Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж. В России её ведение регулируется статьей 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ). Ниже разберём, что именно обязывает работодателя, какие сведения должны быть записаны, как вести книгу в бумажном и электронном виде, а также какие нюансы могут возникнуть в процессе работы с трудовой книжкой.

Что такое статья 66 ТК РФ?

Статья 66 устанавливает правила ведения трудовой книжки, а также обязанности работодателя по её заполнению и хранению. В тексте статьи указано, что:

• Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.
• В трудовой книжке фиксируются сведения о приёме на работу, переводах, увольнениях, а также основания для увольнения.
• Книга должна быть оформлена в установленном образце и храниться в течение всего срока трудового договора и последующие 10 лет после его окончания.

Эти требования применимы к большинству работодателей, за исключением некоторых категорий, например, индивидуальных предпринимателей, которые не обязаны вести трудовые книжки.

Кто обязан вести трудовую книжку?

1. Физические лица, являющиеся работодателями (например, ООО, ЗАО, ИП).
2. Организации, в которых работают сотрудники, которые проработали более пяти дней.
3. Исключения: индивидуальные предприниматели, если они не нанимают сотрудников в качестве работников по трудовому договору.

Что записывается в трудовую книжку?

Согласно статье 66, в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

• Приём на работу: дата, должность, трудовая категория, оклад.
• Переводы на другую постоянную работу: дата, новая должность, новый оклад.
• Увольнение: дата, причина увольнения, сведения о выплатах.
• Основания для увольнения (например, сокращение, нарушение трудовой дисциплины).
• Сведения о стаже работы, включая периоды отсутствия (например, отпуск, больничный).

Все записи должны быть сделаны в официальном порядке, подписаны работодателем и сотрудником (или их представителем).

Бумажная и электронная трудовая книжка

В 2025 г. был принят закон, предусматривающий возможность вести трудовую книжку в электронном виде. Однако, в соответствии с статьей 66 ТК, бумажная книга остаётся обязательной для большинства работодателей:

• Если работник имеет статус физического лица (не ИП) и работает в организации, где применяются традиционные бумажные трудовые книжки.
• Если работодатель не использует электронную систему, то обязан вести бумажную книгу.

Электронная трудовая книжка может использоваться в качестве дополнительного подтверждения трудового стажа, но не заменяет бумажный документ в полной мере.

Как правильно внести запись о переводе после увольнения?

Вопрос «Как в трудовую книжку внести пропущенную запись о переводе после записи об увольнении?» часто возникает в практике. Правильный порядок:

1. Внести запись об увольнении с указанием даты и основания.
2. Затем, в том же месте, добавить запись о переводе, если перевод произошёл до увольнения (например, перевод в другую ветвь организации).
3. Если перевод произошёл после увольнения, то в книге создаётся новая запись о приёме на работу в другой организации.

Важно, чтобы все записи были сделаны в порядке их фактического возникновения и подписаны соответствующими лицами.

Как подтвердить трудовой стаж?

Трудовой стаж может подтверждаться различными документами:

• Трудовая книжка (бумажная или электронная).
• Трудовые договоры, справки о работе, выписки из приказов.
• Сведения о переводах, увольнениях и приёмах в других организациях.

Для расчёта пенсии обычно требуется подтверждение стажа в виде трудовой книжки. В случае её отсутствия, работник может предоставить копии договоров и справок.

Особенности ведения трудовой книжки в 2026 г. и далее

Согласно новейшим нормативам (18 февр. 2026 г.), работодатели, кроме ИП, обязаны вести трудовые книжки на бумаге, если сотрудники работают в организации, где применяются бумажные трудовые книжки. При этом:

• Книга должна быть оформлена в соответствии с образцом, установленным законодательством.
• Работодатель обязан хранить книгу в течение срока трудового договора и 10 лет после его окончания.
• При увольнении работника книга должна быть передана ему в полном объёме.

Что делать, если трудовая книжка потерялась?

В случае потери или повреждения трудовой книжки работник имеет право на получение копии. Для этого необходимо:

1. Подать заявление в отдел кадров работодателя.
2. Получить справку о трудовом стаже, подтверждающую даты приёма, перевода и увольнения.
3. При необходимости оформить восстановление трудовой книжки в соответствии с законодательством.

Практические советы работодателю

• Проверьте, что у вас есть актуальный образец трудовой книжки.
• Обучите сотрудников и руководителей правильному заполнению записей.
• Ведите электронный архив копий записей для быстрого доступа.
• Периодически проверяйте, чтобы все записи были актуальными и корректными.

Статья 66 Трудового кодекса РФ устанавливает чёткие правила ведения трудовой книжки, которые обязательны для большинства работодателей. Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Ведение книги в бумажном и электронном виде, правильный порядок записей и хранение документов — важные аспекты, которые необходимо учитывать для соблюдения законодательства и защиты прав работников.