Трудовая книжка и вкладыш в неё — это документы строгой отчётности, которые требуют бережного отношения и точного следования правилам ведения․ Однако на практике нередки ситуации, когда бланки приходят в негодность: они могут быть залиты водой при коммунальной аварии, порваны при переезде или повреждены самим работником․ В таких ситуациях кадровику необходимо действовать чётко в соответствии с законодательством, чтобы избежать штрафов и проблем с будущей пенсией сотрудника․
Основные причины порчи вкладышей
Вкладыш может быть испорчен по разным причинам, которые можно разделить на две группы:
- Вина работодателя: затопление кабинета, пожар, утрата журналов учёта и самих бланков при переезде или ремонте, случайное повреждение при заполнении (опечатка, помарка)․
- Вина работника: неаккуратное хранение (например, вырванные страницы, порванная обложка, склеенная скотчем), утеря документа по собственной халатности․
Независимо от причины, испорченный бланк не может быть выброшен или просто заменен на новый без документального оформления․
Порядок действий при порче вкладыша работодателем
Если вкладыш был испорчен сотрудником кадровой службы при заполнении (допущена ошибка, внесена некорректная запись) или пострадал по вине организации (например, при затоплении), работодатель обязан провести процедуру списания и уничтожения бланка․
Создание комиссии
Для списания любого документа строгой отчётности, коим является вкладыш, приказом руководителя создаётся специальная комиссия․ В её состав обычно входят представитель кадровой службы, бухгалтер и руководитель подразделения․
Составление акта о списании
Комиссия составляет акт о списании (и уничтожении) испорченных бланков трудовой книжки и вкладыша в неё․ Законодательством не установлена унифицированная форма такого акта, поэтому организация разрабатывает её самостоятельно․ В акте обязательно указываются:
- Название и реквизиты испорченного документа (серия, номер вкладыша);
- Количество испорченных бланков;
- Причина списания (например, «допущена ошибка при внесении записи о приёме на работу» или «испорчен в результате залива кабинета»);
- Подписи всех членов комиссии․
Уничтожение бланка
На основании составленного акта испорченный вкладыш уничтожается (например, шредерируется или сжигается)․ Сам акт подшиваеться в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них․
Как исправить некорректную запись о вкладыше на обложке?
Частая проблема — неверное указание серии и номера вкладыша на внешней обложке трудовой книжки․ Зачеркивать эти данные нельзя! Исправление производится следующим образом:
- На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается запись: «Запись о вкладыше за номером таким-то считать недействительной․ Выдан вкладыш серии ․․․ номер ․․․»․
- Ставится ссылка на подтверждающий документ (это может быть акт о списании испорченного бланка вкладыша или журналы учёта трудовых книжек, где отражено, какой вкладыш реально был выдан сотруднику)․
- Вся запись заверяется печатью организации (при наличии) и подписью сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек․
Если вкладыш испорчен или утерян работником
Ситуация усложняется, если документ пострадал по вине самого работника․ В форумах кадровиков часто встречаются описания случаев, когда работники приносят трудовые книжки с вырванными страницами, склеенными скотчем обложками и повреждёнными вкладышами․
В таком случае работодатель не имеет права просто вшить новый вкладыш в повреждённую книжку․ Если записи ещё можно прочитать, кадровик должен:
- Снять копии со всех поврежденных страниц (заверить их при необходимости);
- Оформить дубликат трудовой книжки, в который перенести все сохранившиеся сведения о стаже работника․
Кто оплачивает стоимость нового бланка?
Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан удерживать с работника стоимость бланка трудовой книжки или вкладыша к ней, если первоначальная книжка или вкладыш были испорчены не работодателем․ Таким образом, если сотрудник сам потерял или испортил документ, стоимость нового чистого бланка (или оформления дубликата) вычитаеться из его заработной платы по заявлению или оформляется как добровольное возмещение․
Ответственность за утрату журналов учёта и вкладышей
Иногда у работодателей теряются не только сами документы работников, но и журналы регистрации, книги учёта трудовых книжек и вкладышей в них․ Это может произойти при переезде, ремонте или в результате форс-мажора (коммунальная авария);
Важно помнить, что утрата таких журналов, это серьёзное нарушение․ Если журнал учёта утерян, работодателю необходимо:
- Создать комиссию для выяснения причин утраты;
- Составить акт об утрате журнала учёта;
- Издать приказ о назначении ответственных лиц и заведении новой книги учёта;
- Восстановить данные по возможности (путём запроса у работников сведений о выданных им вкладышах и сбора подтверждающих справок с предыдущих мест работы)․
Испорченный вкладыш в трудовую книжку — это не повод для паники, но сигнал к строгому документальному оформлению․ Главное правило кадровика: ни один бланк строгой отчётности не может быть уничтожен без акта о списании, а любые исправления на обложке трудовой должны подкрепляться ссылками на подтверждающие документы․ Бережное отношение к этим документам и грамотное ведение журналов учёта позволит избежать множества проблем как для работодателя, так и для сотрудника․