Обновлено: 22 мая 2026 года

Что такое трудовая книжка со вкладышем?

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Она содержит информацию о:

• Местах работы;
• Занимаемых должностях;
• Наградах и поощрениях;
• Основаниях увольнения;
• Квалификации работника.

Вкладыш к трудовой книжке представляет собой дополнительный лист, который вшивается в основной документ, когда все страницы титульного листа и внутренние страницы заполнены.

Нормативная база

Основные документы, регулирующие ведение трудовых книжек:

1. Приказ Минтруда России от № 320н — утвердил новую форму трудовой книжки и порядок ее ведения;
2. Постановление Правительства РФ от № 1250 — ввело новые формы бумажных трудовых книжек;
3. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России от № 69) — определяет правила заполнения;
4. Постановление Госкомтруда СССР от № 162, регулирует порядок ведения трудовых книжек на предприятиях.

Форма трудовой книжки и вкладыша

С 2021 года установлены новые формы документов:

Трудовая книжка

• Обложка синего цвета;
• Титульный лист с полями для внесения данных о работнике;
• Страницы для записи сведений о работе;
• Страницы для записи сведений о наградах;
• Страницы для записи сведений о поощрениях;
• Вкладыш (при необходимости).

Вкладыш

• Имеет такую же обложку, как и основная книжка;
• Содержит пронумерованные страницы;
• Вшивается в основную книжку;
• Имеет оттиск печати организации;
• Подписывается ответственным лицом.

Правила заполнения трудовой книжки и вкладыша

Общие требования

• Записи должны быть внесены ручкой с чернилами синего, фиолетового или черного цвета;
• Записи должны быть четкими, разборчивыми и без помарок;
• Не допускаются сокращения, кроме общепринятых;
• Все записи должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии);
• Записи вносятся в день приема на работу или увольнения.

Порядок заполнения титульного листа

1. Фамилия, имя, отчество работника;
2. Дата рождения;
3. Образование;
4. Профессия или специальность;
5. Дата заполнения.

Титульный лист подписывается работником и ответственным лицом (кадровиком или руководителем организации). После этого ставится печать организации (если она есть).

Порядок заполнения основного раздела

Записи о работе вносятся в следующем порядке:

1. Название организации;
2. Должность;
3. Дата приема на работу;
4. Основание (приказ, распоряжение);
5. Дата увольнения (при необходимости);
6. Основание увольнения;
7. Номер и дата приказа об увольнении.

Порядок заполнения вкладыша

Вкладыш заполняется аналогично основной книжке:

1. На первой странице вкладыша указывается дата начала использования;
2. Записи вносятся в хронологическом порядке;
3. После заполнения всех страниц вкладыш вшивается в основную книжку;
4. На последней странице вкладыша ставится подпись ответственного лица и печать организации.

Кто отвечает за ведение трудовой книжки?

Ответственность за ведение трудовой книжки несет:

• Работодатель, обязан обеспечить правильное ведение и хранение;
• Специалист кадровой службы, непосредственно заполняет и хранит документы;
• Руководитель организации — несет общую ответственность за соблюдение трудового законодательства.

Хранение трудовых книжек

Правила хранения

• Трудовые книжки должны храниться в металлических шкафах или сейфах;
• Доступ к документам имеют только уполномоченные лица;
• Запрещается оставлять трудовые книжки на рабочих столах;
• При увольнении работника трудовая книжка выдается ему лично под расписку;
• В случае утраты или повреждения трудовой книжки работодатель обязан выдать дубликат.

Сроки хранения

Трудовые книжки хранятся:

• 50 лет — для работников;
• 75 лет — для пенсионеров;
• Постоянно — для организаций (в архиве).

Электронные трудовые книжки: что изменилось?

С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это не отменяет бумажные документы, но вводит новые правила:

• Работодатели обязаны вести электронный учет сведений о трудовой деятельности;
• Работник может выбрать — оформлять бумажную или электронную трудовую книжку;
• Электронная трудовая книжка хранится в государственной информационной системе;
• При увольнении работник получает выписку из ЭТК;
• Бумажная трудовая книжка продолжает действовать для тех, кто не перешел на электронный формат.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выдать работнику вкладыш отдельно от основной книжки?

Нет. Вкладыш является частью трудовой книжки и не может быть выдан отдельно. При необходимости оформляется дубликат всей книжки.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней с момента обращения работника. Для этого необходимо:

1. Написать заявление об утрате;
2. Предъявить паспорт;
3. Предоставить копии документов, подтверждающих трудовую деятельность (трудовые договора, справки с мест работы и т.д.).

Можно ли вносить записи в трудовую книжку после увольнения?

Нет. Все записи о работе должны быть внесены в день приема на работу или увольнения. После этого вносить изменения нельзя.

Что делать, если в трудовой книжке ошибка?

Ошибки в трудовой книжке не допускаются. Если ошибка обнаружена:

1. Неправильная запись признается недействительной;
2. Вносится правильная запись;
3. Указывается причина исправления;
4. Подписывается ответственным лицом.

Можно ли использовать скрепки для вкладыша?

Нет. Вкладыш должен быть прошит вместе с основной книжкой. Использование скрепок или клея не допускается.

Трудовая книжка со вкладышем — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж работника. Правильное оформление и ведение этого документа, обязанность работодателя. С 2021 года действуют новые правила, утвержденные Приказом Минтруда России № 320н, которые необходимо соблюдать.

Если у вас остались вопросы по оформлению трудовой книжки или вкладыша, обратитесь к специалисту кадровой службы или проконсультируйтесь с юристом.