Прием на работу иностранных граждан в Российской Федерации в 2026 году требует от работодателя особой внимательности к деталям, особенно в части документального оформления. Одним из ключевых вопросов, вызывающих споры и ошибки, является ведение трудовой книжки; Нужно ли заводить новую? Что делать, если у иностранца есть бумажная книжка образца СССР или республики СНГ? Как быть с электронной трудовой?
В данной статье мы подробно разберем все нюансы, опираясь на актуальное законодательство РФ, включая Трудовой кодекс (ст. 65, 327.3 ТК РФ) и практику 2026 года.
Обязательна ли трудовая книжка для иностранца?
Согласно статье 65 и статье 327.3 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора иностранный гражданин обязан предъявить документы, аналогичные тем, что требуются от россиян. В этот перечень входят:
- Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
- Разрешительные документы на работу (патент, РВП, ВНЖ или разрешение на работу), если они требуются для данной категории мигрантов.
- СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет его самостоятельно).
- Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р).
Важно: Трудовая книжка (бумажная или электронная) необходима для фиксирования стажа. Однако, если иностранный гражданин устраивается на работу впервые в России и ранее нигде не трудился по трудовому договору, бумажная трудовая книжка ему не заводится. С 2020 года (и актуально в 2026 году) для впервые поступающих на работу сведения о трудовой деятельности формируются исключительно в электронном виде.
Ситуация: У иностранца есть бумажная трудовая книжка
Часто возникает вопрос: что делать, если соискатель принес трудовую книжку, выданную в другом государстве (например, в Беларуси, Казахстане, Украине или странах Средней Азии)?
Правило №1: Российский работодатель не ведет иностранные бланки
Если у работника на руках трудовая книжка образца другого государства (не РФ), российский работодатель не имеет права вносить в нее записи, даже если записи в ней уже сделаны на русском языке. Бланк трудовой книжки должен соответствовать установленной в РФ форме.
Правило №2: Когда можно использовать принесенную книжку?
Существует исключение для трудовых книжек советского образца или книжек, выданных в некоторых странах СНГ (например, Беларусь), которые визуально идентичны российским или признаются действительными в рамках межгосударственных соглашений.
Если иностранный гражданин представил трудовую книжку, которая:
- Выдана в государстве, с которым у РФ есть соответствующие договоренности (или это книжка образца СССР/РФ).
- Заполнена на русском языке или имеет заверенный перевод.
- Не вызывает сомнений в подлинности.
В этом случае работодатель вправе продолжить ведение именно этой книжки, внося в нее записи о приеме на работу в РФ. Заводить новую российскую трудовую не требуется.
Правило №3: Если книжка иностранного образца или заполнена неправильно
Если трудовая книжка выдана иностранным государством (не РФ) и ее бланк отличается от российского, или если в ней имеются записи, сделанные российскими работодателями с нарушениями:
- Работодатель не вносит записи в иностранный бланк.
- По желанию работника и при наличии подтверждающих документов (заверенные копии приказов, справок с предыдущих мест работы, архивные выписки) работодатель может завести новую российскую трудовую книжку.
- В новую книжку вносится запись о приеме на работу. Записи о прошлом стаже из иностранной книжки переносятся только на основании официальных документов и с соблюдением правил перевода и заверения.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) для иностранцев
В 2026 году электронная трудовая книжка является основным форматом хранения сведений о стаже в Социальном фонде России (СФР).
Как это работает для иностранного гражданина?
Независимо от того, есть ли у иностранца бумажная трудовая или нет, работодатель обязан передавать сведения о его трудовой деятельности в СФР.
- Если работник выбрал бумажную ТК: Работодатель вносит запись в бумажный документ и одновременно отправляет отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1) в СФР.
- Если бумажной ТК нет (впервые в РФ или утеряна): Сведения формируются только в электронном виде. Работодатель подает отчет ЕФС-1 при приеме и увольнении.
Примечание: Иностранные граждане, как и россияне, имели возможность до конца 2020 года выбрать способ ведения трудовой (бумажная или электронная). Те, кто не работал до 2020 года или не подал заявление о сохранении бумажной книжки, ведут трудовую только в электронном виде.
Подтверждение стажа: иностранные документы
Один из сложных моментов — подтверждение стажа, полученного за рубежом, для расчета пособий или пенсии в РФ. Просто слов работника недостаточно.
Стаж, полученный в иностранном государстве, может быть учтен, если:
- Между РФ и этим государством заключен договор о социальном обеспечении (например, с Беларусью, Казахстаном и др.).
- Предоставлены официальные документы (трудовая книжка, архивные справки, выписки), имеющие юридическую силу.
- Документы на иностранном языке имеют нотариально заверенный перевод на русский язык.
Работодатель при приеме на работу может оценить профессиональные качества иностранца, запросив эти документы, но в российскую трудовую книжку (если она заводится новая) вносятся только периоды работы у российских работодателей, если иное не предусмотрено международными договорами.
Пошаговый алгоритм действий работодателя
Чтобы избежать штрафов и ошибок, следуйте этой инструкции при приеме иностранца в 2026 году:
- Проверка документов: Запросите паспорт, миграционные документы (патент, ВНЖ и т.д.), СНИЛС и трудовую книжку (если есть).
- Анализ трудовой книжки:
- Если книжка российская или образца СНГ (признанного) — продолжаем вести ее.
- Если книжка иностранного государства — объясняем работнику, что записи в нее вносить нельзя. Предлагаем завести новую российскую ТК (если он хочет иметь бумажный носитель и имеет право на это) или ведем только электронную.
- Оформление приема: Издайте приказ о приеме на работу, ознакомьте сотрудника с локальными актами.
- Внесение записи:
- В бумажную ТК (если она ведется): вносится запись о приеме с указанием даты, должности и основания (приказа).
- В электронную базу: подготовьте данные для отчета.
- Отчетность в СФР: Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме подайте отчет ЕФС-1 (раздел 1.1) в Социальный фонд России.
Частые вопросы (FAQ)
Нужно ли делать перевод иностранной трудовой книжки?
Да, если вы используете документы из иностранной трудовой для подтверждения стажа или принятия решения о записях. Перевод должен быть нотариально заверен. Однако саму иностранную книжку работодатель не заполняет.
Что делать, если иностранец потерял трудовую?
Если трудовая была бумажной и утеряна, по письменному заявлению работника заводится новая. В нее вносится запись о текущей работе. Записи о прошлой работе восстанавливаются на основании документов (справки, архивы). Если документов нет — стаж подтверждается только теми данными, которые уже есть в электронной базе СФР.
Можно ли принять на работу без трудовой?
Принять можно, но работодатель обязан завести трудовую (бумажную по желанию работника, если у него уже была, или электронную в обязательном порядке). Отсутствие трудовой книжки там, где она должна быть (для тех, кто работал до 2020 года и не перешел на ЭТК полностью), является нарушением, но не основанием для отказа в приеме, если работник обязуется предоставить документ или написать заявление о утере.
Правильное оформление трудовой книжки иностранного гражданина — это залог отсутствия проблем с трудовой инспекцией и миграционной службой. Главное правило 2026 года: не вносить записи в иностранные бланки, своевременно передавать данные в СФР через отчет ЕФС-1 и внимательно проверять наличие действующих международных договоров со страной гражданства сотрудника.
Помните, что с 1 января 2021 года для всех впервые трудоустраивающихся (включая иностранцев) трудовые книжки заводятся только в электронном виде, что значительно упрощает кадровый учет.