Трудовая книжка – это официальный персональный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. Она служит подтверждением стажа, занимаемых должностей, профессионального роста и оснований прекращения трудового договора. В статье рассмотрены исторические аспекты, нормативное регулирование, порядок заполнения, выдачи, учёта и хранения трудовых книжек, а также особенности работы с ними в бумажном и электронном виде.

Исторический экскурс

Первые прототипы трудовых книжек появились во Франции в сентябре 1781 года. Их выпускали местные власти с целью регулирования движения рабочей силы. В книжке указывались:

• личные данные работника;
• сведения о мастерских, где он работал;
• обязательства и долги перед каждым работодателем.

В России трудовые книжки начали вестись после Октябрьской революции 1917 года. Декрет Совнаркома от 5 октября 1918 г. «О трудовых книжках для нетрудящихся» положил начало обязательному учёту трудовой деятельности.

Нормативная база

Основные документы, регламентирующие ведение трудовых книжек в различных странах:

Российская Федерация

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – трудовые книжки ведутся только на лиц, работающих по трудовым договорам.
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утверждённая постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 40 (ред.).
• Федеральные законы от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ и № 436‑ФЗ о внесении изменений в ТК РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Постановление Правительства РФ от № 1758 «О переходе на электронные трудовые книжки».

Республика Казахстан

Согласно трудовому законодательству РК, трудовая книжка является одним из основных документов, подтверждающих трудовую деятельность человека.

Республика Беларусь

Порядок заполнения, выдачи, дубликатов, расчётов, учёта и хранения трудовых книжек определён Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от № 40.

Виды трудовых книжек

На сегодняшний день существуют два основных формата:

Бумажная трудовая книжка

Традиционный документ на специальном бланке установленного образца. С 1 января 2023 года в России введены трудовые книжки нового образца (обновлённый бланк, новые реквизиты).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Единая база данных, содержащая историю карьерного пути человека: где, когда и кем он работал. С 1 января 2020 года любой работающий человек может оформить электронную трудовую книжку. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК, после чего бумажный формат будет использоваться только по желанию работника или в случаях, предусмотренных законом.

Порядок заполнения и выдачи трудовых книжек

Заполнение при приёме на работу

1. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности.
2. Если у работника нет трудовой книжки (первый job, утеря, повреждение), работодатель выдаёт новую книжку на основании заявления сотрудника.
3. В книжку вносятся:
• личные данные (ФИО, дата рождения, место рождения);
• сведения об образовании, профессии, специальности (на основании дипломов, справок);
• информация о предыдущих местах работы (даты приёма и увольнения, наименование организации, должность, основание увольнения);
• сведения о переводах на другую постоянную работу;
• данные о награждениях за успехи в работе;
• основания прекращения трудового договора (увольнение по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.).

Заполнение при переводе и увольнении

При переводе на другую постоянную работу внутри одной организации делается запись о переводе с указанием новой должности, структурного подразделения и даты вступления в должность. При увольнении вносятся запись об увольнении, основание и дата прекращения трудового договора.

Выдача дубликата

Дубликат трудовой книжки выдаётся в случае её утраты, порчи или повреждения. Для получения дубликата работник подаёт письменное заявление работодателю (или в орган, осуществляющий ведение трудовых книжек, если книжка хранится у бывшего работодателя). Дубликат оформляется на основании сведений, содержащихся в личном деле сотрудника и в архиве организации.

Учёт и хранение трудовых книжек нанимателем

Согласно ст. 66 ТК РФ и соответствующим инструкциям, трудовые книжки ведутся только на лиц, работающих по трудовым договорам. Индивидуальные предприниматели такие договоры с собой не заключают, поэтому они не ведут трудовые книжки для себя.

Обязанности работодателя

• Приём и хранение трудовых книжек сотрудников в течение всего периода их работы в организации.
• Обеспечение сохранности документов (защита от повреждения, утраты, несанкционированного доступа).
• Своевременное внесение всех обязательных записей.
• Выдача трудовой книжки на руки сотруднику при увольнении (или предоставление дубликата при необходимости).
• Ведение учёта трудовых книжек в специальном журнале или электронной системе (дата выдачи, ФИО сотрудника, номер книжки, примечания).

