Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.
Запись об увольнении в ней обязана быть оформлена корректно, чтобы избежать проблем при
переходе на новое место работы, при оформлении пенсии и в иных правовых ситуациях.
Ниже приведена подробная инструкция по заполнению записи об увольнении как в бумажной,
так и в электронной трудовой книжке.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это личный документ, в котором фиксируются все кадровые события:
приём, перевод, увольнение, повышение, получение квалификации и т.д.
С 1 января 2020 г. переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал обязательным,
но бумажные книги все еще используются в некоторых случаях.

Переход на электронные трудовые книжки

• С 1 января 2020 г. работодатели обязаны отчитываться в Пенсионный фонд России (ПФР)
  о всех кадровых изменениях по форме СЗВ‑ТД (Сведения о кадровых изменениях).
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог бумажной книги,
  доступный через портал ПФР и корпоративные HR‑системы.
• Для оформления записей в ЭТК используется форма ЕФС‑1
  (Единый федеральный справочный лист), которая содержит сведения о приёме, переводе,
  увольнении и отказе от трудовой книжки.

Что нужно знать о записи об увольнении

Запись об увольнении должна содержать:

• Дата увольнения (число, месяц, год).
• Причина увольнения (по форме: «по собственному желанию», «по инициативе работодателя»,
  «по соглашению сторон», «по истечении срока договора» и т.д.).
• Срок работы в организации (дата приёма и дата увольнения).
• Номер страницы трудовой книжки, на которой сделана запись.
• Подписи работодателя и работника (или их цифровые подписи в случае ЭТК).

Важно: запись должна быть сделана в последний день работы сотрудника,
но не позднее 5 дней после увольнения – в соответствии с требованиями ПФР.

Шаги по заполнению записи об увольнении (бумажная книга)

1. Подготовка документов.
   • Приказ о приёме/увольнении.
   • Справка о трудовой книжке (если требуется).
   • Список всех страниц книги (для контроля).
2. Запись в книге.
   • Открыть последнюю пустую страницу.
   • Записать дату увольнения, причину и срок работы.
   • Подписать запись работодателем и работником.
   • Указать номер страницы (если книга имеет несколько листов).
3. Сохранение копии.
   • Сделать копию записи для работника.
   • Сохранить оригинал в архиве компании.
4. Отчёт в ПФР.
   • Заполнить форму СЗВ‑ТД и отправить в ПФР в течение 5 дней.
   • При необходимости заполнить форму ЕФС‑1 и отправить в ПФР.

Заполнение записи об увольнении в электронной трудовой книжке

1. Вход в систему.
   • Через корпоративный портал HR‑системы или портал ПФР.
   • Авторизация с использованием корпоративной цифровой подписи.
2. Выбор сотрудника.
   • Введите ФИО или ИНН сотрудника.
   • Выберите нужный сотрудник из списка.
3. Заполнение поля «Увольнение».
   • Дата увольнения.
   • Причина увольнения (выберите из выпадающего списка).
   • Срок работы (система автоматически рассчитывает).
   • Подпись работодателя (цифровая подпись).
4. Проверка и подтверждение.
   • Проверьте корректность всех данных.
   • Нажмите «Сохранить» – запись автоматически попадает в ЭТК.
5. Отчёт в ПФР.
   • Система автоматически генерирует и отправляет форму СЗВ‑ТД.
   • При необходимости заполните и отправьте ЕФС‑1 через портал.

Практические советы

• Не откладывайте запись об увольнении – чем раньше, тем меньше рисков.
• Проверяйте, что в системе ПФР отображается корректная дата и причина увольнения.
• Сохраняйте копию электронного письма с подтверждением отправки СЗВ‑ТД.
• Если работник отказывается от трудовой книжки, оформляйте ЕФС‑1 по отказу.
• Обучайте персонал HR‑отдела работе с ЭТК, чтобы избежать ошибок.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли изменить запись об увольнении после её внесения?
  
  В бумажной книге – редактировать нельзя, но можно добавить исправление.
  В ЭТК – можно внести правку, если она не превышает 30 дней с момента увольнения.
• Что делать, если работник не подписал запись?
  
  Запись всё равно должна быть сделана, но работодателю необходимо оформить
  ЕФС‑1 с указанием отказа от подписания.
• Когда нужно отправлять форму СЗВ‑ТД?
  
  В течение 5 дней после увольнения.
• Можно ли использовать бумажную книгу после перехода на ЭТК?
  
  Да, но она должна быть сканирована и загружена в систему ПФР.

Запись об увольнении – ключевой элемент кадрового учета.
Правильное оформление как в бумажной, так и в электронной трудовой книжке обеспечивает
соблюдение законодательства, упрощает дальнейшее трудовое взаимодействие и защищает права
как работодателя, так и работника.
Следуйте приведенной инструкции, и вы избежите ошибок и задержек при оформлении увольнения.