Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь сотрудника. Несмотря на активную цифровизацию и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), правила ведения бумажного документа и внесения записей остаются строго регламентированными. Один из самых частых вопросов, поступающих в Роструд и Минтруд, касается порядка внесения записи о работе по совместительству.
В данной статье мы подробно разберем, кто, когда и как должен вносить такую запись, а также ответим на смежные вопросы, актуальные на 2026 год.
Нужно ли вносить запись о совместительстве?
Согласно Трудовому кодексу РФ и Правилам ведения трудовых книжек, запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по желанию работника. Это фундаментальное правило, которое часто упускают из виду.
- Если работник хочет видеть эту запись в своей трудовой книжке, он должен обратиться к работодателю по основному месту работы с соответствующим заявлением и документами.
- Если работник не изъявил желания, работодатель не имеет права вносить эту запись самостоятельно.
Важно помнить: запись вносит именно работодатель по основному месту работы, а не работодатель, у которого сотрудник работает по совместительству.
Какие документы необходимы для внесения записи?
Для того чтобы запись была внесена корректно и имела юридическую силу, работник должен предоставить в отдел кадров по основному месту работы следующие документы:
- Оригинал или заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу по совместительству.
- Оригинал или заверенную копию приказа об увольнении с работы по совместительству (если запись вносится одновременно с увольнением или после него).
- Справку от работодателя по совместительству, подтверждающую период работы и должность (если приказ предоставить невозможно, хотя это редкий случай).
Без предоставления этих документов внесение записи невозможно, так как у основного работодателя нет оснований фиксировать факт работы у другого юридического лица.
Порядок внесения записи: пошаговая инструкция
Процесс оформления строго регламентирован. Ошибки в датах или формулировках могут привести к проблемам при подсчете стажа для пенсии.
Шаг 1: Прием на работу
Запись о приеме на работу по совместительству вносится в раздел «Сведения о работе». В графе 3 («Дата») указывается дата приема. В графе 4 («Запись») пишется: «Принят в [название отдела] на должность [должность] по совместительству». В графе 5 («Основание») указываются реквизиты приказа о приеме.
Шаг 2: Увольнение
При прекращении трудовых отношений работник снова обращается к основному работодателю. Вносится запись об увольнении с указанием причины (например, «по собственному желанию») и реквизитов приказа об увольнении от работодателя-совместителя.
Важно: Записи вносятся хронологически. Если с момента приема прошло много времени, запись все равно вносится в текущую дату, но с указанием фактических дат начала и окончания работы.
Актуальные вопросы и ответы (на основе данных 2026 года)
Анализируя запросы граждан и разъяснения контролирующих органов (Минтруд, Роструд) за последнее время, можно выделить несколько смежных тем, которые часто путают с совместительством или рассматривают в комплексе.
Военная служба и трудовая книжка
В конце 2024 года Минтруд разъяснил (Письмо от № 14-6/10/ООГ), что запись о прохождении военной службы по контракту вносится в трудовую книжку. Аналогичные вопросы поступали и в Роструд. Это важно для сохранения непрерывности стажа. Однако, в отличие от совместительства, эту запись вносит работодатель (или уполномоченный орган) после предоставления военным комиссариатом соответствующих документов, если это требуется для подтверждения стажа.
Награждения и почетные грамоты
На портале «Онлайнинспекция» часто спрашивают, нужно ли вносить записи о награждениях. Ответ однозначен: записи о награждениях вносятся только в том случае, если они предусмотрены внутренними нормативными актами или если сам работник подал заявление с просьбой внести такую запись и предоставил оригинал документа о награждении. Произвольно вносить информацию о грамотах работодатель не обязан.
Переход с совместительства на основную работу
Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда сотрудник переходит с должности совместителя на основную должность в той же организации. В этом случае:
- Сначала вносится запись об увольнении с должности совместителя.
- Затем вносится запись о приеме на основную работу.
- Либо, при наличии соответствующего дополнительного соглашения и приказа, может быть оформлен перевод, если это позволяет кадровая политика и законодательство в конкретный момент времени (чаще применяется схема увольнения-приема).
Цифровизация и бумажный формат
Несмотря на то, что с 2020–2021 годов ведется активная подача форм СЗВ-ТД (ныне ЕФС-1) и переход на электронные трудовые книжки, бумажный вариант не утратил силы для тех, кто сохранил его.
Как отмечали эксперты и Пенсионный фонд (в контексте опыта соседних стран и общих тенденций), важно правильно подготовить документы перед оцифровкой или переходом. Любая запись в электронной базе должна строго соответствовать бумажному носителю (если он ведется) и первичным документам (приказам).
Если при переходе на электронную отчетность в конце 2020 года были допущены ошибки в данных о местах работы, их необходимо исправлять путем подачи корректирующих отчетов и внесения исправлений в трудовую книжку в установленном порядке.
Запись о совместительстве — это право работника, а не обязанность работодателя инициировать её без просьбы сотрудника. Главное правило: инициатива исходит от работника, а документальное подтверждение предоставляет он же. Соблюдение порядка внесения записей гарантирует правильный подсчет стажа и отсутствие проблем при выходе на пенсию.
Помните, что трудовая книжка — это документ строгой отчетности. Любые изменения, будь то прием на работу, перевод, увольнение или внесение сведений о совместительстве, должны базироваться на приказах и заявлениях.