Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и опыт работы гражданина. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат все еще актуален для многих сотрудников, особенно тех, кто вел его до 2020 года или подал соответствующее заявление. Особое внимание следует уделить записям о работе по совместительству, так как здесь существует множество нюансов, игнорирование которых может привести к проблемам при расчете пенсии или приеме на новую работу.

В этой статье мы подробно разберем, кто, когда и как должен вносить записи о совместительстве, какие документы для этого требуются и каких ошибок стоит избегать.

Кто вносит запись о совместительстве?

Самый важный принцип, который нужно запомнить: запись о работе по совместительству вносит работодатель по основному месту работы, а не тот работодатель, у которого сотрудник работает совместителем.

Это правило закреплено в Трудовом кодексе РФ (ст. 66 ТК РФ). Работодатель, у которого человек работает по совместительству, не имеет права делать записи в его трудовую книжку, даже если сотрудник об этом просит. Единственное, что может сделать работодатель по совместительству — выдать справку или копию приказа о приеме/увольнении, которые сотрудник передаст по основному месту работы.

Почему именно так?

• Трудовая книжка должна храниться по основному месту работы.
• Сотрудник может иметь множество мест работы по совместительству, и вести одну книжку у всех работодателей физически невозможно.
• Ответственность за правильность ведения документа несет основной работодатель.

Когда вносится запись?

Запись о приеме на работу по совместительству вносится по желанию работника. Это не обязанность, а право сотрудника. Если работник не изъявил желания внести такую запись, основной работодатель не вправе делать это самостоятельно.

Важные моменты по срокам:

1. Запись вносится в любой момент, пока сотрудник работает по совместительству (не обязательно в день приема).
2. Чаще всего запись вносят одновременно с записью об увольнении с работы по совместительству, чтобы сразу отразить весь период работы.
3. Запись можно внести и после увольнения с работы по совместительству, если сотрудник предоставил необходимые документы.

Какие документы необходимы?

Для внесения записи основной работодатель должен иметь на руках подтверждающие документы. Поскольку он не оформлял сотрудника на работу по совместительству, ему нужны доказательства факта работы.

Сотрудник должен предоставить один из следующих документов:

• Копию приказа о приеме на работу по совместительству (заверенную работодателем по совместительству).
• Копию приказа об увольнении с работы по совместительству.
• Справку от работодателя по совместительству, содержащую реквизиты приказа о приеме и увольнении, должность и период работы.
• Копию трудового договора (менее предпочтительно, так как договор подтверждает намерения, а приказ, факт допуска к работе, но в практике часто принимается).

Рекомендация: Лучше всего запрашивать у сотрудника заверенную копию приказа об увольнении, так как она фиксирует весь период работы сразу.

Алгоритм внесения записи (Пошаговая инструкция)

Процесс внесения записи строго регламентирован Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Нарушение порядка может привести к признанию записи недействительной.

Шаг 1. Проверка документов

Убедитесь, что сотрудник написал заявление о внесении записи (желательно в письменном виде для внутреннего архива) и предоставил заверенные копии приказов или справок.

Шаг 2. Заполнение граф трудовой книжки

Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Нумерация записей продолжается сквозная (не начинается заново для каждого раздела).

Пример заполнения по графам:

• Графа 1 (№ записи): Указывается следующий порядковый номер записи в этом разделе.
• Графа 2 (Дата):
  • Если вносится запись о приеме и увольнении одновременно (период уже завершен), в графе 2 указывается дата увольнения (или дата внесения записи, но правильнее указывать даты периодов в тексте или использовать две строки).
  • Правильный подход для периода: Часто кадровики вносят две отдельные записи: одну о приеме (с датой приема) и сразу же под ней об увольнении (с датой увольнения). Либо вносят одну запись, где в графе 3 описывают весь период.
  • Согласно актуальной практике, при внесении записи постфактум (когда работа уже завершена), в графе 2 ставится дата вносимой записи, а в графе 3 указывается период работы.
• Графа 3 (Сведения о работе): Здесь указывается:
  
  «Принят в [название организации] в [название отдела] на должность [должность] по совместительству с [дата приема] по [дата увольнения].»
  
  Основанием указывается документ: «Приказ от [дата] № [номер]».
• Графа 4 (Документ-основание): Указывается наименование, номер и дата документа, на основании которого внесена запись (копия приказа или справка, предоставленная сотрудником).

Шаг 3. Подпись и печать

Запись должна быть заверена:

1. Подписью ответственного лица (кадровика или руководителя), уполномоченного на ведение трудовых книжек.
2. Подписью самого работника (он подтверждает, что ознакомился с записью).
3. Печатью организации (если организация использует печать в своей деятельности). Печать ставится так, чтобы частично захватывала должность ответственного лица.

Пример правильной записи

Представим ситуацию: Иванов И.И. работал в ООО «Вектор» по основному месту работы. С по он работал по совместительству в АО «Старт» менеджером. он принес в ООО «Вектор» копию приказа об увольнении из АО «Старт» и попросил внести запись.

Как это будет выглядеть в трудовой книжке:

Частые ошибки и как их избежать

Даже незначительные неточности могут создать проблемы в будущем. Вот чего делать нельзя:

• Вносить запись без документов; Никогда не полагайтесь только на слова сотрудника. Требуйте заверенную копию приказа или справку.
• Вносить запись, если сотрудник не просил. Это нарушение права работника распоряжаться своей трудовой книжкой.
• Путать совместительство с совмещением. Совмещение (дополнительная работа у того же работодателя) в трудовую книжку не вносится.
• Использовать сокращения в названии должности или организации, если они не общеприняты.
• Забывать подпись работника. Без его подписи запись считается недействительной.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и совместительство

С 2020 года в России внедряются электронные трудовые книжки. Если сотрудник перешел на ЭТК:

• Основной работодатель также вносит сведения о работе по совместительству в систему Пенсионного фонда (СФР) на основании предоставленных документов.
• Сотрудник может получить выписку из ЭТК в любое время через Госуслуги или в МФЦ.
• Если у сотрудника осталась бумажная книжка (он не выбрал переход на ЭТК до конца 2020 года), записи вносятся в нее в обычном порядке, как описано выше.

Правильное оформление записей о совместительстве, это залог чистого трудового стажа сотрудника и отсутствие вопросов со стороны проверяющих органов. Главное правило для работодателя: вносим запись только по основному месту работы, только по желанию сотрудника и только на основании официальных документов. Соблюдение этих простых правил поможет избежать юридических рисков и сохранит доверие сотрудников.

Помните: трудовая книжка — это документ, который формируется на десятилетия. Ошибки, допущенные сегодня, могут всплыть при оформлении пенсии через 20 лет.