Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж и трудовую деятельность работника․ Порядок её ведения и хранения жёстко регламентирован законодательством РФ․ Актуальными на 2026 год являются Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённые Приказом Минтруда России от № 320н (зарегистрирован в Минюсте )․ Данный приказ заменил собой старые правила, утверждённые Постановлением Правительства № 225 от ․
Кто обязан вести и хранить трудовые книжки?
Обязанность по ведению, хранению, учёту и выдаче трудовых книжек лежит на работодателе (организации или индивидуальном предпринимателе)․
Работодатель должен:
- Назначить уполномоченное лицо (приказом или распоряжением), которое непосредственно осуществляет эти функции (п․ 42 Правил)․
- Обеспечить необходимые условия для надёжного хранения․
- Иметь в наличии достаточное количество бланков трудовой книжки установленной формы․
Основные этапы работы с трудовой книжкой
Оформление при приёме на работу
При первом приёме на работу (если у работника нет трудовой книжки) работодатель обязан:
- Оформить трудовую книжку на своего бланке․
- Внести в неё обязательные сведения (п․ 9 Правил):
- ФИО, дата рождения․
- Сведения о работодателе (наименование, ОГРН, дата выдачи)․
- Дата выдачи трудовой книжки․
- Проставить подпись работника и должностного лица работодателя, а также печать организации․
Внесение записей об трудовой деятельности
Все записи о приёме, переводе, увольнении, отпусках, поощрениях и дисциплинарных взысканиях вносятся непосредственно в трудовую книжку․
Ключевые требования:
- Записи делаются чёрными чернилами разборчивым почерком․
- В записи должны быть указаны: дата, наименование подразделения, должность (с указанием квалификации, если она есть), основание (номер и дата приказа, иного документа)․
- Записи об увольнении должны содержать точную формулировку и статью (пункт) Трудового кодекса РФ․
- Записи завершаются подписью должностного лица и печатью организации․
Важно: Записи о поощрениях (премиях) вносятся только по основанию приказа (письмо Минтруда)․
Внесение изменений и исправлений
Если в записи внесена ошибка, её можно исправить, но только строго по правилам:
- Ошибка зачёркивается одной жирной чертой так, чтобы можно было прочитать исходный текст․
- Рядом вписывается правильный вариант․
- Снизу делается подпись лица, внесшего исправление, с указанием его должности и даты исправления․
- Ставится печать организации․
- Запрещено использовать корректирующую жидкость, переклеивать листы, делать пометки карандашом․
Выдача трудовой книжки при увольнении
В день увольнения (последний рабочий день) работодатель обязан:
- Внести запись об увольнении․
- Произвести окончательный расчёт․
- Выдать работнику его трудовую книжку (в т․ч․ с вкладышем, если он был)․
Если работник не явился за книжкой, работодатель обязан направить ей/ему заказным письмом с уведомлением о необходимости получить документ․ С этого момента работодатель несёт ответственность за её сохранность до вручения․
Дубликат трудовой книжки
Выдаётся в случае утраты, порчи или при наличии в ней неисправимых технических дефектов (порванные листы, нечитаемый текст)․
Порядок действий:
- Работник подаёт заявление о выдаче дубликата․
- Работодатель запрашивает в Социальном фонде России (СФР) сведения о трудовой деятельности (если они там есть) или ищет архивные документы․
- На основании этих сведений и заявления работодатель оформляет дубликат на новом бланке․
- В дубликате вносится запись: «Дубликат выдана взамен утерянной (или повреждённой) трудовой книжки серии ___ № ___ от ___»․
- Дубликат выдаётся работнику под расписку․
С 1 января 2024 года порядок оформления дубликата был изменён (информация от БелТА, актуальна для РФ с учётом унификации процессов)․ Основное внимание теперь уделяется данным из СФР․
Правила хранения трудовых книжек
Хранение у работодателя
Трудовые книжки, не полученные работниками при увольнении (в т․ч․ в случае смерти работника — его ближайшими родственниками), хранятся у работодателя до востребования (п․ 42 Правил)․
Требования к хранению:
- Хранятся в запирающихся шкафах (сейфах), обеспечивающих их сохранность от порчи, огня, несанкционированного доступа․
- Организуется журнал (книга) учёта движения трудовых книжек, где фиксируются: номер, серия, ФИО работника, дата выдачи, дата возврата (при увольнении), подпись ответственного лица․
- Ведётся журнал (книга) учёта бланков трудовой книжки․
- Учёт ведётся на бумажном носителе (письмо Минтруда)․
Сроки хранения
Сроки хранения определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов:
- Трудовая книжка (и дубликат) — 75 лет․
- Вкладыш в трудовую книжку, 75 лет․
- Книга учёта движения трудовых книжек — 75 лет․
По истечении срока документы подлежат экспертизе ценности и дальнейшему уничтожению или передаче в государственный архив в установленном порядке․
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2021 года в России внедряется система электронных трудовых книжек․ Сведения о трудовой деятельности формируются и хранятся в Социальном фонде России (СФР)․
Важные аспекты:
- Работник вправе отказаться от ведения ЭТК и получить бумажную книжку․
- Если работник выбрал ЭТК, работодатель не оформляет бумажную книжку, а ежеквартально направляет сведения о трудовой деятельности в СФР․
- Работник может в любой момент запросить выписку из ЭТК или получить на её основе бумажный документ (дубликат)․
- При увольнении работодатель не выдаёт бумажную книжку, если ведётся ЭТК․ Работник получает заключённый договор и выписку из ЭТК по запросу․
Ответственность за нарушение правил
Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек влечёт за собой административную ответственность для должностных лиц и юридических лиц (штрафы по ст․ 5․27 КоАП РФ)․
Также возможна гражданско-правовая ответственность, если из-за неправильного ведения или утраты книжки работник понёс ущерб (например, не смог подтвердить стаж для назначения пенсии)․
Краткий итог: что нужно помнить?
- Основной документ, Приказ Минтруда № 320н от ․
- Ответственный, уполномоченное лицо, назначенное работодателем․
- Оформление — чётко, разборчиво, с обязательными реквизитами (подпись, печать, основание)․
- Исправления — только строгим порядком (зачёркивание, новая запись, подпись, печать)․
- Выдача — в день увольнения, под расписку․
- Хранение — в сейфе, с ведением обязательных журналов учёта, сроком на 75 лет․
- Дубликат — выдаётся только при утрате или неисправимом повреждении, на основании заявления и данных из СФР/архива․
- Электронная книжка — альтернатива бумажной, сведения храняться в СФР․
Важно! Работодатель, получивший трудовую книжку от работника, несёт за неё ответственность до момента её возврата работнику при увольнении или до выдачи дубликата․ После выдачи ответственность переходит к работнику․