Вопрос о том, нужна ли трудовая книжка для подтверждения трудового стажа, остаётся актуальным для многих работников, особенно в условиях перехода на электронный формат документооборота. Ниже рассмотрены нормативные положения, практические способы подтверждения стажа и особенности использования как бумажной, так и электронной трудовой книжки.

Что такое трудовая книжка и каково её юридическое значение?

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка – это документ установленной формы, обязательный для всех работающих граждан, и является основным документом, подтверждающим стаж работы («Основным документом, подтверждающим стаж работы, является трудовая книжка»).

Трудовая книжка содержит сведения о:

• приёме на работу и переводах;
• увольнениях и причинах расторжения трудового договора;
• периодах работы, включая совмещение и неполный рабочий день;
• наградах и поощрениях.

Записи в трудовой книжке должны оформляться в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, действовавшей на момент их внесения, и заверяться подписью руководителя предприятия (кадровой службы) и печатью организации («Документы, представляемые для подтверждения трудового стажа, должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены печатью»).

Как подтверждается трудовой стаж в разных периодах?

Период до 31 декабря 2019 года

Для подтверждения страхового стажа за период до могут использоваться:

• трудовая книжка;
• справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами;
• выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
• свидетельские показания двух и более коллег, если документы по личному составу и книги по начислению заработной платы не сохранились (при условии, что факт работы свидетелей подтверждён документально, в т.ч. трудовыми книжками).

Пример из практики: «Если документы по личному составу и книги по начислению заработной платы совхоза в архивном учреждении не сохранились, период работы в совхозе можно подтвердить свидетельскими показаниями двух и более коллег, которые совместно работали с ним в этом совхозе в период с 1985 по 1997 годы. При этом факт работы свидетелей должен быть подтвержден документально, в т.ч. трудовыми книжками.»

Период с 1 января 2020 года

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК) – сведения о трудовой деятельности работника, хранящиеся в электронной базе Социального фонда России (СФР).

Для сотрудников, принятых на работу впервые в 2026 году (ранее не работали по трудовому договору, ТК не оформлялась), трудовая книжка открывается в электронной форме. Другие работники вправе выбрать способ ведения трудовой книжки – электронная или бумажная (ст. 66, 66.1 ТК РФ).

В электронной трудовой книжке содержатся те же сведения, что и в бумажной, но они доступны в личном кабинете гражданина на сайте ПФР (СФР). При необходимости можно заказать справку (выписку) о трудовой деятельности:

«В личном кабинете гражданина на сайте ПФР в разделе Электронная трудовая книжка выбираем Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности и нажимаем кнопку Запросить.»

Подтверждение стажа после 31 декабря 2019 года без ЭТК

Если у работника нет электронной трудовой книжки, периоды работы до можно подтвердить только трудовыми договорами, однако специалисты Минтруда России пояснили, что для подтверждения страхового стажа за этот период допустимы и другие документы (справки, выписки, приказы и т.д.).

Практические рекомендации по подтверждению трудового стажа

1. Проверьте наличие трудовой книжки (бумажной или электронной). Если она ведётся, убедитесь, что все записи сделаны корректно и заверены печатью и подписью.
2. При отсутствии книжки соберите альтернативные документы:
   • трудовые договоры (особенно важны для периодов до 2020 г.);
   • справки от бывших работодателей о периодах работы;
   • выписки из приказов о приёме/увольнении;
   • лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
   • свидетельские показания коллег (при условии документального подтверждения их работы).
3. Для электронной трудовой книжки:
   • войдите в личный кабинет на сайте СФР (ПФР);
   • проверьте раздел «Сведения о трудовой деятельности» (форма ЕФС-1);
   • при необходимости закажите справку/выписку.
4. Сохраняйте копии всех документов в электронном и бумажном виде, чтобы иметь возможность быстро предоставить их при обращении в Пенсионный фонд, соцзащиту или при трудоустройстве.
5. При переходе с бумажной на электронную форму уведомите текущего работодателя о своём выборе (ст. 66.1 ТК РФ) и убедитесь, что он своевременно передаёт сведения в СФР.

Трудовая книжка остаётся ключевым документом для подтверждения трудового стажа, однако законодательство предоставляет альтернативные способы подтверждения периода работы, особенно в случае утраты или отсутствия книжки. С введением электронной трудовой книжки процесс подтверждения стажа стал более прозрачным и доступным, но требует от работника активного использования личного кабинета СФР и своевременного обновления данных работодателем.

Таким образом, ответ на вопрос «Нужна ли трудовая книжка для подтверждения стажа?» звучит так: Да, трудовая книжка (бумажная или электронная) является основным документом, но в отсутствие её можно использовать и другие подтверждающие бумаги, при условии их соответствия нормативным требованиям.

Информация актуальна на 23 мая 2026 года.