Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина Российской Федерации. Она ведётся работодателем и хранится у сотрудника. В некоторых случаях записи о приёме и увольнении делаются не непосредственно в самой книжке, а во вкладыше (дополнительном листе). Ниже подробно рассмотрены порядок, правовая база и практические нюансы таких записей.

Содержание

1. Что такое трудовая книжка
2. Что такое вкладыш к трудовой книжке
3. Прием на работу: запись в трудовой книжке
4. Увольнение: запись во вкладыше
5. Правовая база
6. Особенности заполнения
7. Частые ошибки и как их избежать
8. Влияние на пенсию и социальные выплаты
9. Рекомендации для работодателей и сотрудников

Что такое трудовая книжка

Трудовая книжка – официальный бланк строгой отчётности, утверждённый Приказом Минтруда России № 697н от . В ней фиксируются:

• сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия);
• информация о местах работы (наименование организации, должность, период работы);
• данные о наградах, поощрениях, переводах и других важных событиях трудовой биографии.

Записи в трудовой книжке имеют юридическую силу и служат основанием для начисления страхового стажа, расчёта пенсии, пособий по временной нетрудоспособности и других социальных выплат.

Что такое вкладыш к трудовой книжке

Вкладыш – дополнительный лист формата А4, который пришивается к трудовой книжке и используется, когда места для записи в основном бланке заканчивается или когда требуется оформить запись, не предусмотренную стандартными строками (например, увольнение по инициативе работника, перевод на другую работу внутри организации и т.п.).

Основные характеристики вкладыша:

• имеет те же реквизиты, что и трудовая книжка (номер, серия, дата выдачи);
• заполняется тем же порядком, что и основной бланк;
• после заполнения вкладыш прошивается к книжке ниткой и опечатывается печатью организации.

Прием на работу: запись в трудовой книжке

Когда делается запись в основной бланке

Запись о приёме на работу вносится в трудовую книжку в следующих случаях:

• первый приём сотрудника в организацию (когда у него ещё нет трудовой книжки или она была утеряна и восстановлена);
• перевод сотрудника из другого подразделения той же организации, если перевод оформляется как новый трудовой договор (например, при смене юридического лица);
• восстановление трудовой книжки после утери или порчи – в этом случае делается запись о выдаче дубликата, а затем о приёме на работу.

Как правильно оформить запись

1. В графе «Дата» указывается день, месяц и год принятия на работу (формат ДД.ММ.ГГГГ).
2. В графе «Наименование организации, её структурное подразделение (если есть)» пишется полное наименование работодателя согласно учредительным документам.
3. В графе «Должность, профессия, специальность» указывается должность, указанная в трудовом договоре.
4. В графе «Основание для записи» пишется номер и дата приказа о приёме на работу (например, «Приказ № 123 от »).
5. Запись завершается подписью уполномоченного лица (обычно руководителя отдела кадров) и печатью организации.

Пример записи:

 ООО «ТехноСервис», отдел разработки Инженер-программист Приказ № 45 от Подпись ___________ Печать

Увольнение: запись во вкладыше

Когда используется вкладыш

Запись об увольнении вносится во вкладыш, если:

• в основной трудовой книжке закончились свободные строки для записи о прекращении трудового договора;
• увольнение происходит по инициативе работника (ст. 80 ТК РФ) и требуется отдельное оформление, не совпадающее со стандартной строкой «Уволен»;
• необходимо отразить дополнительные сведения (например, выплату выходного пособия, компенсацию за неиспользованный отпуск) в виде пояснительной записи;
• организация ведёт электронные трудовые книжки, а бумажный вариант используется только как резерв, и для увольнения делается отдельный вкладыш.

Порядок заполнения вкладыша при увольнении

1. В графе «Дата» указывается последний день работы (день увольнения).
2. В графе «Наименование организации…» пишется полное наименование работодателя.
3. В графе «Должность, профессия, специальность» указывается должность, которую занимал сотрудник на момент увольнения.
4. В графе «Основание для записи» указывается номер и дата приказа об увольнении, а также статья ТК РФ, на основании которой произошло расторжение договора (например, «Приказ № 78 от , ст. 80 ТК РФ – увольнение по собственному желанию»).
5. При необходимости в той же строке или в отдельной пояснительной записи указываются выплаты, причитающиеся сотруднику (выходное пособие, компенсация за отпуск и т.д.).
6. Запись завершается подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Пример записи во вкладыше:

 ООО «ТехноСервис», отдел разработки Инженер-программист Приказ № 78 от , ст. 80 ТК РФ – увольнение по собственному желанию Выходное пособие – 2 оклада, компенсация за отпуск – 14 календарных дней Подпись ___________ Печать

Правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 65, ст. 66, ст. 80, ст. 81, ст. 84.1).
• Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (учёт стажа).
• Приказ Минтруда России № 697н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения».
• Постановление Правительства РФ № 225 от «О ведении трудовых книжек».

