Дата публикации:  г.

Общие положения

Трудовая книжка (ТК) – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника в России. Для иностранных граждан, работающих на территории РФ, правила её ведения в целом совпадают с правилами для российских работников, однако есть ряд особенностей, обусловленных миграционным статусом и международными соглашениями.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие оформление трудовой книжки иностранцев:

• Статья 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) – общие правила ведения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об образцах и порядке ведения трудовых книжек».
• Федеральный закон № 260‑ФЗ от «О правовом режиме высылки» (п. 1 ст. 11) – важен при проверке законности пребывания иностранца.
• Приказ МВД России № Т‑2 «Об отрывных частях трудовой книжки для иностранных граждан» (утверждён в 2025 г.).
• Рекомендации Роструда (письмо от № ПГ/25881‑6‑1) – уточняют требования к оформлению трудовых договоров с иностранными работниками.

Кому требуется трудовая книжка?

Трудовая книжка обязана вестись у:

1. Иностранных граждан, получивших разрешение на работу (виза с правом на работу, вид на жительство, патент и т.п.).
2. Иностранцев, работающих по трудовому договору (постоянному или срочному) в России.
3. Иностранных граждан, у которых в стране происхождения уже есть трудовая книжка, но она не признана в РФ – в этом случае работодатель обязан оформить российскую трудовую книжку (или отрывную часть Т‑2).

Если у работника уже есть российская трудовая книжка (например, он ранее работал в РФ), её используют дальше. При отсутствии книжки её оформляет работодатель в течение трёх рабочих дней после заключения трудового договора.

Порядок оформления трудовой книжки иностранного гражданина

Процедура состоит из нескольких последовательных шагов:

1. Проверка миграционного статуса. Убедитесь, что у иностранца есть действующее разрешение на работу (виза, ВНЖ, патент, разрешение на временное проживание и т.д.). Дата начала действия разрешения не может быть позже даты начала трудового договора.
2. Регистрация в базе МВД. В течение трёх рабочих дней после подписания договора работодатель обязан уведомить МВД о приёме иностранца на работу (форма 2‑ФЗ). После регистрации выдается отрывная часть трудовой книжки (Т‑2), которую работник обязан иметь при себе.
3. Оформление российской трудовой книжки. Если у работника её нет, работодатель заполняет первую страницу (запись о приёме) и вносит данные о миграционном документе. Книга выдается работнику в течение 5 рабочих дней.
4. Внесение первой записи. Запись делается в соответствии с образцом в Постановлении № 225: дата приёма, должность, основание (трудовой договор + миграционный документ), срок действия договора.
5. Уведомление ФМС (если требуеться). По состоянию на 2024 год ФМС уже объединён с МВД, но в некоторых регионах сохраняются отдельные процедуры уведомления о приёме на работу.

Необходимые документы для оформления

Как правильно вносить запись в трудовую книжку

Запись делается в первой строке первой страницы (или в отрывной части Т‑2). Пример записи:

2026 г. 23 мая – Приём на работу по трудовому договору № 12 от г.
Должность: инженер‑технолог.
Основание: виза категории D, разрешение на работу № 12345 от г.
Срок договора: – г.

Важно указывать:

• Дата приёма.
• Номер и дату трудового договора.
• Полное наименование должности.
• Основание (тип миграционного документа, его номер и дата выдачи).
• Срок действия договора (если срочный).

Особенности для граждан стран пост‑советского пространства

Для граждан Беларуси, Казахстана, Киргизии и др. существуют упрощённые процедуры:

• При приёме граждан Беларуси часто используют белорусский паспорт и российскую трудовую книжку (если её нет – работодатель её оформляет).
• Для граждан стран СНГ возможна работа без отдельного разрешения, если они имеют видеовъездный документ с правом на работу (по соглашениям о свободном передвижении трудовых ресурсов).
• В случае отсутствия российской трудовой книжки работодатель обязан оформить её в течение 3 рабочих дней, как и для остальных иностранцев.

Можно ли отправить трудовую книжку за границу?

Согласно статье 66 ТК РФ и Постановлению № 225, трудовую книжку нельзя «выдавать» за пределы РФ без особого разрешения. Возможные варианты:

1. Временный выезд. При длительном командировочном отпуске работодатель может оформить временную запись о выезде и впоследствии вернуть книгу.
2. Перевод в иностранный документ. Если работник переезжает в другую страну, российскую трудовую книжку можно закрыть записью «выезд», а в стране назначения оформить аналогичный документ.
3. Отправка по почте. Трудовая книжка может быть отправлена работодателем в страну работника только после согласования с ФМС/МВД и при условии, что в новой стране она будет признана.

Во всех случаях необходимо сохранять оригинал в России (например, в отделе кадров) и выдавать работнику только отрывную часть Т‑2.

Ошибки при оформлении и возможные штрафы

Нарушения могут привести к административной ответственности как для работодателя, так и для работника:

• Неоформление трудовой книжки в течение 3 рабочих дней – штраф до 30 000 руб.
• Отсутствие уведомления в МВД – штраф от 5 000 до 20 000 руб;
• Неправильные сведения о миграционном документе – возможна приостановка разрешения на работу.
• Отсутствие отрывной части Т‑2 у работника – штраф до 15 000 руб. и риск административных проверок.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли оформлять отдельную трудовую книжку, если у иностранца уже есть книжка из своей страны?

Да. Российская трудовая книжка обязана вестись в РФ независимо от наличия аналогичного документа в стране происхождения. При этом в разделе «Дополнительные сведения» можно указать номер иностранного документа.

Можно ли использовать электронную трудовую книжку (ЭТК) для иностранцев?

С 2025 года в РФ вводится система электронных трудовых книжек. Иностранный гражданин может получить доступ к ЭТК после регистрации в системе «Госуслуги» и привязки миграционного номера. Однако в большинстве случаев работодатели продолжают выдавать бумажную Т‑2, поскольку она требуется при миграционных проверках.

Что делать, если миграционный документ истёк, а трудовая книжка ещё ведётся?

Работодатель обязан прекратить трудовые отношения до получения нового разрешения. В книжке фиксируется запись «прекращение трудовых отношений» с указанием причины (истечение разрешения). После получения нового разрешения оформляеться новая запись о приёме.

Как оформить трудовую книжку, если работник находится в России без разрешения, но имеет статус «временного пребывания»?

Трудовая книжка в таком случае оформляться не может. Работник может быть принят только после получения официального разрешения (виза D, патент, ВНЖ и т.д.). Приём без разрешения считается нарушением миграционного законодательства.

Нужно ли вести отдельный журнал учёта иностранных работников?

Да. Помимо трудовой книжки, работодатели обязаны вести журнал учёта иностранных работников (форма 1‑ФЗ), где фиксируются даты приёма, виды миграционных документов и сроки их действия. Журнал подаётся в органы МВД при проверках.

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую историю и правовой статус работника в России. Для иностранных граждан процесс её оформления почти идентичен процессу для граждан РФ, однако требует особого внимания к миграционным документам, срокам уведомления в МВД и соблюдению требований Постановления № 225.

Соблюдая пошаговую инструкцию, вы избежите штрафов, упростите контроль со стороны государственных органов и обеспечите своему сотруднику надёжную правовую защиту.

Помните: дата начала действия трудового договора не может предшествовать дате получения разрешения на работу, а первая запись в трудовой книжке должна быть сделана в течение трёх рабочих дней после подписания договора.