себе надёжную основу для будущих пенсионных и социальных выплат.
Дата публикации: