Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ фиксирующих трудовое положение работника. При его выдаче‚ передаче или возврате всегда требуется оформить расписку в получении трудовой книжки. Данный документ подтверждает факт передачи оригинала сотрудникам‚ а также фиксирует условия и основания выдачи.
Зачем нужна расписка о получении трудовой книжки?
Расписка служит нескольким важным целям:
- Подтверждение факта выдачи. Работодатель получает письменное подтверждение того‚ что сотрудник действительно получил оригинал трудовой книжки.
- Защита прав сторон. В случае спорных ситуаций документ помогает доказать‚ кто и когда получил документ.
- Упрощение кадровых процедур. Расписка входит в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей‚ что упрощает их учёт и хранение.
- Соблюдение законодательных требований. Хотя закон не обязывает составлять отдельный документ‚ его наличие считается лучшей практикой.
Когда требуется расписка?
Расписка оформляется в следующих случаях:
- При увольнении сотрудника – для фиксации передачи трудовой книжки.
- При выдаче книжки новому работодателю (при переводе‚ аренде‚ аренде персонала).
- При возврате документа после окончания трудового договора.
- При замене повреждённого или утерянного экземпляра.
Как правильно составить расписку?
Форма расписки произвольна‚ однако в ней должны присутствовать обязательные реквизиты. Ниже приведён образец расписки о получении трудовой книжки.
Обязательные реквизиты
- Наименование организации (работодателя).
- ФИО сотрудника.
- Должность сотрудника.
- Дата выдачи (или возврата) трудовой книжки.
- Основание выдачи (например‚ «при увольнении»‚ «по требованию сотрудника»).
- Подпись сотрудника (получателя) и подпись уполномоченного лица от организации.
- М.П. (при необходимости – отметка об оплате или возврате средств).
Пример оформления
Расписка о получении трудовой книжки Мы‚ ООО «Пример»‚ в присутствии ________________________ (ФИО сотрудника)‚ подтверждаем‚ что г. получили от работодателя оригинал трудовой книжки‚ выданной в __________ (номер‚ серия). Основание выдачи: _______________________________________________ Подпись сотрудника: ______________________ Дата: Подпись уполномоченного лица: ______________________ Дата:
Такой шаблон можно разместить на фирменном бланке А4 или на обычном листе.
Особенности оформления при увольнении
При увольнении трудовой книжка часто передаётся в руки сотрудника вместе с расчётным документом. В этом случае в расписке необходимо указать:
- Дата увольнения.
- Сумма и сроки выплат‚ если они связаны с выдачей документа.
- Отметку о том‚ что сотрудник получил также копии (или вырезки) из трудовой книжки.
Важно: в книге учёта движения трудовых книжек необходимо отразить факт выдачи и подпись сотрудника.
Как оформить копии и печать?
После составления оригинальной расписки:
- Сделайте копии всех страниц трудовой книжки.
- Заверите копии печатью организации (если она имеется).
- Сохраните оригинал расписки в отделе кадров или в бухгалтерии.
Копии служат дополнительным подтверждением того‚ что все листы документа были переданы.
Часто задаваемые вопросы
- Нужна ли подпись работника? – Да‚ подпись подтверждает‚ что он действительно получил документ.
- Можно ли оформить расписку на компьютере? – Да‚ но её нужно распечатать‚ подписать и‚ при необходимости‚ заверить печатью.
- Что делать‚ если сотрудник отказывается подписывать? – В таком случае можно оформить расписку с указанием «получено без подписи» и сохранить копию документа.
- Сколько времени хранить расписку? – Рекомендуется хранить её не менее 3 лет (срок давности по трудовому праву).
Расписка за получение трудовой книжки – простой‚ но важный документ‚ который фиксирует передачу одного из ключевых кадровых документов. Правильное оформление помогает избежать недоразумений‚ упрощает работу с кадровыми архивами и защищает интересы как работодателя‚ так и сотрудника.
При отсутствии фирменного шаблона можно использовать любой свободный образец‚ лишь бы в нём присутствовали обязательные реквизиты и подписи сторон.
Для скачивания готовых шаблонов в форматах .doc и .pdf рекомендуем посетить раздел «Шаблоны расписки» на нашем сайте.