Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ бумажный формат по-прежнему остается важным источником информации. Одной из самых распространенных ошибок при ведении кадровой документации является отсутствие подписи в трудовой книжке при внесении записей о приеме‚ увольнении или на ьном листе. Чем это грозит работнику и работодателю‚ а также как исправить ситуацию — разберем в этой статье.
Кто имеет право подписывать трудовую книжку?
Согласно действующему трудовому законодательству и разъяснениям Минтруда России‚ все записи‚ внесенные в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя‚ заверяются подписью работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ а также печатью работодателя (при ее наличии в организации).
На ьном листе трудовой книжки подпись лица‚ ответственного за ее ведение‚ должна быть поставлена разборчиво. Это важное требование‚ которое позволяет идентифицировать специалиста‚ заполнившего документ.
Может ли ответственный сотрудник подписывать свою трудовую книжку?
Часто возникает вопрос: кто должен делать записи в трудовой книжке человека‚ который сам отвечает за ведение трудовых книжек на предприятии? Может ли он сам ставить подпись в своей трудовой при поступлении на работу и увольнении?
Формально‚ если на сотрудника издан приказ о назначении ответственным‚ он делает записи себе сам. Однако новый работодатель может меньше доверять тому‚ что написано человеком о себе хорошем в собственной трудовой книжке; Поэтому запись в книжке сотрудника‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ целесообразно заверить подписью руководителя организации. Это исключит любые сомнения в достоверности данных.
Чем грозит отсутствие подписи?
Если в трудовой книжке отсутствует подпись должностного лица‚ это может создать серьезные проблемы‚ особенно при оформлении пенсии. Если сотрудник Социального фонда (СФР) обнаружит‚ что:
- на документах отсутствует печать или подпись должностного лица;
- на документах нет номера или даты выдачи;
- запись оформлена с помарками или нет записи об увольнении;
- у вас нет документов‚ подтверждающих стаж‚
то такой период работы может быть не засчитан в страховой стаж. Сотрудник СФР поможет оформить и отправить соответствующее заявление для запроса недостающих документов‚ но это значительно затянет процесс назначения пенсии.
Для работодателя отсутствие подписи является нарушением правил ведения трудовых книжек‚ что может повлечь за собой административную ответственность и штрафы со стороны трудовой инспекции.
Отсутствие подписи при приеме на работу: что делать новому работодателю?
Если новый сотрудник приносит трудовую книжку‚ в которой на предыдущем месте работы нет подписи лица‚ ответственного за выдачу или увольнение‚ это не является основанием для отказа в приеме на работу.
Важно помнить: отсутствие подписи или печати на предыдущей работе не признается предоставлением подложного документа и не дает права новому работодателю уволить работника за подделку. Однако во избежание проблем в будущем‚ новому работодателю следует:
- Попросить работника обратиться к бывшему работодателю для внесения исправлений.
- Если бывший работодатель ликвидирован‚ сделать запрос в архив или подтвердить стаж через суд.
- При необходимости‚ оказать содействие работнику в сборе подтверждающих документов (справок‚ выписок из приказов).
Правила правильного заверения записей
Чтобы избежать ситуаций‚ когда подпись отсутствует‚ необходимо строго соблюдать правила ведения трудовых книжек:
Назначение ответственного лица
В организации должен быть издан приказ о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками. Индивидуальные предприниматели (ИП) часто занимаются ведением кадровой документации лично‚ поэтому записи в трудовую о приеме на работу предприниматели нередко делают сами и заверяют своей подписью. Чтобы не возникало путаницы‚ обязательно укажите в документе‚ кто будет замещать ответственного на время его отсутствия (отпуска‚ болезни).
Использование штампов
В больших компаниях зачастую в целях облегчения работы по многократному внесению записей о приеме на работу используется специальный подход. Заказывается штамп с наборным текстом‚ содержащим полное и сокращенное наименование организации. Оттиск такого штампа в трудовой книжке заменяет внесенную от руки запись. Однако подпись должностного лица рядом со штампом все равно обязательна!
Заверение записей при увольнении
При увольнении работника все записи‚ внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя‚ должны быть заверены:
- Подписью работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек;
- Подписью самого работника (согласно требованиям 439-ФЗ‚ ФИО и подпись начальника и сотрудника обязательны);
- Печатью организации (кадровой службы)‚ если она применяется.
Кроме того‚ соответствующая пометка (расписка работника в получении трудовой книжки) обязательно делается в журнале учета движения трудовых книжек.
Внесение изменений на обложке
Если на ьном листе меняются данные работника (например‚ фамилия)‚ то на внутренней стороне обложки трудовой книжки указываются реквизиты документа‚ на основании которого вносились изменения. Такая запись заверяется подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (кадровой службы) при наличии печати.
Как исправить ошибку‚ если подпись забыли поставить?
Если запись о приеме или увольнении уже внесена‚ но подпись уполномоченного лица или работника отсутствует‚ исправлять это нужно по правилам:
- Не зачеркивать! Неверные или неполные записи зачеркивать нельзя.
- В следующей свободной строке (в разделе «Сведения о работе») необходимо внести текущую дату.
- В графе 3 написать: «Запись за номером [таким-то] недействительна».
- Затем продублировать саму запись (о приеме или увольнении) уже с обязательным заверением подписью уполномоченного лица и печатью.
- Если пропущена только подпись лица‚ ответственного за ведение книжки‚ или подпись работника при увольнении‚ некоторые кадровики просто ставят подпись и печать ниже предыдущей записи‚ однако строго по инструкции признание записи недействительной с последующим дублированием является более безопасным и юридически грамотным вариантом.
Отсутствие подписи в трудовой книжке, это не просто формальность‚ а серьезный пробел в кадровом делопроизводстве‚ который может стоить работнику части его пенсионного стажа. Работодателям необходимо тщательно контролировать процесс ведения бумажных трудовых книжек‚ назначать ответственных лиц приказом и следить за разборчивостью подписей. А работникам при увольнении следует всегда проверять свою трудовую книжку на месте‚ убеждаясь‚ что все записи заверены подписями обеих сторон и печатью (при наличии).