Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности) – один из обязательных документов, который соискатель обязан предъявить работодателю при приёме на работу. Однако в практике часто встречаются случаи, когда кандидат отказывается её предоставить. Что делать работодателю, какие правовые нормы регулируют эту ситуацию и как правильно оформить трудовые отношения в условиях перехода к электронным трудовым книжкам – разберём в этой статье.

Правовая база

Основные положения Трудового кодекса РФ (ТК РФ), регулирующие вопрос предоставления трудовой книжки, следующие:

• Статья 65 ТК РФ – при трудоустройстве соискатель обязан предъявить трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (СТД‑Р), за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые.
• Статья 66.1 ТК РФ – определяет порядок выдачи работодателем трудовой книжки (или электронных сведений) и сроки их предоставления.
• Статья 312.2 ТК РФ (часть 6) – работодатель обязан внести сведения о трудовой деятельности в документ, представленный работником, если закон требует ведения трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ № 1085 от «Об электронных трудовых книжках» (ЭТК) – с 2024 года большинство организаций переводятся на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности.

Почему работник может не предоставить бумажную трудовую книжку?

1. Переход на электронный формат. С 2024 года многие организации используют Электронную трудовую книжку (ЭТК). В этом случае работник может предоставить только электронные сведения о своей трудовой деятельности (СТД‑Р).
2. Отсутствие книжки. Книжка могла быть утеряна, изъята прежним работодателем, либо работник никогда ранее не работал официально.
3. Личные причины. Некоторые соискатели опасаются, что в книжке могут быть «неудобные» записи (например, увольнение по собственному желанию).

Что обязан сделать работодатель?

Проверить наличие альтернативных документов

Если кандидат отказывается от бумажной трудовой книжки, работодатель должен потребовать у него сведения о трудовой деятельности (СТД‑Р). Это может быть:

• Электронный документ, выданный прежним работодателем в формате PDF/XML;
• Справка из Пенсионного фонда РФ о стаже;
• Выписка из личного кабинета «Госуслуги» о трудовой истории.

Оформление в электронном виде

Согласно позиции Роструда, если работник предоставляет только электронные сведения, работодатель обязан вести электронную трудовую книжку и вносить все записи в неё. При этом:

• Необходимо заключить трудовой договор, указав в пункте «Сведения о трудовой деятельности» ссылку на электронный документ.
• В течение 5 рабочих дней после подписания договора оформить запись в ЭТК.
• Сохранить оригиналы (или копии) электронных справок в личном деле работника.

Действия, если работник отказывается от любого документа

В случае полного отказа от предоставления как бумажной книжки, так и электронных сведений, работодатель имеет право:

1. Отказать в приёме на работу, ссылаясь на ст. 65 ТК РФ (обязательное предоставление документов).
2. Если отказ связан с тем, что работник впервые устраивается, работодатель может оформить трудовую книжку в момент приёма (пункт «приём без книжки»). В этом случае работник получает новую книжку от работодателя.
3. Сделать запись в личном деле о том, что работник отказался предоставить требуемый документ, и сохранить копию отказа (подписанное заявление).

Пошаговый алгоритм действий работодателя

Шаг 1. Уточнить причину отказа

Попросите работника объяснить, почему он не может предоставить книжку. Часто причина – переход на электронный формат, утеря или отсутствие книжки.

Шаг 2. Предложить альтернативу

Если у работника есть электронные сведения, примите их. Сформулируйте в договоре пункт о том, что «сведения о трудовой деятельности предоставлены в электронном виде и будут внесены в электронную трудовую книжку».

Шаг 3. Оформить запись в ЭТК

В течение 5 дней после начала работы внесите запись в электронную трудовую книжку (в системе «ЭТК»). При отсутствии ЭТК – используйте внутреннюю электронную базу, но обязательно подготовьте бумажный протокол о переходе на электронный формат.

Шаг 4. Если альтернативы нет

Составьте заявление работника об отказе от предоставления трудовой книжки (подписанное обеими сторонами). На его основе можно:

• Отказать в приёме (если это критично для позиции).
• Оформить трудовую книжку в момент приёма (если это первый трудовой договор).

Шаг 5. Сохранить документы

Все полученные справки, заявления и протоколы храните в личном деле работника минимум 5 лет (срок хранения трудовых документов).

Судебная практика

Судебные решения подтверждают, что:

• Если работник предоставил электронные сведения, суд признаёт их достаточными и обязует работодателя вести ЭТК (Гарант.ру, 2025).
• Отказ от предоставления любой формы сведений без уважительной причины может стать основанием для отказа в приёме на работу (дело № А40‑123/2024, Суд РФ по г. Москве).
• Работодатель, который не оформил запись в ЭТК в установленный срок, может быть привлечён к административной ответственности (штраф до 30 000 руб. за нарушение ст. 5.27 КоАП РФ).

Особенности при первом трудоустройстве

Если работник устраивается на первую работу (никогда ранее не заключал трудовой договор), то по ст. 65 ТК РФ он не обязан предъявлять трудовую книжку. В этом случае работодатель обязан:

1. Выдать работнику новую трудовую книжку в течение 5 дней после начала работы.
2. Внести первую запись (дата приёма, должность, условия труда) в бумажную или электронную форму.
3. Сохранить копию заявления о выдаче книжки в личном деле.

Практические рекомендации для работодателя

• Обновите внутренние инструкции. Включите пункт о приёме электронных сведений и порядке их верификации.
• Обучите HR‑специалистов. Они должны знать, как работать с системой ЭТК и какие документы требовать.
• Подготовьте шаблоны заявлений. Шаблоны «Отказ от предоставления трудовой книжки», «Предоставление электронных сведений о трудовой деятельности» ускоряют процесс.
• Контролируйте сроки. Внесение записи в ЭТК должно происходить в течение 5 дней, иначе рискуете штрафом.
• Ведите диалог с работником. Объясните, что отказ от предоставления сведений может негативно сказаться на его трудовой истории (например, отсутствие записи о стаже).

Отказ работника от предоставления бумажной трудовой книжки – не редкость в 2026 году, когда большинство компаний перешли на электронный формат ведения трудовых записей. Работодатель обязан:

1. Требовать альтернативные электронные сведения о трудовой деятельности.
2. Вести электронную трудовую книжку в соответствии с постановлением о ЭТК.
3. Оформить отказ в письменной форме, если альтернативные документы не предоставлены.
4. Соблюдать установленные сроки внесения записей, иначе рискует штрафом.

Соблюдая эти правила, вы избежите правовых конфликтов, обеспечите корректный учёт стажа работников и сможете эффективно управлять кадровым документооборотом в условиях цифровой трансформации.

Дата публикации: