В 2026 году вопросы ведения и корректировки трудовой книжки остаются актуальными для работников и работодателей. Особенно это касается случаев, когда необходимо внести стаж в трудовую книжку, подтвердить периоды работы или исправить ошибки в записях. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить трудовой стаж, что делать при потере трудовой книжки, как подтвердить стаж для больничного или пенсии, а также как взаимодействовать с электронной трудовой книжкой (ЭТК).

—

Основные документы для подтверждения трудового стажа

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66), трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Однако на практике могут потребоваться дополнительные документы для подтверждения стажа, особенно если:

• Трудовая книжка утеряна или испорчена;
• Необходимо подтвердить стаж для начисления больничного или пенсии;
• Работник переходит на электронную трудовую книжку (ЭТК).

В таких случаях используются следующие документы:

—

Как внести стаж в трудовую книжку при приеме на работу

Если у работника электронная трудовая книжка (ЭТК), при приеме на работу он должен предъявить работодателю:

1. Сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде (вместо бумажной трудовой книжки);
2. При необходимости — дополнительные документы (справки, копии приказов, выписки из ИЛС).

Важно! Если у работника нет бумажной трудовой книжки, а есть только выписка из Госуслуг или СФР, в нее могут быть внесены не все периоды работы. Например, если в документе отсутствуют:

• Даты приема и увольнения;
• Ссылки на приказы;
• Указание должностей,

то такие периоды не вносятся в трудовую книжку даже после оформления дубликата.

—

Как подтвердить стаж для больничного и пенсии

Подтверждение стажа для больничного

С 1 января 2023 года в стаж, дающий право на больничное пособие, можно включить периоды работы по гражданско-правовым договорам (ГПД), если они подтверждены документами. Для этого необходимо:

1. Получить у бывшего работодателя копии трудовых договоров и приказов;
2. Обратиться в СФР за выпиской из ИЛС;
3. Представить документы новому работодателю для внесения записи в трудовую книжку.

Правила подсчета и подтверждения страхового стажа утверждены Приказом Минтруда России от 9 сентября 2020 г. № 585н.

Подтверждение стажа для пенсии

Для назначения пенсии стаж подтверждается следующими способами:

• Официальные записи в трудовой книжке (должны быть заверены печатью и подписью руководителя);
• Справки от работодателей (с указанием периодов работы, должностей, заработка);
• Выписка из ИЛС (формируется СФР на основании данных работодателей);
• Свидетельские показания (в случае отсутствия других документов).

Где взять справку о стаже:

• У бывших работодателей;
• В Пенсионном фонде РФ;
• Через портал Госуслуги;
• В личном кабинете на сайте ПФР.

—

Как исправить или дополнить сведения о стаже

Если в трудовой книжке или в электронной трудовой книжке (ЭТК) отсутствуют какие-либо периоды работы, их можно внести следующими способами:

Корректировка индивидуального лицевого счета (ИЛС)

Для добавления или изменения периодов стажа в ИЛС необходимо:

1. Обратиться к бывшему работодателю с заявлением о корректировке данных;
2. Предоставить документы, подтверждающие стаж (трудовые договоры, справки, приказы);
3. Работодатель направляет данные в СФР для обновления ИЛС.

Дополнение бумажной трудовой книжки

Если у работника есть бумажная трудовая книжка, а не электронная, то:

1. Недостающие записи вносятся вручную;
2. Записи должны соответствовать Инструкции о порядке ведения трудовых книжек;
3. Все изменения заверяются подписью и печатью работодателя.

Пример записи:

Внесены сведения о работе в ООО «Ромашка» с по на должности «Менеджер по продажам». Основание: копия трудового договора от № 123, приказ о приеме на работу от № 45.

Подпись: Иванов И.И. (кадровик)

Печать: ООО «Ромашка»

—

Особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), которая формируется на основании данных, предоставляемых работодателями в СФР. Основные правила:

• Работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде;
• Работник может запросить бумажную выписку из ЭТК;
• При приеме на работу работник предъявляет сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде;
• ЭТК не дублирует бумажную трудовую книжку, а заменяет ее.

Как оформить ЭТК:

1. Зарегистрироваться на портале Госуслуги;
2. Получить доступ к личному кабинету в СФР;
3. Запросить у работодателя запись о переходе на ЭТК в бумажной трудовой книжке;
4. При необходимости — запросить выписку из ЭТК для подтверждения стажа.

—

Частые ошибки и как их избежать

При внесении стажа в трудовую книжку часто допускаются следующие ошибки:

—

Внесение стажа в трудовую книжку — это важный процесс, который требует внимательности и соблюдения законодательных норм. Основные моменты, которые нужно запомнить:

• Трудовая книжка — основной документ, но при необходимости подтверждения стажа могут потребоваться дополнительные документы;
• При потере трудовой книжки нужно оформить дубликат и внести все периоды работы;
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) заменяет бумажную, но требует отдельного оформления;
• Все изменения в трудовой книжке должны быть заверены подписью и печатью работодателя;
• Для подтверждения стажа для пенсии или больничного нужно обращаться в ПФР, СФР или к бывшим работодателям.

Если у вас остались вопросы по внесению стажа в трудовую книжку, обратитесь к специалистам по трудовому праву или в службу поддержки портала Госуслуги.

—

Важно! Все изменения в трудовой книжке должны быть оформлены в соответствии с действующим законодательством, иначе записи могут быть признаны недействительными.