Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Однако, когда все страницы в одном из разделов (например, «Сведения о работе») заполнены, возникает необходимость в оформлении вкладыша. В этой статье мы подробно разберем, как правильно прикреплять вкладыш к трудовой книжке, чтобы избежать ошибок и соответствовать действующему законодательству.

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку?

Согласно пункту 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225), вкладыш оформляется в следующих случаях:

• Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов (например, «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»);
• Если в трудовой книжке образца 1974 года (двуязычной) закончилась первая половина на русском языке;
• Если необходимо продолжить внесение записей, но места в основной книжке больше нет.

Важно: вкладыш не выдается, если в трудовой книжке остались пустые страницы в соответствующем разделе.

Как правильно оформить вкладыш?

Заполнение титульного листа вкладыша

Титульный лист вкладыша заполняется в том же порядке, что и титульный лист трудовой книжки. Укажите:

• Фамилию, имя, отчество работника;
• Дату рождения;
• Образование;
• Профессию или специальность.

Важно: Порядковые номера записей в вкладыше продолжают нумерацию в соответствующем разделе основной трудовой книжки, а не начинаются заново.

Штамп о выдаче вкладыша

На титульном листе трудовой книжки (или на титульном листе первого вкладыша, если он уже был) необходимо проставить штамп с надписью:

 ВЫДАН ВКЛАДЫШ
 Серия ____ № _____
 Дата выдачи _________

Штамп ставится в верхнем правом углу титульного листа. Если места на титульном листе нет, штамп ставится на титульном листе первого вкладыша.

Как правильно прикрепить вкладыш к трудовой книжке?

Согласно действующим правилам и рекомендациям специалистов, вкладыш должен быть вшит в конец трудовой книжки, между последней страницей и обложкой. Это необходимо для:

• Предотвращения потери вкладыша;
• Сохранности документа;
• Удобства хранения и использования.

Ранее существовало требование обязательно вшивать вкладыш, но с 1 сентября 2021 года это требование отменено. Теперь вкладыш можно просто вложить в трудовую книжку, но специалисты рекомендуют все же вшивать его для надежности.

Порядок вшивания вкладыша

1. Подготовка: Убедитесь, что вкладыш и трудовая книжка правильно заполнены, а штамп о выдаче проставлен.
2. Скрепление: Аккуратно вложите вкладыш в конец трудовой книжки (между последней страницей и обложкой).
3. Прошивание: Используйте прочную нить (лучше капроновую) и иглу для сшивания документов. Прошейте через все листы трудовой книжки и вкладыша, делая 2-3 стежка.
4. Узел: Завяжите крепкий узел, оставляя концы нити длиной около 2-3 см. Узел должен быть скрыт между страницами.
5. Пломбирование: По желанию можно заклеить место сшивания полоской бумаги с печатью организации (если есть).

Если вы не уверены в своих силах, обратитесь к специалисту по оформлению документов или в кадровую службу.

Какие записи вносятся в вкладыш?

Все записи в вкладыше должны быть идентичны записям в трудовой книжке и вноситься в соответствующие разделы:

• Раздел «Сведения о работе»: Записи о приеме на работу, переводе, увольнении, изменении должности и т.д.
• Раздел «Сведения о награждениях»: Записи о поощрениях, наградах, присвоении званий.

Важно: Не допускайте ошибок при переносе записей! Если вы ошиблись, лучше оформить дубликат трудовой книжки (как это сделать, читайте в рекомендациях КонсультантПлюс).

Хранение и учет вкладышей

Вкладыши хранятся и учитываются так же, как и трудовые книжки:

• Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки;
• Все записи вносятся только в трудовую книжку или вшитый вкладыш;
• При увольнении работника вкладыш передается ему вместе с трудовой книжкой;
• Учет вкладышей ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Если вкладыш утерян, необходимо:

1. Оформить дубликат трудовой книжки;
2. Внести в него все записи, которые были в основной книжке и вкладыше;
3. Выдать дубликат работнику.

Ответственность за неправильное оформление вкладыша

Неправильное оформление вкладыша может привести к:

• Отказу в признании трудового стажа;
• Проблемам при оформлении пенсии;
• Административной ответственности для работодателя (штрафы за нарушение правил ведения трудовых книжек).

Согласно статье 5.27 КоАП РФ, нарушение правил ведения, хранения, выдачи и оформления трудовых книжек влечет наложение административного штрафа:

• На должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей;
• На юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли вложить вкладыш в трудовую книжку без прошивания?

Ответ: Да, с 1 сентября 2021 года вшивание вкладыша не обязательно. Однако специалисты рекомендуют все же вшивать его для надежности и предотвращения потери.

Вопрос 2: Что делать, если в трудовой книжке закончилось место во вкладыше?

Ответ: Необходимо оформить второй вкладыш. Запись о выдаче второго вкладыша вносится на титульный лист основной трудовой книжки.

Вопрос 3: Можно ли сделать запись в трудовую книжку после выдачи вкладыша?

Ответ: Нет. После выдачи вкладыша все последующие записи вносятся только в вкладыш. Записи в пустые поля основной трудовой книжки делать нельзя.

Вопрос 4: Нужно ли заверять вкладыш печатью организации?

Ответ: Печать не обязательна, но если вы ее ставите, она должна быть четкой и читаемой. Главное — наличие штампа о выдаче вкладыша.

Оформление вкладыша в трудовую книжку — это ответственный процесс, требующий внимательности и соблюдения всех правил. Основные моменты, которые нужно запомнить:

Следуя этим правилам, вы избежите ошибок и обеспечите правильное ведение трудовой документации. Если у вас остались вопросы, обратитесь к нормативным документам или проконсультируйтесь со специалистом по кадрам.

Дата публикации: 22 мая 2026 года