Трудовая книжка – это обязательный документ, подтверждающий трудовую биографию работника в России.
Когда на работу принимается иностранный гражданин, вопросы оформления и ведения трудовой книжки становятся особенно актуальными. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить трудовую книжку иностранного работника, какие форматы существуют, какие требования предъявляет законодательство и какие нюансы стоит учитывать.
Что такое трудовая книжка иностранного работника?
Трудовая книжка иностранного работника – это документ, в котором фиксируються все трудовые договоры, места работы, должности, даты начала и окончания трудовых отношений.
Для иностранных граждан она может быть:
- выдана в их стране и иметь иностранный язык;
- выдана в России в одном из официальных образцов (1974 г. или 2004 г.);
- отсутствовать вовсе (например, если работник только приехал в страну).
В каждом случае работодатель обязан вести трудовую книжку в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 11).
Какие образцы трудовых книжек существуют в России?
Существует два официальных образца, которые имеют одинаковую юридическую силу:
- Образец 1974 г. – выдается в странах бывшего СССР (Беларусь, Украина, Казахстан и др.).
- Образец 2004 г. – выдается в России и некоторых других странах.
Любая другая трудовая книжка (например, из США, Японии, Германии) не имеет юридической силы в России и не может использоваться как официальный документ. В таком случае работодатель обязан оформить российскую трудовую книжку.
Когда и как оформляется трудовая книжка иностранного работника?
При первом трудоустройстве в России
Если иностранец прибывает в Россию и устраивается на работу впервые, то:
- Если у него есть трудовая книжка образца 1974 г. или 2004 г., работодатель может продолжить вести её, внеси запись о приёме на работу.
- Если у него нет трудовой книжки или она не соответствует официальному образцу, работодатель обязан выдать ему новую трудовую книжку (обычно образца 2004 г.) и начать вести её с нуля.
- Если работник предпочитает вести трудовую книжку в электронном виде (ЭТК), то в соответствии с законодательством это возможно с 1 января 2021 г. (ст. 11 ТК РФ).
При последующем трудоустройстве
При переходе на новое место работы работник обязан предоставить трудовую книжку, которую он получил ранее. Работодатель обязан:
- провести проверку наличия и корректности записей;
- внести запись о приёме на новое место работы (с указанием даты, должности, работодателя);
- если трудовая книжка иностранного гражданина не соответствует требованиям РФ, оформить новую.
Что делать, если у иностранного работника трудовая книжка на иностранном языке?
Согласно письму Минтруда России от 22 апреля 2022 г. № 16‑3/10/В‑5324, если работник предъявляет трудовую книжку, выданную в другой стране, но с записями, сделанными российскими работодателями, то:
- Работодатель может продолжить вести эту книжку, если она соответствует одному из официальных образцов (1974 г. или 2004 г.).
- Если книжка не соответствует образцу, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку в России.
При этом работодатель должен убедиться, что все записи в иностранной книжке корректны и соответствуют требованиям РФ. При необходимости можно попросить перевод или заверение записей.
Как вести трудовую книжку иностранного работника в России?
Ведение трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 11) и рядом нормативных актов. Ниже приведены основные шаги:
- Получение или выдача трудовой книжки.
- Если работник уже имеет официальную российскую трудовую книжку – проверяем её состояние.
- Если работник не имеет – выдаём новую (обычно образца 2004 г.).
- Запись о приёме на работу.
- Заполняем запись в соответствии с шаблоном: дата приёма, должность, место работы, размер зарплаты.
- Подписываем запись и фиксируем её в журнале.
- Ведение записей о переводах, повышениях, увольнениях.
- Каждая запись должна быть подтверждена соответствующим документом (трудовым договором, приказом).
- При переводе работника в другую организацию в пределах одной компании – вносим запись о переводе.
- Подготовка к проверке.
- Храним трудовую книжку в безопасном месте, но доступном для проверки.
- При проверке от органов труда работодатель предоставляет копию трудовой книжки и подтверждающие документы.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) для иностранных работников
С 1 января 2021 г. в России появилась возможность вести трудовую книжку в электронном виде. Это особенно удобно для иностранных работников, которые могут не иметь бумажной трудовой книжки в России.
- ЭТК имеет ту же юридическую силу, что и бумажная трудовая книжка.
- Работодатель обязан зарегистрировать работника в системе ЭТК и вести записи в соответствии с требованиями.
- При необходимости работник может получить печатную копию своей ЭТК.
Практические рекомендации работодателю
- Проверяйте образец трудовой книжки. Убедитесь, что она соответствует 1974 г. или 2004 г. Если нет – выдайте новую.
- Обучайте персонал. Убедитесь, что кадровый отдел знает, как вести записи и какие требования к оформлению.
- Храните документы безопасно. Трудовая книжка должна храниться в защищенном месте, но доступном для проверок.
- Ведите электронный журнал. Если работник использует ЭТК, убедитесь, что все записи корректно отражены в системе.
- Обращайтесь к Минтруда. При сомнениях в оформлении можно запросить разъяснения в региональное управление Минтруда.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать трудовую книжку, выданную в другой стране, если она не соответствует образцу 1974 г. или 2004 г.?
Нет, в таком случае работодатель обязан оформить новую трудовую книжку в России. - Нужна ли трудовая книжка иностранному работнику, если он работает по контракту?
Да, в соответствии с ТК РФ все работники, включая иностранных, должны иметь трудовую книжку. - Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде для иностранного работника?
Да, с 1 января 2021 г. это возможно. Работодатель должен зарегистрировать работника в системе ЭТК. - Что делать, если у иностранного работника нет трудовой книжки?
Работодатель выдает ему новую трудовую книжку (обычно образца 2004 г.) и начинает вести её с нуля.
Оформление и ведение трудовой книжки иностранного работника – важный элемент кадрового учета, который требует соблюдения всех норм Трудового кодекса РФ;
Понимание различий между официальными образцами, знание правил работы с иностранными документами и возможность использования электронного формата позволяют работодателям избежать ошибок и обеспечить правовую защиту как для компании, так и для сотрудника.
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, рекомендуется обратиться за консультацией к специалисту по трудовому праву или в региональное управление Минтруда.