Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. С 2021 года в России начался переход на электронный формат ведения трудовых книжек, однако бумажные версии до сих пор остаются актуальными для многих работников и организаций. В 2026 году требования к оформлению, хранению и использованию трудовых книжек и вкладышей остаються строго регламентированными законодательством. Ниже подробно рассмотрены все ключевые аспекты.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк, который используется для продолжения записи трудовой деятельности работника, если основная трудовая книжка заполнена. Вкладыш имеет такую же юридическую силу, как и сама трудовая книжка, и является её неотъемлемой частью.

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 225 (в ред. 2025–2026 гг.), вкладыш выдаётся работодателем в следующих случаях:

• заполнены все страницы раздела «Сведения о работе»;
• заполнены все страницы раздела «Сведения о награждениях и поощрениях»;
• требуется оформление дубликата трудовой книжки, и в нём не хватает места для новых записей.

Обязательно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?

Важно! С 1 сентября 2021 года вшивание вкладыша в трудовую книжку больше не является обязательным. Это прямо указано в пункте 32 Порядка ведения трудовых книжек, утверждённого Приказом Минтруда России от № 689н (действует в 2026 году).

Работодатель может:

• вшить вкладыш в трудовую книжку (по желанию работника или по внутренней политике организации);
• просто приложить вкладыш к трудовой книжке и скрепить их вместе (например, с помощью скрепки или брошюровки);
• не вшивать, но обязательно зарегистрировать вкладыш в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей.

Таким образом, вшивание — это удобство, а не требование. Главное — чтобы вкладыш был правильно оформлен, пронумерован, прошнурован и скреплён подписью уполномоченного лица.

Требования к оформлению вкладыша

Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по строго установленному образцу и должен соответствовать следующим требованиям:

Внешний вид и бланк

• Бланк вкладыша изготавливается только уполномоченными организациями (например, ФГУП «Знак» или другими производителями, включёнными в реестр Минтруда РФ).
• На ьном листе вкладыша указываются: серия, номер, наименование организации-изготовителя, дата выпуска.
• Вкладыш не может быть изготовлен в домашних условиях или на обычной бумаге, это недопустимо.

Заполнение вкладыша

• Записи в вкладыше ведутся только светостойкими чернилами (чёрными или синими), не допускается использование карандаша, фломастера или корректора.
• Записи должны быть чёткими, разборчивыми, без помарок и исправлений.
• На ьном листе вкладыша указываются:
• ФИО работника;
• дата рождения;
• дата начала работы в данной организации;
• подпись работника;
• подпись уполномоченного лица (кадровика или руководителя);
• печать организации (если она есть).
• Все записи в вкладыше оформляются в том же порядке, что и в основной трудовой книжке: дата, реквизиты приказа, наименование подразделения, должность.

Печать на трудовой книжке и вкладыше

Согласно распоряжениям и внутренним регламентам организаций, печать на трудовой книжке и вкладыше ставится не всегда обязательна, но рекомендуется для усиления юридической значимости документа.

Если организация имеет печать отдела кадров, то:

• печать ставится на ьном листе трудовой книжки и вкладыша;
• печать должна содержать: наименование организации, надпись «Отдел кадров»;
• печать ставится в правом нижнем углу ьного листа.

Важно: отсутствие печати не является основанием для признания документа недействительным, если все другие требования соблюдены.

Регистрация и хранение трудовых книжек и вкладышей

Каждая трудовая книжка и каждый вкладыш подлежат обязательной регистрации в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей. Эта книга ведётся в каждой организации, где есть работники.

Основные требования к хранению:

1. Регистрация — все полученные от работников трудовые книжки и вкладыши регистрируются в Книге учёта с присвоением номера и даты поступления.
2. Хранение — трудовые книжки и вкладыши хранятся в сейфе или специальном шкафу с доступом только уполномоченных лиц (кадровый отдел, бухгалтерия).
3. Ответственность, за сохранность трудовых книжек отвечает лицо, назначенное приказом руководителя (обычно кадровик).
4. Срок хранения, после увольнения работника трудовая книжка с вкладышем хранится в организации не менее 50 лет.
5. Передача — при увольнении трудовая книжка (вместе с вкладышем) выдаётся работнику под роспись в Книге учёта.

Дубликат трудовой книжки и вкладыша

Если трудовая книжка утеряна, повреждена или уничтожена, работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 рабочих дней с момента обращения работника.

На ьном листе дубликата проставляется надпись: «Дубликат» в правом верхнем углу. Дубликат может быть оформлен как на новой трудовой книжке, так и на вкладыше, если основная книжка уже заполнена.

Все записи в дубликате восстанавливаются на основании:

• архивных данных;
• справок с предыдущих мест работы;
• данных Пенсионного фонда РФ.

Кто платит за вкладыш в 2026 году?

Работник не платит за вкладыш! Согласно Трудовому кодексу РФ и Правилам ведения трудовых книжек, затраты на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей несёт работодатель.

Это означает, что:

• если работнику требуется вкладыш — работодатель обязан его приобрести за счёт средств организации;
• никакие платежи с работника за бланки, штампы, вшивание или оформление вкладыша не допускаются;
• если работодатель требует оплату — это нарушение трудового законодательства и может быть обжаловано в трудовой инспекции или суде.

Особенности ведения в 2026 году: переход на электронные трудовые книжки

С 2021 года работники могут выбрать: хранить трудовую книжку в бумажном виде или перейти на электронный формат. В 2026 году:

• для новых работников, устраивающихся впервые, бумажные трудовые книжки не заводятся — все данные вносятся в электронную базу Пенсионного фонда РФ;
• для работников, уже имеющих бумажные трудовые книжки, выбор остаётся: можно оставить бумажную версию или перевести данные в электронный вид;
• если работник выбрал бумажный вариант — вкладыши оформляються и учитываются в соответствии с вышеуказанными правилами.

Электронные трудовые книжки не требуют вкладышей — все записи хранятся в единой базе, доступ к которой имеют работодатели и Пенсионный фонд.

В 2026 году требования к трудовым книжкам и вкладышам остаются строгими, но гибкими. Главное — соблюдать:

• правила оформления записей (светостойкие чернила, отсутствие исправлений);
• обязательную регистрацию в Книге учёта;
• ответственность работодателя за приобретение и хранение бланков;
• отсутствие платы за вкладыш с работника;
• необязательность вшивания вкладыша — достаточно его правильного оформления и учёта.

Соблюдение этих требований гарантирует юридическую чистоту трудового стажа работника и защиту прав как сотрудников, так и работодателей.

Важно помнить: даже в эпоху цифровизации бумажные трудовые книжки и вкладыши остаются важным элементом кадрового учёта. Их правильное ведение — залог беспроблемного оформления пенсии, компенсаций и других социальных гарантий.