Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональный путь работника. Помимо сведений о приёме, переводе и увольнении, в неё обязательно вносятся записи о поощрениях и наградах, полученных за добросовестный труд. Ниже подробно рассмотрены условия, при которых поощрения фиксируются в трудовой книжке, порядок их оформления, возможные сложности и практические рекомендации.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 191‑193);
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности»;
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»;
• Письмо Минтруда России от № 14‑6/10/2‑1248 «О внесении в трудовую книжку сведений о поощрениях»;
• Внутренние локальные нормативные акты организации (положение о поощрении работников, приказ о награждении).

Согласно этим документам, в трудовую книжку вносятся только те поощрения, которые оформлены приказом (распоряжением) работодателя и имеют документальное подтверждение.

Какие поощрения подлежат занесению

Не все виды поощрений фиксируются в трудовой книжке. Закон выделяет следующие категории:

1. Грамоты, благодарности, похвальные листы – объявленные приказом о поощрении за высокие показатели труда, выслугу лет, вклад в развитие производства и т.п.;
2. Премии, выплачиваемые вне системы оплаты труда (например, разовые премии за выполнение особого задания) – если они оформлены отдельным приказом и не включены в состав заработной платы;
3. Награды государственные и ведомственные (ордена, медали, знаки отличия, благодарности Президента РФ, Правительства, министерств и ведомств);
4. Почётные звания (например, «Заслуженный работник отрасли», «Лучший по профессии»);
5. Иные формы поощрения, предусмотренные локальными актами организации и оформленные приказом (например, вручение ценного подарка с записью о поощрении).

Не вносятся: премии, включённые в состав заработной платы и выплачиваемые регулярно (например, месячная премия за выполнение плана); поощрения, оформленные только устно или без приказа; поощрения, связанные с дисциплинарными взысканиями (выговоры, замечания).

Основания для внесения записи о поощрении

Для того чтобы поощрение попало в трудовую книжку, необходимо наличие следующих условий:

• Издан приказ (распоряжение) о поощрении работника, подписанный руководителем организации и утверждённый в соответствии с внутренними процедурами;
• В приказе чётко указано вид поощрения (грамота, благодарность, премия и т.д.), основание (за что награждён) и дата его объявления;
• Поощрение не относиться к выплатам, включённым в систему оплаты труда (иначе оно считается частью заработной платы и не фиксируется);
• У работника есть трудовая книжка (или электронный трудовой договор с возможностью ведения электронной трудовой книжки).

Порядок внесения записи в трудовую книжку

Процедура состоит из нескольких последовательных шагов:

1. Подготовка приказа о поощрении. Приказ должен содержать реквизиты организации, ФИО сотрудника, должность, вид поощрения, основание, дату и номер приказа.
2. Ознакомление работника с приказом. Под росписью в приказе подтверждается, что сотрудник получил информацию о поощрении.
3. Внесение записи в трудовую книжку. Запись делается в разделе «Сведения о поощрениях» (обычно это страница после сведений о работе).
4. Подпись и печать. Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печатью организации.
5. Хранение приказа. Приказ о поощрении хранится в личном деле сотрудника в течение всего периода работы и после увольнения (как минимум 75 лет).

Если в трудовой книжке нет свободного места для новой записи, допускается дополнительный лист (вкладыш), который оформляется согласно образцу, утверждённому Приказом Минтруда № 69, и пришивается к основной книжке.

Как правильно оформить запись: обязательные элементы

Запись о поощрении должна содержать следующую информацию (в строгом порядке):

• Дата внесения записи (число, месяц, год);
• Номер записи (последовательный номер в разделе поощрений);
• Вид поощрения (например, «Благодарность», «Грамота», «Премия»);
• Основание поощрения (кратко: «За успешное выполнение годового плана производства», «За выслугу лет 20 лет»);
• Наименование документа, послужившего основанием (например, «Приказ № 123 от »);
• Подпись уполномоченного лица и печать организации.

