Документы, подтверждающие трудовую деятельность и образование, являются основой кадрового учета. Неправильное их оформление может привести к юридическим рискам как для работника, так и для работодателя. Данная статья объединяет ключевые аспекты работы с трудовыми книжками, справками (включая форму СТД-Р) и дипломами.
Трудовая книжка: основной документ о трудовой деятельности
Статья 50 Трудового кодекса РФ устанавливает, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника в случаях, когда ее заполнение обязательно. Это касается подавляющего большинства работников, принимаемых на работу по трудовому договору.
Обязательность внесения записей об образовании
Работодатель обязан вносить в трудовую книжку сотрудника информацию о полученном им образовании. Это правило распространяется на:
- Первичное высшее образование (бакалавриат, специалитет, магистратура), полученное впервые, в т.ч. по заочной форме.
- Среднее профессиональное образование (колледжи, техникумы, ПТУ);
- Прохождение курсов повышения квалификации и профессиональной переподготовки, по итогам которых выдается сертификат установленного образца.
Важный нюанс: Запись об образовании вносится на основании представленного работником документа (диплома, аттестата, сертификата). Если запись об образовании отсутствует в предыдущей трудовой книжке, ее необходимо сделать при первом трудоустройстве или по месту новой работы.
Где и как вносить записи?
- Об образовании (диплом, аттестат): Запись делается на ьном листе трудовой книжки в графе «Образование». Указывается полное наименование учебного заведения, специальность/направление и год окончания.
- О курсах повышения квалификации: Сведения о каждом пройденном курсе вносятся в раздел «Сведения о работе» (после записей о приеме на работу). Указывается: «Прошел(ла) повышение квалификации по программе «…» в (название организации) в (месяц, год)». Прилагается копия сертификата.
Образцы записей (актуальные на 2026 год)
Пример записи об образовании на ьном листе:
Образование: Высшее, бакалавриат, «Правоведение», ФГБОУ ВО «Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова», 2025.
Пример записи о повышении квалификации в разделе «Сведения о работе»:
Прошел(ла) повышение квалификации по программе «Актуальные изменения в трудовом законодательстве» в ООО «Центр кадрового консалтинга «Профи», 24 часа. На основании сертификата № 123456 от .
Как исправить неверную запись?
Если в трудовой книжке есть ошибка в записи об образовании (например, неправильно указана специальность или уровень), ее необходимо исправить. Порядок действий:
- Сделать зачеркивание ошибочной записи (одной вертикальной чертой, чтобы было видно исходный текст).
- Внести правильную запись.
- Об исправлении сделать отметку «Исправлено» с указанием даты исправления и подписью ответственного лица (кассира, специалиста кадрового отдела).
- Подпись работника (или его представителя) в графе «Подпись работника».
Важно: Если диплом был получен до введения уровней образования (бакалавр/магистр), запись следует делать в соответствии с формулировками самого диплома.
Справка по форме СТД-Р: альтернатива трудовой книжке
Форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности) — это электронный документ, который заменяет традиционную бумажную трудовую книжку для:
- Лиц, впервые устраивающихся на работу после 1 января 2021 года (если они не подали заявление о выдаче бумажной книжки).
- Работников, которые добровольно перешли на электронную трудовую книжку.
Ключевые отличия от трудовой книжки:
- Справка СТД-Р не имеет физического носителя (если не распечатана по запросу).
- Все записи (прием, увольнение, обучение) вносятся работодателем в электронный реестр в СФР.
- Работник может получить выписку из СТД-Р в любой момент через портал Госуслуг или лично в МФЦ/СФР.
Что касается образования: Записи об образовании и повышении квалификации также вносятся в СТД-Р на основании тех же документов (дипломов, сертификатов). Формат записи аналогичен.
Дипломы и другие документы об образовании при приеме на работу
При трудоустройстве соискатель обязан предоставить работодателю документы, подтверждающие его образование, если это требуется для выполняемой работы.
Обязательный пакет документов (ТК РФ)
К обязательным документам для приема на работу относятся:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
- Трудовая книжка (или СТД-Р) для лиц, имеющих трудовой стаж.
- СНИЛС.
- Документы воинского учета (для военнообязанных).
Документы об образовании: когда требуются?
Диплом, аттестат или иной документ об образовании предоставляется по требованию работодателя, если:
- Выполнение работы требует специальной подготовки (например, врач, учитель, инженер).
- Это прямо указано в квалификационных требованиях к должности.
Важно: Работодатель вправе запросить диплом даже если это не указано в вакансии, если должность подпадает под действие профессиональных стандартов, требующих определенного образования.
Дополнительные справки при совместительстве и для отдельных категорий
Для работы по совместительству (вторичное трудоустройство) часто требуется:
- Справка с места основного трудоустройства (по форме, установленной работодателем). Она подтверждает, что работа по совместительству не создает угрозу жизни и здоровью (если основная работа связана с вредными/опасными факторами).
Для отдельных категорий работников законом предусмотрены специальные документы:
- Справка об отсутствии судимости — для педагогических работников, работающих с детьми.
- Медицинская книжка — для работников общепита, медицинских организаций и др., чья деятельность связана с эпидемиологической безопасностью.
Практические выводы и рекомендации
- Работодатель должен:
- Вносить записи об всем полученном работником образовании (начальном и последующем) в трудовую книжку или СТД-Р.
- Принимать и проверять подлинность документов об образовании (дипломы, сертификаты).
- Хранить копии предоставленных документов в личном деле работника.
- Работник должен:
- Предоставлять работодателю оригиналы документов об образовании для внесения записей.
- Следить за правильностью внесенных записей в своей трудовой книжке или электронной СТД-Р.
- При смене работы иметь при себе документы об образовании для их учета на новом месте.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о дипломе бакалавра, если уже есть запись о дипломе специалиста?
Ответ: Да, нужно. При получении нового, более высокого уровня образования (например, после специалитета — бакалавриат или магистратура) вносится запись о последнем, высшем уровне. В примере — запись о дипломе бакалавра, так как он получен позже (если это так). Если же бакалавриат был первым, а специалитет — вторым, то вносится запись о специалитете.
Вопрос: Обязательно ли вносить в трудовую книжку краткосрочные курсы (менее 16 часов), по итогам которых выдается удостоверение?
Ответ: Нет, не обязательно. Обязательна запись только о курсах повышения квалификации и профессиональной переподготовки, соответствующих критериям, установленным законодательством (обычно от 16 часов и с выдачей сертификата установленного образца). Удостоверения об участии в семинарах, тренингах вносить не требуется.
Вопрос: Что делать, если в старой бумажной трудовой книжке нет записи об образовании, а новая работа требует его подтверждения?
Ответ: При первом трудоустройстве или если запись отсутствует, работник должен предоставить диплом/аттестат. Работодатель обязан сделать первичную запись об образовании на ьном листе новой трудовой книжки (или в разделе «Образование» СТД-Р) на основании этого документа.
Статья подготовлена на основе анализа актуальной практики и норм трудового законодательства РФ. Информация носит справочный характер. Для решения конкретных кадровых ситуаций рекомендуется консультация с юристом.