Трудовая книжка — основной документ работника, фиксирующий всю его трудовую деятельность․ Когда в одном из разделов («Сведения о работе» или «Сведения о награждении») заканчиваются страницы, для продолжения записей используется вкладыш․ Это неотъемлемая часть трудовой книжки, оформляемая по строгим правилам․
Когда и зачем оформляется вкладыш?
Вкладыш вшивается в трудовую книжку в двух основных случаях:
- Заполнены все страницы одного из разделов (работа или награждения)․
- Для исключения риска утери или повреждения самой книжки (на усмотрение работодателя)․
Важно! С 2026 года действует новая форма вкладыша (Приложение № 1 к Приказу Минтруда России № 320н)․ В нём:
- Для раздела «Сведения о работе» — 12 разворотов (24 страницы)․
- Для раздела «Сведения о награждении» — 5 разворотов (10 страниц)․
Образец титульного листа вкладыша
Титульный лист вкладыша идентичен титульному листу самой трудовой книжки․ Заполняется следующим образом:
- ФИО работника — указываются действующие на момент оформления фамилия, имя, отчество․ Если сотрудник менял фамилию, указывается новая, без ссылок на старую․
- Дата рождения — число, месяц, год․
- Сведения об образовании, актуальный уровень (например, «высшее»)․ Если образование изменилось, вносятся новые данные․
- Дата заполнения — фактическая дата оформления вкладыша (день, месяц, год)․
- Подписи:
- Подпись работника․
- Подпись ответственного сотрудника кадровой службы (или иного уполномоченного лица)․
- Печать — ставится печать организации (работодателя), которая выдает вкладыш․
Пример заполнения титульного листа (схематично):
ТРУДОВАЯ КНИЖКА ВКЛАДЫШ Фамилия: ИВАНОВА Имя: МАРИЯ Отчество: СЕРГЕЕВНА Дата рождения: Образование: высшее Заполнено: 12 марта 2026 г․ ____________________ (подпись работника) ____________________ (подпись сотрудника кадровой службы) Печать организации
Ключевые правила заполнения записей во вкладыше
Записи о работе в вкладыше ведутся в том же порядке и по тем же правилам, что и в основной книжке:
- Нумерация — продолжается с последнего номера записи в соответствующем разделе основной трудовой книжки․ Например, если последняя запись в разделе «Сведения о работе» была под № 29, то первая запись во вкладыше будет под № 30․
- Содержание записи, полностью идентично записи, которая должна была бы быть в основной книжке: наименование организации, дата заключения/расторжения трудового договора, основание, должность, подразделение․
- Подпись и печать — каждая запись завершается подписью руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью․
Обязательные отметки о выдаче вкладыша
На титульном листе самой трудовой книжки (не во вкладыше!) необходимо поставить штамп или сделать запись:
«Выдан вкладыш»
«Дата выдачи: «___» __________ 20__ г․»
Подпись ответственного лица
Печать организации
Эта отметка подтверждает, что вкладыш является частью данного документа․
Особые случаи
Смена фамилии (имени, отчества) работника
Во вкладыше указывается новая фамилия․ При этом в разделе «Сведения о работе» в графе «Запись» можно добавить уточнение: «Ранее — Иванова Мария Сергеевна»․ Но основное правило — действующие на дату оформления данные․
Запись попала не в тот раздел
Если запись об увольнении/приёме ошибочно внесена в раздел «Сведения о награждении», её необходимо:
- Зачеркнуть одной жирной чертой (не исправлять и не заклеивать)․
- Сверху указать правильный раздел и оформить запись заново․
- Сделать отметку «Запись перенесена» с подписью и печатью․
Пошаговая инструкция: как оформить вкладыш
- Определите необходимость․ Проверьте, заполнены ли все страницы в одном из разделов․
- Возьмите правильный бланк․ Используйте вкладыш формы, утверждённой Приказом Минтруда № 320н (с 12 и 5 разворотами)․
- Заполните титульный лист вкладыша актуальными данными работника, датой, подписями и печатью․
- Сделайте отметку на основной книжке штампом «Выдан вкладыш» с датой․
- Внесите записи о работе во вкладыш, начиная с порядкового номера, следующего за последним в основной книжке․
- Пронумеруйте страницы вкладыша, продолжив общую нумерацию трудовой книжки (например, если последняя страница книги № 50, то первая страница вкладыша — № 51)․
- Вшейте вкладыш в трудовую книжку сразу после титульного листа или после завершённого раздела․
Краткая памятка (чек-лист)
- ✅ Используйте новый бланк вкладыша (Приказ Минтруда № 320н)․
- ✅ На титульном листе вкладыша, действующие ФИО и данные работника․
- ✅ На титульном листе основной книжки, штамп «Выдан вкладыш» с датой․
- ✅ Нумерация записей во вкладыше — продолжение общей нумерации․
- ✅ Каждая запись завершается подписью и печатью работодателя․
- ✅ Вкладыш неотъемлемая часть трудовой книжки, хранится и передаётся вместе с ней․
Правильное оформление вкладыша в трудовую книжку — это залог юридической чистоты документа․ Все действия должны быть прозрачными, с чёткими подписями, печатями и продолжением нумерации․ При сомнениях всегда сверяйтесь с актуальными формами бланков и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв․ Постановлением Минтруда России от № 69)․
Примечание: Данная статья носит справочно-информационный характер․ Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом или кадровым специалистом․