Согласно этим нормам, запись о приёме на работу должна быть сделана не позднее пяти рабочих дней с момента допуска сотрудника к работе, а запись об увольнении – в день выдачи трудовой книжки (или вкладыша) сотруднику.

Особенности заполнения

Использование чернил и шрифта

Записи производятся пастой синего или чёрного цвета, печатным шрифтом высотой не менее 2,5 мм. Запрещено использовать карандаш, гелевые ручки или корректирующие жидкости.

Нумерация страниц

Если вкладыш состоит из нескольких листов, каждый лист нумеруется последовательно (1, 2, 3 …) в правом верхнем углу. На последнем листе делается отметка «Всего листов: X».

Хранение

Трудовая книжка с вкладышем хранится у сотрудника. При увольнении работник получает документ на руки под расписку. Работодатель обязан сохранить копию приказа о приёме/увольнении в личном деле сотрудника не менее 50 лет.

Электронные трудовые книжки

С 2021 года ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) возможно через портал «Госуслуги». При наличии ЭТК бумажная книжка ведётся только как резерв. В этом случае запись об увольнении может быть сделана исключительно в электронном виде, а вкладыш используется только при необходимости распечатать выписку из ЭТК.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие ссылки на приказ. Запись без номера и даты приказа считается неполной и может быть оспорена в суде. Решение: всегда указывать реквизиты приказа.
• Неправильное указание основания увольнения. Например, запись «Уволен» без указания статьи ТК РФ. Решение: прописывать конкретную норму (ст. 80, ст. 81 и т.д.).
• Использование корректирующей жидкости. Это приводит к признанию записи недействительной. Решение: при ошибке аккуратно зачёркивать неправильный текст одной линией, сверху писать правильную информацию и заверять подписью и печатью.
• Отсутствие печати. Запись без печати организации может быть признана недостоверной. Решение: ставить печать после каждой записи.
• Несвоевременное внесение записи. Задержка более пяти рабочих дней нарушает ТК РФ. Решение: вести журнал приёма/увольнения и контролировать сроки ответственным лицом (кадровик или руководитель отдела кадров).

Влияние на пенсию и социальные выплаты

Периоды работы, зафиксированные в трудовой книжке (включая записи во вкладыше), учитываются при расчёте:

• страхового стажа для назначения страховой пенсии по старости;
• среднего заработка для расчёта пособия по временной нетрудоспособности (больничного);
• выплаты пособия по беременности и родам;
• размера единовременной выплаты при увольнении (выходное пособие, компенсация за отпуск).

Если запись об увольнении отсутствует или содержит ошибки, это может привести к:

• неверному учёту стажа (переплата или недоплата пенсии);
• отказу в назначении пособия по болезни из-за недостатка подтверждённого стажа;
• необходимости восстанавливать трудовую книжку через суд, что влечёт дополнительные временные и финансовые затраты.

Рекомендации для работодателей и сотрудников

Для работодателей

1. Вести внутренний регламент по ведению трудовых книжек, включающий сроки внесения записей, ответственных лиц и порядок хранения.
2. Проводить ежеквартальный аудит трудовых книжек на наличие ошибок и своевременность записей.
3. Обучать сотрудников отдела кадров правилам заполнения бумажных и электронных трудовых книжек.
4. При переходе на электронные трудовые книжки сохранять бумажный экземпляр как резерв и регулярно синхронизировать данные.
5. Использовать шаблоны записей (например, типовые формулировки для приказа о приёме и увольнении) для снижения риска опечаток.

Для сотрудников

1. При получении трудовой книжки проверять наличие всех записей о приёме, переводах и увольнениях; требовать исправления ошибок сразу же.
2. Сохранять копии приказов о приёме и увольнении (можно сделать фото или скан) – они пригодятся при споре о стаже.
3. При утере трудовой книжки немедленно обращаться в отдел кадров работодателя для выдачи дубликата; при этом потребуется предоставить справки о периодах работы.
4. Следить за тем, чтобы при увольнении вам была выдана трудовая книжка (или вкладыш) под расписку в день последнего рабочего дня.
5. При переходе на новую работу предоставлять новую трудовую книжку только после проверки её корректности предыдущим работодателем.

Запись о приёме на работу в трудовой книжке и запись об увольнении во вкладыше – два взаимодополняющих элемента, которые вместе формируют полную и достоверную картину трудовой биографии гражданина. Соблюдение установленного порядка заполнения, своевременность и точность данных напрямую влияют на пенсионные права, право на социальные выплаты и защиту интересов работника в случае трудовых споров.

Работодателям следует уделять должное внимание обучению кадрового персонала и внутреннему контролю, а сотрудникам – проявлять бдительность при получении и проверке своих трудовых документов. Только совместное соблюдение норм законодательства и аккуратность в оформлении обеспечит надежную защиту трудовых прав и гарантирует корректный расчёт всех социальных выплат.