Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы и квалификацию сотрудника. Ошибки в ней могут привести к проблемам при получении пенсии, соцльных льгот и при трудоустройстве. В статье рассмотрим, какие правила действуют в 2026 году, какие записи можно исправлять, а какие – аннулировать, а также предоставим готовые образцы исправлений.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Когда запись можно исправлять, а когда – аннулировать
3. Кто имеет право вносить исправления
4. Пошаговый алгоритм исправления
5. Образцы записей (2026 год)
6. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

С 2022 года действуют уточнённые правила, закреплённые в:

• Трудовом кодексе РФ (ст. 84‑86) – порядок ведения и исправления трудовой книжки;
• Приказе Минтруда России от № 108н (в ред. от 2024‑03‑15) – «Об утверждении формы трудовой книжки и правил её заполнения»;
• КонсультантПлюс, Гарант, Трудовое право (обновления 2025‑2026 гг.) – комментарии судов и практические рекомендации.

Ключевые положения:

• Записи в трудовой книжке могут быть исправлены только без зачеркивания предыдущих данных.
• Неправильные записи объявляются недействительными отдельной записью, в которой указывается причина и ссылка на правильный документ.
• Все исправления должны быть выполнены работодателем (или его представителем) на основании официального акта (приказа, решения, справки).
• Сотрудник обязан предоставить оригиналы документов, подтверждающих ошибку (приказ, справка, копия личной карточки Т‑2 и т.п.).

Когда запись можно исправлять, а когда – аннулировать

Если ошибка относится к дате рождения, фамилии, имени (изменения, произошедшие после заключения брака, исправление ошибки в документе), то запись считается недействительной и в ней делается пометка «недействительно», после чего вносятся новые данные.

Кто имеет право вносить исправления

• Работодатель – в том месте, где была сделана ошибка (предыдущее место работы) или на новом месте, если прежний работодатель отказывается.
• Если работодатель отказывается, сотрудник может обратиться в Трудовую инспекцию или в суд с требованием исправить запись.
• В случае увольнения и выдачи дубликата трудовой книжки – исправления вносятся в дубликат тем же способом.

Работодатель обязан:

1. Подготовить приказ (или справку) с указанием причины исправления;
2. Подписать запись в трудовой книжке (подпись руководителя, печать организации, если она есть);
3. Сделать пометку «недействительно» в графе 2 (если запись аннулируется).

Пошаговый алгоритм исправления записи

1. Выявление ошибки.
   Сотрудник сравнивает данные в трудовой книжке с документами (приказ, Т‑2, справка о браке и т.п.).
2. Сбор подтверждающих документов.
   Необходимо собрать оригиналы/копии:
   • Приказ/распоряжение, в котором указаны правильные сведения;
   • Справка из отдела кадров;
   • Документы, подтверждающие изменение ФИО, даты рождения (свидетельство о браке, паспорт).
3. Подготовка приказа об исправлении.
   Пример формулировки:

    Приказ № ___ от __.__.2026
    О внесении исправлений в трудовую книжку работника ___________ (ФИО) -. Записать в графе 2: «недействительно» запись № ___, сделанную .
    2. Внести новую запись: [корректные данные].
    3. Подпись руководителя – __________, печать организации.
    

4. Внесение исправления.
   1. Работодатель открывает трудовую книжку на нужной странице.
   2. В графе 2 (дата и номер приказа) ставит слово недействительно (чёрным чернилом, без зачеркивания).
   3. В графе 3‑4 вносит корректные сведения, указывая номер и дату нового приказа.
   4. Подписывает запись и ставит печать (если есть).
5. Сдача копии сотруднику.
   После исправления работодатель выдаёт сотруднику копию исправленной страницы (или всю книжку).
6. Контроль и хранение документов.
   Копию приказа и исправленную страницу следует хранить в личном деле работника минимум 5 лет.

Важно! Не допускайте зачеркивания, вычеркивания или использования корректирующей ленты – такие действия делают запись недействительной, но не соответствуют требованиям закона.

Образцы записей (2026 год)

Исправление опечатки в дате рождения

Аннулирование неверной записи о месте работы

Запись № 7 (недействительно) – № 45
Запись № 8 – – ООО «ТехноСервис», инженер, 55 000 р.

В графе 2 указывается «недействительно», в графе 3‑4 – правильные данные, а в графе 5 – подпись и печать.

Одновременное исправление нескольких подряд идущих записей

Записи № 12‑14 (недействительны) – № 78
Запись № 15 – – ОАО «СтройИнвест», мастер, 48 000 р.

Такой способ применяется, когда ошибки идут подряд (например, перепутаны номера 12‑14).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли исправить запись самостоятельно?

Нет. По закону исправления вносятся только работодателем или его уполномоченным представителем. Самостоятельные попытки зачеркивания могут привести к признанию записи недействительной и к штрафу.

Что делать, если прежний работодатель отказывается исправлять ошибку?

Сотрудник имеет право обратиться в Трудовую инспекцию с заявлением о нарушении прав. При отсутствии реакции – в суд с требованием признать запись недействительной и обязать работодателя внести исправление.

Нужно ли делать дубликат трудовой книжки?

Дубликат оформляется только в случаях утраты оригинала. При исправлении ошибок дубликат не требуется – достаточно внести поправки в оригинал.

Как оформить запись, если ошибка обнаружена после увольнения?

Работодатель обязан по требованию работника в течение 5 дней после получения письменного запроса внести исправления в трудовую книжку, даже если сотрудник уже уволен.

Можно ли использовать электронную трудовую книжку (ЭТК) для исправления?

Да. В ЭТК процесс аналогичен бумажному: исправление вносится через электронный приказ, а в системе автоматически появляется пометка «недействительно» и новая запись.

Правильное оформление исправлений в трудовой книжке – важный элемент защиты прав работника. Следуйте официальным правилам, используйте образцы записей, сохраняйте все подтверждающие документы и привлекайте работодателя к ответственности, если он отказывается исправлять ошибку. При соблюдении алгоритма вы избежите конфликтов с Пенсионным фондом и другими государственными органами.

Дата публикации:  г.