В России существует два основных способа подтверждения трудовой истории работника: трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, которые предоставляются работодателем в электронном виде. Вопрос о том, какой из них предпочтительнее, часто возникает как у соискателей, так и у работодателей. В этой статье мы разберёмся, какие преимущества и недостатки имеет каждый формат, как они применяются в современной практике и какие тенденции могут появиться в ближайшие годы;
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, который содержит сведения о месте работы, должности, стаже, а также сведения о трудовом стаже, начисленных и удержанных налогах, а также о начисленных и уплаченных пенсионных взносах. Она выдаётся работнику при приёме на работу и обновляется при каждом изменении трудового статуса.
Плюсы трудовой книжки
- Юридическая надёжность – документ, признанный законом, не подвержен цифровым атакам.
- Простота проверки – любой работодатель может быстро проверить историю работы, открыв страницу в книжке.
- Физическая форма – не требует доступа к интернету.
Минусы трудовой книжки
- Непрактичность при работе с большим количеством сотрудников (например, в крупных компаниях).
- Риск потери или повреждения.
- Требуется ручное внесение данных, что может приводить к ошибкам.
Что такое сведения о трудовой деятельности?
Сведения о трудовой деятельности – это электронный документ, который хранится в системе «Единый реестр сведений о трудовой деятельности» (ЕРСТД). Он содержит те же данные, что и трудовая книжка, но в цифровом виде, доступном через портал Госуслуг или через приложение «Мой персональный кабинет».
Плюсы сведений о трудовой деятельности
- Доступность 24/7 – любой работодатель и работник могут получить данные в любой момент.
- Сокращение бумажной работы и затрат на печать.
- Автоматическое обновление данных при каждом изменении трудового статуса.
- Более высокая точность данных благодаря автоматизированному учёту.
Минусы сведений о трудовой деятельности
- Требуется наличие интернет‑связи и доступа к электронным сервисам;
- Возможность технических сбоев в системе.
- Небольшой риск кибератак, хотя система защищена.
Как сравнивать два формата?
Для того чтобы понять, какой формат лучше, стоит рассмотреть несколько ключевых критериев:
- Юридическая сила – обе формы признаны законом, но трудовая книжка имеет более длительную историю и признание.
- Удобство использования – сведения о трудовой деятельности выигрывают в цифровом формате.
- Надёжность хранения – электронный формат обеспечивает резервное копирование.
- Скорость обновления – электронный формат обновляется мгновенно.
- Требования работодателя – некоторые компании всё ещё требуют физическую копию.
Практика применения в разных секторах
В государственных учреждениях и крупных корпорациях обычно применяют оба формата: физическую трудовую книжку для официальных проверок и электронные сведения для внутреннего учёта. В малом бизнесе чаще всего используют только сведения о трудовой деятельности, так как они проще в управлении.
Государственные органы
- Требуют наличие обеих форм.
- Используют электронный формат для отчётности в налоговые органы.
Торговля и сфера услуг
- Чаще всего используют сведения о трудовой деятельности.
- Физическая книжка может быть обязательной при приёме на работу.
Промышленность
- Трудовая книжка остаётся популярной из‑за требований по безопасности труда.
- Сведения о трудовой деятельности применяются для расчёта пенсионных начислений.
Тенденции развития
С учётом цифровизации экономики и перехода к электронному документообороту, ожидается, что сведения о трудовой деятельности станут стандартом в большинстве отраслей. Однако полностью заменить трудовую книжку пока не получится из‑за юридических требований.
Возможные изменения
- Автоматизация проверки данных работодателями через API.
- Упрощение процесса получения справок о трудовой деятельности.
Как получить сведения о трудовой деятельности?
Для доступа к сведениям необходимо:
- Зарегистрироваться в системе Госуслуги.
- Подтвердить личность через электронную подпись или биометрический скан;
- Получить доступ к разделу «Трудовая деятельность».
- Скачать PDF‑справку или экспортировать данные в формате CSV.
Как проверить данные в трудовой книжке?
Для проверки необходимо:
- Перейти в отдел кадров работодателя.
- Открыть страницу с данными о трудовой деятельности работника.
- Сравнить с данными в трудовой книжке.
Итак, если подбирать оптимальный формат для подтверждения трудовой истории, стоит учитывать:
- Требования конкретного работодателя.
- Наличие доступа к интернету.
- Надёжность и удобство хранения.
- Юридическую силу документа.
В большинстве случаев сведения о трудовой деятельности являются более удобным и современным решением, но трудовая книжка остаётся незаменимым документом в ситуациях, где требуется физическое подтверждение. Поэтому, если вы работаете в сфере, где требуется строгий контроль, лучше иметь оба документа в актуальном состоянии.
Независимо от выбранного формата, важно следить за точностью и своевременностью обновления данных, чтобы избежать проблем при проверке работодателем или при оформлении пенсионных и социальных льгот.