Дата публикации: , 08:23
Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. Для индивидуального предпринимателя (ИП) правила её ведения несколько отличаются от требований к организациям, однако основные принципы остаются одинаковыми.
Правовая основа
Ведение трудовых книжек регулируется рядом нормативных актов:
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от № 320н;
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
- Требования к архивному делу, установленные законодательством РФ об архивном деле;
- Положения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (для сравнения практик).
С года в России действует форма трудовых книжек нового образца, а с года завершается переход на электронные трудовые книжки (ЭТК).
Кто отвечает за заверение записей?
Все записи, внесенные в трудовые книжки работников, должны быть заверены подписью:
- Руководителя организации;
- Лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- ИП, если он самостоятельно ведет книжку, – его подпись;
Если ИП назначил ответственного лица, то проблем с заверением записей не возникает.
Формы и порядок заполнения
Трудовую книжку можно оформить в бумажном виде или в электронном виде (ЭТК). Ниже – основные требования к заполнению бумажной формы.
Требования к оформлению
- Книга должна быть пронумерована и прошнурована;
- На первой странице указываются данные ИП (ФИО, ИНН, ОГРНИП, адрес)
- На каждой странице ставится порядковый номер записи;
- Записи вносятся без сокращений;
- В конце каждой записи ставится подпись работодателя (ИП) или уполномоченного лица;
- Печать организации (при наличии) не обязательна, но допускается;
- Не требуется скрепление сургучной печатью или опломбированием.
Что фиксируется в книжке
В трудовые книжки вносятся сведения о:
- Приёме на работу;
- Должности, условии труда;
- Расчёте заработной платы;
- Отдыхе, отпуске, больничных;
- Трудовых отношениях, включая увольнение;
- Изменениях в трудовых отношениях (повышение квалификации, перевод и т.д.).
Хранение и передача
По правилам, трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работником при увольнении, хранятся у работодателя до востребования. Для ИП это значит:
- Хранить книжку в офисе ИП или в личном деле;
- Обеспечить доступ к ней при необходимости (например, при проверке Рострудом);
- При увольнении выдавать работнику копию или выписку из книжки.
Электронные трудовые книжки хранятся в ЕИСОТ (Единая общероссийская система охраны труда) и в системе ПФР, что упрощает их выдачу и проверку.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С года в России активно внедряется электронный формат трудовых книжек. Основные особенности:
- Для каждого работника формируется индивидуальный отчёт по форме ЕФС‑1 (или СЗВ‑ТД для ЭТК);
- Все изменения вносятся в электронную форму, подписью ИП или назначенного лица;
- Электронные записи доступны в системе ПФР и в ЕИСОТ;
- Переход на ЭТК упрощает учёт и уменьшает нагрузку на бумажные документы.
Как оформить ЭТК
Выбрать подходящую программу (например, «Трудовая ведомость», «1С:Зарплата и управление персоналом» и др.).
Сформировать отчёт по форме ЕФС‑1 (или СЗВ‑ТД).
Внести данные о каждом работнике, подписать запись электронной подписью.
При необходимости распечатать отчёт для работника.
Частые вопросы ИП
- Можно ли вести трудовые книжки самостоятельно без привлечения бухгалтера? – Да, ИП может вести их самостоятельно, но рекомендуется пользоваться шаблонами и проверять соответствие требованиям закона.
- Нужна ли печать на книжке? – Печать не обязательна; достаточно подписи ИП.
- Как оформить дубликат при утере оригинала? – Дубликат оформляется в том же образце, подписывается ИП и указывается «дубликат».
- Можно ли заверять записи только подписью, без даты? – Да, но рекомендуется указывать дату записи для ясности.
- Какие сроки хранения? – До востребования, но не менее 5 лет с момента увольнения, согласно требованиям архивного дела.
Ведение трудовых книжек индивидуальным предпринимателям требует соблюдения ряда формальных требований, однако при правильном подходе процесс можно свести к минимуму. Главное – своевременно оформлять записи, заверять их подписью, вести актуальный учёт и обеспечить надёжное хранение документа. При переходе на электронные формы ИП получают дополнительные преимущества: упрощённый контроль, быстрый доступ к данным и снижение нагрузки на бумажные документы.
Соблюдая указанные правила, вы сможете поддерживать порядок в кадровом учёте, избежать проблем при проверках и обеспечить прозрачность отношений с работниками.