Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Когда человек регистрируется в качестве индивидуального предпринимателя (ИП), у него неизбежно возникает множество вопросов, связанных с кадровым делопроизводством. Один из самых частых: должен ли ИП вносить запись в трудовую книжку самому себе? И как быть с наемными сотрудниками? В этой статье мы подробно разберем все аспекты ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями.
Вносит ли ИП запись самому себе?
Ответ на этот вопрос однозначен: нет, индивидуальный предприниматель не вносит запись в трудовую книжку самому себе.
Минтруд России в своих разъяснениях (в частности, в письме от 26 мая 2021 г. № 14-6/ООГ-4834) четко указывает на то, что предпринимательская деятельность — это самостоятельная деятельность, которая осуществляется на свой риск и направлена на систематическое получение прибыли.
С точки зрения трудового законодательства, ИП не является работником по отношению к самому себе. Трудовой кодекс РФ регулирует отношения между работником и работодателем, а поскольку предприниматель работает на себя, трудовых отношений в привычном понимании здесь не возникает. Следовательно, ИП не может заключить трудовой договор сам с собой, а значит, и запись в свою трудовую книжку внести не вправе.
Как же тогда подтверждается стаж ИП?
Многие переживают, что без записи в трудовой книжке стаж «сгорит». Это не так. Период деятельности в качестве индивидуального предпринимателя подтверждается совершенно другими документами:
- Свидетельством о государственной регистрации в качестве ИП (или листом записи ЕГРИП).
- Справками из территориального органа Пенсионного фонда РФ об уплате обязательных страховых взносов.
- Выписками из индивидуального лицевого счета застрахованного лица.
Таким образом, вся информация о вашем предпринимательском стаже хранится в базах ПФР и Фонда социального страхования, и трудовая книжка для этого не требуется.
Обязанности ИП как работодателя: ведение трудовых книжек для сотрудников
Если ИП не заполняет документ на себя, то в отношении наемных работников у него возникают строгие обязанности. Согласно ч. 4 ст. 66 ТК РФ и письму Роструда от г. № 358-6-1, трудовое законодательство ИП соблюдают в части обязанностей и прав в качестве работодателей.
Индивидуальные предприниматели обязаны заводить и вести трудовые книжки на лиц, которые приняты по трудовым договорам. На это стоит обратить особое внимание: речь идет именно о трудовых договорах. Если вы привлекаете исполнителя по гражданско-правовому договору (ГПХ), запись в трудовую книжку не вносится.
Особенности оформления сотрудников у ИП
Оформление трудовой книжки индивидуальным предпринимателем осуществляется на общих основаниях, как и в обычных организациях. Однако есть важные нюансы:
- Первая работа. Если работник устраивается на работу впервые в жизни и не имеет трудовой книжки, работодатель (ИП) обязан приобрести чистый бланк и оформить его. Удержать стоимость бланка из первой зарплаты сотрудника можно только при наличии его письменного согласия.
- Хранение. Во время трудовой деятельности человека трудовая книжка хранится у работодателя (в кадровом отделе или непосредственно у ИП), который несет ответственность за ее сохранность и правильность заполнения.
- Переход на ЭТК. Не стоит забывать, что с введением электронных трудовых книжек (ЭТК) предприниматели обязаны своевременно сдавать отчет по форме СЗВ-ТД при приемах, переводах и увольнениях сотрудников.
Правила заполнения трудовой книжки ИП на работника
С 2008 года в действие вошли правила, уравнявшие ИП и юридические лица в вопросах ведения кадрового учета. Сейчас все записи в трудовую книжку работника, занятого у индивидуального предпринимателя, вносятся в строгом соответствии с Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках».
Как правильно сделать запись о приеме на работу к ИП?
Главная особенность заполнения документа у ИП кроется в графе 3 раздела «Сведения о работе». В отличие от организаций, где указывается полное и сокращенное название компании, у ИП в качестве заголовка пишется его фамилия, имя и отчество. А ниже, в скобках, указывается статус и регистрационные данные.
Образец заполнения выглядит следующим образом:
Пример записи о трудоустройстве для работника ИП:
- Графа 1 — ставится порядковый номер записи (например, 1).
- Графа 2 — указывается дата начала работы нанятого работника (например, ).
- Графа 3, в виде заголовка (без номера и даты) вносится полное ФИО индивидуального предпринимателя: Иванов Иван Иванович (индивидуальный предприниматель). Ниже пишется сама запись: Принят(а) в должность менеджера по продажам.
- Графа 4, указывается реквизит приказа (распоряжения) работодателя о приеме на работу: Приказ от № 5-к.
При увольнении сотрудника ИП делает стандартную запись об увольнении со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ, а также выдает работнику трудовую книжку на руки в день увольнения.
Краткие итоги
- Для себя: Индивидуальный предприниматель вносит запись в трудовую книжку только своим работникам, а себе внести запись не может, поскольку не является работником. Стаж подтверждается через ПФР и ЕГРИП.
- Для сотрудников: ИП обязан вести трудовые книжки на всех работников, с которыми заключен трудовой договор, по общим правилам ТК РФ. При этом в качестве наименования работодателя указываются ФИО предпринимателя и его статус.
Соблюдение этих простых, но важных правил поможет индивидуальному предпринимателю избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечить своим сотрудникам правильное оформление их трудового стажа.