Открытие собственного дела в виде индивидуального предпринимателя (ИП) – популярный способ начать бизнес в России.
Однако помимо регистрации в налоговой у ИП появляется обязанность вести кадровый учет, а именно – оформлять трудовые книжки своих работников.
В статье разберём, какие требования предъявляются к ИП‑работодателю, как правильно оформить трудовую книжку,
какие записи нужны и какие нюансы существуют, если ИП хочет вести «книжку» и для себя.

Правовой статус ИП как работодателя

Согласно статье 309 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) физическое лицо, зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя, считается работодателем.
Это означает, что ИП обязан:

• вести трудовые книжки на каждого своего сотрудника;
• оформлять и хранить трудовые договоры;
• вносить записи о приёме, переводе, увольнении и других изменениях в трудовую книжку;
• регистрировать работников в Пенсионном фонде России (ПФР) и Фонде социального страхования (ФСС);
• выплачивать страховые взносы и налоги в соответствии с законодательством.

Эти требования одинаковы как для ИП, так и для юридических лиц (ООО, АО). Главное отличие – у ИП нет обязательной печати, что иногда вызывает вопросы о том, как оформить запись в книжку без печати.

Нужно ли вести трудовую книжку ИП для себя?

Ответ однозначный: нет. Деятельность в качестве индивидуального предпринимателя не считается трудовой в смысле ТК РФ, поэтому ИП не вносит запись о своей работе в собственную трудовую книжку.
Это подтверждается разъяснениями государственных органов:

• Трудовая книжка фиксирует трудовую деятельность, а не предпринимательскую;
• Для подтверждения страхового стажа ИП используют справки из ПФР, а не записи в трудовой книжке;
• При оформлении пенсии Пенсионный фонд учитывает сведения о страховых взносах, а не о записях в трудовой книжке.

Таким образом, ИП «сам себе» книжку не заводит и не делает в неё отметок о своей деятельности.

Трудовая книжка для работников ИП

Если у ИП есть наёмные сотрудники, то каждый из них обязан иметь трудовую книжку, а ИП – вести её в соответствии с ТК РФ.
Записи в книжку делаются только работодателем (ИП) и включают:

1. Приём на работу (дата, должность, основание – трудовой договор);
2. Перевод, изменение условий труда (дата, новая должность, размер заработной платы);
3. Увольнение (дата, основание, ссылка на приказ);
4. Приостановление работы (например, отпуск без сохранения заработной платы) – при необходимости.

Если у работодателя нет печати, запись в книжку всё равно возможна – достаточно указать реквизиты ИП (ИНН, ОГРНИП) и подписать запись от имени ИП.

Пошаговый порядок регистрации сотрудников в ИП

Трудовой договор – основной документ, фиксирующий условия работы. В нём указываются:

• ФИО работника и ИП‑работодателя;
• Должность, обязанности, режим рабочего времени;
• Размер и порядок выплаты заработной платы;
• Условия отпуска, командировок, социального страхования.

Шаг 2. Внесение записи в трудовую книжку

После подписания договора ИП вносит запись в трудовую книжку работника. Пример записи:

Приём на работу 
ИП Иванов И.И., ОГРНИП 312345678901234
Должность: менеджер по продажам
Основание: трудовой договор № 12 от 

Если у ИП нет печати, запись делается без печати, но с подписью ИП и указанием ИНН/ОГРНИП.

Шаг 3. Регистрация в ПФР и ФСС

В течение 5 рабочих дней после приёма на работу необходимо:

• Подать заявление «Уведомление о приёме на работу» в ПФР (форма 2‑НДФЛ);
• Подать заявление в ФСС о начале страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
• Внести сведения о работнике в электронный личный кабинет ИП на портале Госуслуг.

Шаг 4. Учёт в бухгалтерском/учётном программном обеспечении

Для ИП, использующего 1С:Бухгалтерию или аналогичные программы, необходимо:

• Создать карточку сотрудника;
• Внести данные о трудовом договоре и записи в книжку;
• Настроить расчёт начислений, удержаний и страховых взносов.

Как оформить запись в трудовую книжку без печати

С 2023 года в ТК РФ допускается внесение записей без печати, если в записи указаны:

• Полные реквизиты работодателя (ИНН, ОГРНИП, ФИО ИП);
• Подпись ответственного лица (в данном случае – подпись ИП);
• Дата и основание записи.

Пример записи без печати:

Приём на работу 
ИП Петров П.П;, ИНН 7701234567
Должность: бухгалтер
Основание: трудовой договор № 5 от 
Подпись: ___________________ (Петров П.П.)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Нужно ли ИП вносить запись о своей деятельности в трудовую книжку?
   Нет. Деятельность в качестве индивидуального предпринимателя не фиксируется в трудовой книжке. Для подтверждения стажа ИП используют справки из ПФР.
2. Можно ли вести электронную трудовую книжку?
   На данный момент в России официально используется только бумажная трудовая книжка. Электронные аналоги пока не признаны нормативным документом.
3. Что делать, если у ИП нет печати?
   Печать не является обязательным реквизитом при внесении записей в трудовую книжку. Достаточно указать ИНН/ОГРНИП и подписать запись.
4. Как оформить запись о приёме на работу несовершеннолетнего в ИП?
   Для несовершеннолетних (до 18 лет) требуется согласие родителей (законных представителей) и соблюдение ограничений по продолжительности рабочего дня, установленным ТК РФ. Запись в книжку делается так же, как и для взрослых, но в договоре указываются особые условия.
5. Можно ли оформить трудовую книжку самому себе, если ИП нанимает только себя?
   Нет. ИП не считается работником самого себя, поэтому запись в трудовую книжку о «самозанятости» невозможна.

Практические рекомендации и типовые формы

Для упрощения работы рекомендуется подготовить шаблоны:

• Трудовой договор – 2‑страничный документ, в котором прописаны все обязательные реквизиты (ст. 57 ТК РФ).
• Запись в трудовую книжку – таблица, где указаны дата, основание, должность, реквизиты ИП, подпись.
• Уведомление в ПФР (форма 2‑НДФЛ) – готовый файл, который можно заполнить в электронном виде через Госуслуги.

Ниже пример типовой записи в трудовую книжку (формат Word/LibreOffice):

ИП, нанимающий сотрудников, обязан вести трудовые книжки в полном соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Записи в книжку делаются только для работников, а не для самого ИП.
Отсутствие печати не препятствует оформлению записей – достаточно указать реквизиты ИП и подписаться.
Соблюдение всех пунктов (трудовой договор, запись в книжку, регистрация в ПФР и ФСС, правильный учёт в бухгалтерии) гарантирует законность трудовых отношений и защиту интересов обеих сторон.

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к юристу, специализирующемуся на трудовом праве, либо к консультантам государственных органов (ПФР, ФСС, Федеральная служба по труду).

Дата публикации: . Информация актуальна на 2026 год, основана на нормативных актах РФ и рекомендациях экспертов.