Пример оформления записи:

2026.03.20 № 5 Благодарность За высокие показатели труда и активное участие в проекте «Инновация‑2026» Приказ № 123 от ___________________ М.П.

В печатном виде запись обычно располагается в виде таблицы или абзаца с выделенными жирным шрифтом ключевыми данными.

Возможные проблемы и способы их избежать

При внесении поощрений в трудовую книжку могут возникнуть следующие трудности:

Отсутствие приказа или неправильное оформление

Если поощрение объявлено только устно или оформлено не приказом, а, например, внутренней запиской, запись в трудовую книжку будет считаться незаконной. Решение: всегда оформлять поощрение приказом, хранить его в личном деле и только после этого вносить запись.

Смешивание премий, включённых в зарплату, с разовыми поощрениями

Премии, которые являются частью системы оплаты труда (например, ежемесячная премия за выполнение плана), не вносятся. Их ошибочное внесение может привести к спорам при проверке трудовой инспекцией. Решение: чётко разделять виды премий в локальных актах и приказах.

Недостаток места в трудовой книжке

При большом количестве поощрений место может закончиться. Решение: использовать дополнительный лист (вкладыш) оформленный по образцу, либо вести электронную трудовую книжку (если у работника есть согласие на электронный формат).

Ошибки в реквизитах приказа

Неправильный номер, дата или наименование документа могут привести к недействительности записи. Решение: перед внесением записи дважды проверить реквизиты приказа и сверить их с оригиналом.

Отказ работника от внесения записи

Работник имеет право потребовать внесения записи о поощрении, если оно оформлено надлежащим образом. Отказ работодателя может быть обжалован в трудовой инспекции или через суд. Решение: соблюдать закон и своевременно вносить записи, чтобы избежать конфликтов.

Пример оформления приказа о поощрении

Ниже представлен типовой шаблон приказа, который можно адаптировать под нужды организации.

ПРИКАЗ
№ 123
от 15 марта 2026 г.
г. Москва

О поощрении работника

В соответствии с Положением о поощрении работников ООО «Пример» (утверждено приказом № 45 от ) и в связи с успешным выполнением годового плана производства за 2025 год,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Объявить благодарность работнику отдела продаж Иванову Ивану Ивановичему, табельному № 1024, за высокие показатели труда, инициативность и вклад в достижение целей компании.

Вручить грамоту и премию в размере 15 000 рублей (выплату произвести отдельным платёжным документом, не включать в состав заработной платы).

Ознакомить работника с настоящим приказом под роспись.

Отдел кадру обеспечить внесение записи о поощрении в трудовую книжку работника в соответствии с действующим законодательством.

Настоящий приказ вступает в силу с момента подписания.

Подпись: ___________________ И.И. Иванов Генеральный директор

М.П.

После получения данного приказа сотрудник расписывается в ознакомлении, а кадровая служба вносит запись в трудовую книжку по образцу, указанному в разделе 5.

Занесение поощрений в трудовую книжку – важный элемент кадрового документооборота, который подтверждает профессиональные достижения работника и повышает его конкурентоспособность на рынке труда. Для корректного оформления необходимо:

• Издавать приказ о поощрении;
• Чётко указывать вид поощрения, основание и реквизиты приказа;
• Вносить запись в установленном порядке, заверяя её подписью и печатью;
• Хранить приказ в личном деле сотрудника;
• При отсутствии места использовать дополнительный лист или электронную трудовую книжку.

Соблюдение этих правил гарантирует законность записи, защищает права работника и минимизирует риски споров с контролирующими органами.

Полезные ссылки и образцы

• Официальный сайт Минтруда России – нормативные акты и разъяснения;
• Образец записи о поощрении в трудовую книжку (PDF) – можно скачать на сайте Гарант.Ру;
• Шаблон приказа о поощрении (Word) – доступен в системе КонсультантПлюс.

Применяя представленные рекомендации на практике, отдел кадров сможет безошибочно фиксировать поощрения сотрудников и поддерживать актуальное состояние трудовых книжек в организации.