Самое главное помнить: Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности в электронном виде) — это основной документ, подтверждающий стаж и опыт работы. Её неправильное оформление или задержка выдачи могут привести к административной ответственности работодателя и создать проблемы для сотрудника при устройстве на новую работу или оформлении пенсии;
Юридическая основа: что говорит Трудовой кодекс РФ
Основные нормы регулируются статьей 77 и статьей 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Ключевой принцип:
- Трудовая книжка (или её электронная версия) выдается работнику в день его увольнения, то есть в последний рабочий день.
- Внесение записи об увольнении и её корректное оформление — это обязанность работодателя.
- При увольнении сотрудник также должен получить копию приказа об увольнении и расчетный лист.
Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)
Если сотрудник работает с электронной трудовой книжкой (ЭТК), то:
- Запись об увольнении вносится в информационную систему (ИС) работодателя.
- Сведения автоматически передаются в Пенсионный фонд России (ПФР).
- Сотрудник вправе получить на руки выписку из ЭТК (форма СТД-Р) на бумажном носителе по своему заявлению. Выдача этой выписки также производится в день увольнения.
Пошаговый алгоритм действий работодателя в день увольнения
Чтобы избежать ошибок, следуйте этому чек-листу:
Шаг 1: Подготовка приказа об увольнении
Приказ (или распоряжение) об увольнении должен быть издан и подписан до момента фактического увольнения. В нём указываются:
- Дата и номер приказа.
- ФИО сотрудника.
- Должность.
- Статья (пункт) Трудового кодекса, на основании которой происходит увольнение.
- Дата прекращения трудового договора (последний рабочий день).
Шаг 2: Внесение записи в трудовую книжку (или ЭТК)
Это самый важный шаг. Запись производится в соответствии с Приказом Минтруда № 59н. Обязательные реквизиты:
- Номер записи (арабскими цифрами, порядковый).
- Дата приема на работу (из первой записи).
- Наименование должности (с точным наименованием из штатного расписания).
- Основание приема/увольнения: для увольнения — номер и дата приказа об увольнении.
- Подпись ответственного лица (обычно руководитель подразделения или HR-специалист, уполномоченный на это).
- Дата внесения записи. Она должна совпадать с последним рабочим днем сотрудника.
Пример записи: «Уволен по собственному желанию (п; 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) на основании приказа № 125-к от . . Подпись.»
Шаг 3: Физическая выдача документов
В последний рабочий день (день увольнения) сотруднику должны быть вручены под роспись:
- Трудовая книжка (бумажная) с внесенной записью об увольнении.
- Копия приказа об увольнении.
- Расчетный лист с расшифровкой всех начислений и удержаний, включая компенсацию за неиспользованный отпуск.
- Справка о доходах и суммах НДФЛ (форма заменяет старую 2-НДФЛ).
- При наличии — выписка из ЭТК (СТД-Р).
- Справки о трудовом стаже и пенсионных взносах (по запросу сотрудника).
Что важно помнить: частые вопросы и ошибки
Сроки выдачи: «в день увольнения», это именно день?
Да. «День увольнения» — это последний рабочий день сотрудника. Если он увольняется, например, 30 июня, то все документы, включая трудовую книжку, должны быть ему выданы 30 июня до окончания рабочего дня. Отправка трудовой книжки почтой или выдача после окончания смены недопустима и считается задержкой.
Увольнение из отпуска
Если сотрудник увольняется, находясь в ежегодном оплачиваемом отпуске, то датой увольнения (последним рабочим днем) считается последний день отпуска. Запись в трудовую книжку вносится с этой датой, а документы (или их копии) должны быть направлены сотруднику в последний день отпуска (например, заказным письмом с уведомлением, если он не находится на рабочем месте).
Задержка выдачи трудовой книжки
Если работодатель не выдает трудовую книжку в день увольнения, он нарушает закон. За это предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы для должностных и юридических лиц). Кроме того, сотрудник вправе требовать компенсацию за каждый день задержки в размере его среднего заработка.
Обязательно ли личная подпись сотрудника?
Да. На последней странице трудовой книжки (или на отдельном листе-вкладыше) делается отметка о выдаче: «Трудовая книжка выдана на руки» с подписью сотрудника и датой выдачи. Это подтверждает факт передачи документа. Если сотрудник отказывается подписывать, об этом составляется акт с участием двух свидетелей.
Краткий чек-лист для HR-специалиста или бухгалтера
- За день до увольнения: Подготовьте проект приказа об увольнении и расчетный лист.
- В день увольнения (утро):
- Подпишите и вручите сотруднику копию приказа.
- Внесите запись об увольнении в трудовую книжку (или ЭТК), сверьте дату с последним рабочим днем.
- Подготовьте полный пакет документов для выдачи.
- В день увольнения (обед/конец дня):
- Проведите окончательный расчет.
- Вручите сотруднику пакет документов (трудовая книжка, копия приказа, расчетный лист, справки).
- Получите подпись сотрудника на листе выдачи трудовой книжки.
- После увольнения: Сдайте трудовую книжку (если она была сдана на хранение) в архив, а при увольнении по сокращению или по инициативе работодателя — направьте уведомление в ПФР и службу занятости (если требуется).
Что делать сотруднику?
При получении документов в день увольнения обязательно проверьте:
- Точность записи в трудовой книжке: дата увольнения, основание (номер и дата приказа), подпись ответственного лица.
- Сумму окончательного расчета: она должна включать все начисленные суммы, компенсацию за неиспользованный отпуск и быть указана в расчетном листе.
- Наличие всех справок: 2-НДФЛ (или новая форма), справка о стаже.
При обнаружении ошибок (например, неверная дата увольнения) требуйте их немедленного исправления. Если работодатель отказывается, обращайтесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
Выдача трудовой книжки при увольнении — это строго регламентированная процедура, от которой зависит юридическая чистота как для работодателя, так и для сотрудника. Главное правило: выдавайте документы в последний рабочий день, с корректными записями и подписями. Соблюдение этого простого алгоритма исключает риски штрафов и судебных споров.