Вопросы, связанные с трудовой книжкой (ТК) и временным отсутствием сотрудника, регулярно вызывают сложности у кадровиков и руководителей. Неправильное оформление может привести к претензиям со стороны контролирующих органов (Роструда) или судебным спорам. Данная статья подробно разбирает ключевые аспекты: как действовать, когда у отсутствующего работника нет ТК, как оформить замещение и что изменилось с приходом электронных трудовых книжек (ЭТК).

Кто считается временно отсутствующим работником?

Под временно отсутствующим понимается сотрудник, который по уважительной причине (болезнь, отпуск, командировка, выполнение государственных обязанностей и т.д.) не может исполнять свои трудовые функции, но трудовой договор с ним не расторгнут. Его место работы временно занимает другой сотрудник (замещающий).

Ситуация №1: У временно отсутствующего работника нет трудовой книжки

Это частая практическая проблема. Прием на работу без ТК возможен, но с соблюдением строгих процедур.

Основания для отсутствия ТК

Работник может не иметь ТК по следующим причинам:

• Принят на работу впервые (до 2025 г. — оформлялась бумажная ТК, с 2025/2026 г. для новых работников — только электронная).
• Утерял, повредил свою бумажную ТК.
• Не получил ее от предыдущего работодателя (например, был уволен, но не забрал документ).
• Ранее не велась ТК (работал в сельском хозяйстве, у индивидуального предпринимателя без работников и т.д.).

Обязанности работодателя при приеме

Согласно части 2 статьи 67 Трудового кодекса РФ и разъяснениям Минтруда:

1. Работодатель обязан по письменному заявлению работника (с указанием причины отсутствия ТК) оформить ему новую трудовую книжку.
2. Новая ТК открывается на основании этого заявления и приказа работодателя.
3. Запись об общем и (или) непрерывном стаже, а также о причинах отсутствия предыдущей ТК вносится на основании документов, предоставленных работником (справки, выписки, его пояснения).
4. Если у работника ранее велась ЭТК, то он вправе получить информацию о своей трудовой деятельности из Информационных ресурсов Пенсионного фонда (СФР) по форме СТД-ПФР.

Важно! Прием на работу без ТК не освобождает работодателя от обязанности ее оформить. Удержание из заработной платы за выдачу ТК запрещено.

Ситуация №2: Оформление временного замещения (исполнения обязанностей)

Здесь ключевой вопрос: нужно ли вносить запись в трудовую книжку основного (отсутствующего) работника о том, что его обязанности временно исполняет кто-то другой?

Общий принцип

Нет, запись не требуется. Согласно части 2 статьи 72.2 ТК РФ, временный перевод на другую работу (включая исполнение обязанностей отсутствующего) не является основанием для изменения трудового договора. Поэтому в ТК основного работника не делается никаких примечаний о том, что его место временно занято другим лицом.

Как правильно оформить замещение?

Действия работодателя:

• Издание приказа (распоряжения) о временном исполнении обязанностей отсутствующего работника конкретным сотрудником. В приказе указываются: ФИО замещающего, период замещения, какие именно обязанности он исполняет, сохранение или изменение его основного оклада (часто сохраняется основной оклад, но могут быть выплачены доплаты).
• Оформление записи в ТК замещающего не делается. Его основная запись о приеме на работу остается без изменений. Факт временного замещения подтверждается только приказом и дополнительным соглашением.

Особенности замещения при вредных/опасных условиях труда

Если замещаемый работник имел право на дополнительные гарантии и компенсации (повышенная оплата, сокращенный рабочий день, доп. отпуск) из-за класса условий труда (например, 3.1 или 3.2), то эти гарантии:

• Сохраняются за основным работником на весь период его отсутствия.
• Не распространяются на замещающего, если он не был официально признан работающим в таких условиях. Замещающий получает только то, что предусмотрено его должностью и приказом о замещении (доплату за совмещение и т.д.).

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и временное отсутствие

С 2021 года в России действует система ЭТК. С 2025 года для впервые принимаемых на работу оформляется только ЭТК.

Как выглядит информация об отсутствии в ЭТК?

В электронной базе СФР отсутствие работника отражается через:

• Отсутствие сведений о трудовом договоре на период увольнения (если он был уволен и не восстановлен).
• Наличие записи об увольнении с указанием даты.
• При временном отсутствии (отпуск, больничный) запись о трудовом договоре остается активной, но в сведениях о кадровых назначениях может быть указана причина отсутствия (например, «временная нетрудоспособность»).

Что должен делать работодатель?

Прием, перевод, увольнение и иные кадровые события с участием ЭТК отражаются работодателем в Сведении о трудовой деятельности (форма ЕФС-1), которые подаются в СФР. Факт временного замещения в ЕФС-1 не отражается отдельной строкой. Изменяется только запись о замещающем сотруднике (если для него меняются условия труда), а не об отсутствующем.

Ответственность работодателя

Нарушения правил оформления ТК влекут административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Неоформление или неправильное оформление ТК — штраф от 5 000 до 50 000 руб. для юрлиц.
• Невыдача ТК по первому требованию работника — штраф от 30 000 до 50 000 руб.
• Уничтожение или повреждение ТК — штраф от 50 000 до 70 000 руб.

Пример: Если работник уволен, но не забрал свою ТК, работодатель обязан хранить ее. Выдача по первому требованию — обязанность. Если работник не явился, нужно направить ему ТК заказным письмом с уведомлением и зафиксировать факт отправки.

Краткий алгоритм действий для работодателя

1. При приеме на работу сотрудника без ТК: запросить письменное заявление с причиной отсутствия. Оформить новую ТК (бумажную или ЭТК).
2. При временном отсутствии основного работника: издать приказ о замещении, при необходимости заключить доп. соглашение с замещающим. Не вносить записи в ТК отсутствующего.
3. При наличии ЭТК: все кадровые события отражать в ЕФС-1. Запись о временном замещении в ЕФС-1 не требуется.
4. При увольнении: выдать ТК (бумажную или выписку из ЭТК) в день увольнения. Если работник отсутствует, отправить заказным письмом.

Трудовая книжка на время отсутствующего работника — это не документ, который нужно «вести» в период его отпуска или болезни. Это документ, который остается у работодателя (бумажный вариант) или хранится в базе СФР (электронный вариант) без изменений. Основное внимание работодатель должен уделить:

• Правильному оформлению новой ТК, если у сотрудника ее не было.
• Оформлению приказа о замещении и изменению условий труда у замещающего.
• Своевременному информированию СФР через ЕФС-1.

Соблюдение этих простых правил избавит организацию от проблем с трудовым законодательством и гарантирует защиту прав как отсутствующего, так и замещающего сотрудника.

Статья подготовлена на основе анализа актуальных норм Трудового кодекса РФ, разъяснений Минтруда России и практики Роструда (информация актуальна на 2026 год).