Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую историю работника в России․ С 2003 года в обращении находятся новые образцы трудовых книжек‚ а с 1 января 2023 года – официально введён бланк‑вкладыш‚ который используется‚ когда в основной книжке заканчивается место для записей․ В статье подробно рассматриваются:
- какие случаи требуют выдачи новой трудовой книжки;
- когда и как оформляется вкладыш;
- какие обязанности возлагаются на работодателя и работника;
- различия между старой и новой формой книги․
Правовые основы
Основные нормативные акты‚ регулирующие оформление трудовых книжек и вкладышей:
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 65‚ ч․ 5) – порядок выдачи новой трудовой книжки при её утрате‚ повреждении или иной причине․
- Приказ Минтруда России от № 320н – Положения о ведении трудовых книжек‚ включая инструкцию по оформлению вкладыша․
- Постановление Правительства РФ от № 123 – ввод нового бланка‑вкладыша в действие с 1 января 2023 года․
Когда требуется новая трудовая книжка?
Согласно ч․ 5 ст․ 65 ТК РФ‚ работник имеет право получить новую трудовую книжку‚ если:
- книга утрачена;
- повреждена (разорвана‚ исписана‚ испачкана и т․п․);
- по иной уважительной причине (например‚ книга выдана в аренду и не возвращена)․
Для получения новой книги работник подаёт заявление с указанием причины отсутствия документа․ Работодатель обязан оформить новую книжку и выдать её в течение 5 рабочих дней․
Что такое вкладыш и зачем он нужен?
Вкладыш – отдельный бланк‚ который вшивается в трудовую книжку‚ когда в ней заканчивается место для записи в одном из разделов․ Он считается неотъемлемой частью книги и оформляется в том же порядке‚ что и основная часть․
Когда вшивают вкладыш?
- Заполнены все страницы раздела «Сведения о работе» (12 развворотов в новой форме‚ 9 в старой)․
- Заполнены все страницы раздела «Сведения о награждениях» (5 развворотов в новой форме‚ 8 в старой)․
- Отсутствует место для новых записей в любой другой раздел‚ предусмотренный правилами․
Как выглядит новый бланк‑вкладыш?
Новый бланк‑вкладыш имеет те же реквизиты‚ что и основная трудовая книжка‚ но отличается размером и формой (обычно A5)․ На ьном листе указано‚ что печать работодателя ставится только при наличии основной книги․
Кто покупает и оформляет вкладыш?
Ответственность за покупку и оформление вкладыша полностью лежит на работодателе․ По закону:
- Работодатель обязан обеспечить наличие достаточного количества бланков‑вкладышей в архиве․
- При необходимости вшивания вкладыша он оформляет его в том же порядке‚ что и основную книгу‚ ставит штамп «Выдан вкладыш»‚ указывая серию и номер․
- Работник не несёт расходов за покупку вкладыша․
Порядок оформления вкладыша
Подготовка
- Проверить‚ что в основной трудовой книжке действительно закончились страницы нужного раздела․
- Выбрать бланк‑вкладыш соответствующего образца (2003 года)․
- Подготовить штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера․
Вшивание
Вкладыш вшивается в середину первой заполненной части (обычно между «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях») так‚ чтобы записи образовывали непрерывную последовательность․
Заполнение
Заполняются все реквизиты так же‚ как в основной книге:
- Дата и номер записи;
- Наименование организации‑работодателя;
- Должность‚ вид работы‚ основание для приема/увольнения;
- Подпись и печать работодателя (если имеется печать)․
Регистрация в бухгалтерии
После вшивания вкладыша бухгалтерия фиксирует его номер в реестре трудовых книжек‚ чтобы избежать путаницы при проверках․
Частые ошибки работодателей и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как предотвратить |
|---|---|---|
| Выдача «вкладыша» вместо полной трудовой книжки при утрате книги | Нарушение ТК РФ‚ возможные штрафы‚ претензии работника | Обязательно выдавать новую полную книгу‚ а не только вкладыш |
| Отсутствие штампа с указанием серии и номера вкладыша | Трудности при проверках‚ возможность признания записи недействительной | Вести журнал выдачи вкладышей‚ ставить штамп сразу при вшивании |
| Неправильное расположение вкладыша (не в середине) | Потеря последовательности записей‚ путаница в истории трудового стажа | Вшивать вкладыш в точку перехода между разделами |
Что делать‚ если в трудовой книжке закончилось место?
- Обратиться к работодателю․ Сообщить о необходимости вшивания вкладыша․
- Получить подтверждение․ Работодатель оформляет штамп «Выдан вкладыш» и фиксирует номер․
- Контролировать запись․ Убедиться‚ что все новые сведения вносятся в вкладыш в том же порядке‚ что и в основной книге․
- Сохранить документы․ Хранить копию заявления и штампа в личных бумагах․
Сравнение старой и новой формы трудовой книжки
| Параметр | Старая форма (до 2003 г․) | Новая форма (с 2003 г․) |
|---|---|---|
| Количество разворотов «Сведения о работе» | 9 | 12 |
| Количество разворотов «Сведения о награждениях» | 8 | 5 |
| ьный лист | Не указывает‚ где ставится печать | Уточняет‚ что печать ставится только при наличии основной книги |
| Возможность использования вкладыша | Ограничена‚ часто использовались отдельные листы | Официальный бланк‑вкладыш‚ введённый в 2023 г․ |
Как изменить фамилию в трудовой книжке (вкладка)
Если работница меняет фамилию (например‚ после брака)‚ необходимо:
- Подать заявление в отдел кадров с копией свидетельства о браке․
- Работодатель вносит запись в последний раздел (обычно «Сведения о работе») о смене фамилии․
- Если запись уже находится в завершающем разделе‚ может потребоваться вшивание нового вкладыша‚ где будет указана корректировка․
Вкладыш – это удобный и законодательно закреплённый способ продлить трудовую книжку‚ когда в ней заканчивается место․ Однако его использование требует строгого соблюдения правил:
- Ответственность за покупку и оформление лежит на работодателе․
- Вкладыш вшивается в определённом месте и заполняется так же‚ как основная книга․
- Работник имеет право требовать новую полную трудовую книжку в случае утраты или повреждения‚ а не только вкладыша․
Соблюдая эти рекомендации‚ и работники‚ и работодатели смогут избежать конфликтов и штрафов‚ а трудовая история будет вестись корректно и прозрачно․
Дата публикации: 22:51:06