Вопросы, связанные с трудовой книжкой и увольнением, остаются одними из самых обсуждаемых в сфере кадрового дела.
С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), что кардинально изменило порядок оформления и хранения трудового стажа.
В этой статье мы разберём:

• Что такое трудовая книжка и зачем она нужна;
• Как проходит переход на электронную трудовую книжку;
• Процедура увольнения и расчёт выходного пособия;
• Практические рекомендации для работодателя и работника.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж, должность, зарплату и другие сведения о трудовой деятельности работника.
Согласно статье 120 Трудового кодекса РФ, она обязана храниться в течение всего срока работы и после увольнения.

С 2020 года работники получили возможность перейти на электронную трудовую книжку, а с 2026 года переходный период завершился полностью. Теперь:

• Трудовой стаж фиксируется в системе ЭТК;
• Письменные записи в бумажной книжке больше не требуются;
• Работодатель и работник могут в любой момент получить электронный справочный лист.

Преимущества ЭТК

• Устранение бумажных ошибок и потери;
• Быстрый доступ к данным;
• Снижение затрат на хранение и обработку документов.

Как перейти на электронную трудовую книжку?

Переход осуществляется в несколько этапов. Ниже представлен пошаговый алгоритм.

1. Подготовка – работодатель проверяет наличие всех необходимых данных о сотрудниках.
2. Регистрация в системе ЭТК – работодателю необходимо зарегистрироваться в Федеральной службе по труду.
3. Подача заявления – работник заполняет электронное заявление на переход. В заявлении указываются: ФИО, дата рождения, ИНН, дата начала работы.
4. Проверка данных – служба проверяет корректность введённых сведений.
5. Публикация в системе – после проверки данные публикуются в системе ЭТК, и работник получает электронный справочный лист.
6. Сохранение бумажной копии – если работник хочет, он может получить бумажный экземпляр справочного листа.

Важно помнить, что переход на ЭТК обязателен для всех организаций, но работник может отказаться от перехода, если желает сохранить бумажную трудовую книжку. В таком случае работодатель обязан оформить все записи в бумажном виде.

Процедура увольнения

Увольнение может быть инициировано как работником, так и работодателем. В каждом случае порядок оформления отличается.

Увольнение по инициативе работника

1. Сотрудник подаёт заявление об увольнении с указанием даты выхода.
2. Работодатель проверяет наличие обязательных выплат (выходное пособие, компенсация за неиспользованный отпуск).
3. Подписывается акт о приёме и сдаче трудового места.
4. Работодатель оформляет справочный лист в ЭТК.

Увольнение по инициативе работодателя

Существует два основных сценария: сокращение штата и ликвидация организации.

Сокращение штата

Согласно статье 120 ТК РФ, работник имеет право на выходное пособие, которое рассчитывается по формуле:

Выходное пособие = (Средняя заработная плата за 12 мес. * Количество лет стажа) / 12

Пример расчёта:

Если стаж превышает 5 лет, выплата увеличивается на 50 %.

Ликвидация организации

В случае ликвидации работник имеет право на выходное пособие, которое рассчитывается аналогично сокращению штата, но с учётом фактического периода работы в компании.

Увольнение по соглашению сторон

При взаимном согласовании стороны могут договориться о более выгодных условиях, чем предусмотрено законом. Такие соглашения фиксируются в письменном виде и подаются в ЭТК.

Практические рекомендации

Для работодателя

• Проверьте, что все данные в ЭТК актуальны.
• Соблюдайте сроки выплаты выходного пособия (не более 30 дней с даты увольнения).
• Проведите инструктаж для сотрудников о переходе на ЭТК.
• Храните копии всех актов и заявлений в электронном виде.

Для работника

• Проверьте, что в ЭТК указаны все ваши должности и даты работы.
• Убедитесь, что выплата выходного пособия соответствует расчёту.
• Сохраняйте копию справочного листа в электронном виде.
• Если возникнут вопросы, обратитесь в отдел кадров или в Федеральную службу по труду.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли отменить переход на ЭТК? – Да, работник может отказаться от перехода, но в этом случае он будет обязан вести бумажную трудовую книжку.
• Что делать, если в ЭТК указана неверная дата начала работы? – Подавайте запрос на исправление в отдел кадров и в Федеральную службу по труду.
• Как быстро получить справочный лист после увольнения? – В большинстве случаев он готов в течение 5 рабочих дней.
• Можно ли получить выходное пособие в случае увольнения по собственному желанию? – Да, если в договоре или коллективном договоре указано иное.

Переход на электронные трудовые книжки и изменения в процедуре увольнения и расчёта выходного пособия требуют внимательного подхода со стороны как работодателя, так и работника. Соблюдение всех нормативных требований поможет избежать конфликтов и ускорит процесс оформления.

Если у вас возникли конкретные вопросы по кадровому делу, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашей организации или в Федеральную службу по труду.