Сроки хранения

Трудовые книжки хранятся у работодателя в течение всего срока действия трудового договора. После увольнения книжка выдаётся сотруднику на руки; если сотрудник не забрал её в течение шести месяцев, работодатель обязан хранить её ещё пять лет, после чего можно уничтожить в соответствии с внутренними нормативными актами.

Особенности работы с трудовыми книжками в НКО

В некоммерческих организациях (НКО) часто возникают вопросы о переходе на электронный формат и оформлении новых бланков. Краткий гайд:

1. Определите формат ведения – бумажный, электронный или комбинированный (рекомендуется для сотрудников, принятых до 2020 года).
2. Подготовьте бланки – при переходе на новый образец (с 2023 г.) закупите бланки установленного образца у authorised поставщиков.
3. Обучите кадровую службу – проведите инструктаж по заполнению новых полей (например, поле «СНИЛС» в электронной книжке).
4. Ведите журнал учёта – фиксируйте выдачу, приём и хранение каждой книжки (бумажной или электронной).
5. Обеспечьте конфиденциальность – электронные данные храните в защищённой системе с ограниченным доступом.
6. Информируйте сотрудников – разъясните преимущества ЭТК (доступ к истории трудовой деятельности в любое время, возможность быстрой проверки стажа при приёме на новую работу).

Переходный период и актуальные изменения (2023‑2026)

С 1 января 2023 года в России введены трудовые книжки нового образца. Существующие документы старого формата остаются действительными, но при приёме на работу нового сотрудника или при выдаче дубликата используется новый бланк.

С 1 января 2020 года любой работающий человек может оформить электронную трудовую книжку. С 1 января 2026 года завершается переходный период: после этой даты работодатели обязаны вести трудовые книжки исключительно в электронном виде, за исключением случаев, когда работник выражает письменное предпочтение бумажному документу.

В Министерстве труда и соцзащиты РБ сообщают о готовности изучить предложения Сбербанка по переходу на электронные трудовые книжки, что указывает на активное обсуждение вопросов цифровизации в регионе.

Что вносится в трудовую книжку: перечень обязательных сведений

• ФИО полностью;
• Дата, месяц, год и место рождения;
• Наличие образования (уровень, специальность, квалификация) – на основании дипломов, справок;
• Профессия, специальность, разряд (если применимо);
• Дата приёма на работу;
• Наименование организации, её структурное подразделение;
• Должность;
• Основание приёма (трудовой договор, приказ);
• Дата увольнения;
• Основание увольнения (ссылка на приказ, соглашение сторон, сокращение штата и т.д.);
• Сведения о переводах (дата, новое подразделение, новая должность);
• Информация о награждениях, благодарностях, почётных званиях;
• Другие сведения, предусмотренные отраслевыми нормативными актами (например, данные о прохождении аттестации, повышении квалификации).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести трудовую книжку в электронном формате, если я работаю в небольшой НКО?

Да. С 1 января 2020 года любой работник может оформить ЭТК. Для НКО достаточно подключиться к государственной системе «Электронная трудовая книжка» или использовать аккредитованные корпоративные сервисы.

Что делать, если новый работник в 2023 году требует оформить ему новую трудовую книжку на бумаге?

Если работник выражает письменное предпочтение бумажному документу, работодатель обязан выдать ему трудовую книжку нового образца на бумажном бланке, внести все необходимые записи и обеспечить её хранение.

Нужно ли платить за выдачу дубликата трудовой книжки?

Согласно законодательству, выдача дубликата осуществляется бесплатно. Работодатель не вправе взимать плату за эту услугу.

Как хранить электронные трудовые книжки, чтобы обеспечить их конфиденциальность?

ЭТК хранятся в защищённой информационной системе с ограниченным доступом (ролевая модель), регулярным резервным копированием и шифрованием данных при передаче и хранении.

Что делать с бумажными трудовыми книжками сотрудников, уволенных до 2020 года?

Такие книжки остаются действительными. При необходимости можно сделать выписку из них или оформить электронную выписку, но оригинал следует хранить у бывшего работодателя или выдавать сотруднику на руки.

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. Независимо от выбранного формата – бумажного или электронного – важно соблюдать установленный порядок заполнения, выдачи, учёта и хранения. Это обеспечивает защиту прав работников, упрощает подтверждение стажа и профессиональных навыков, а также способствует прозрачности трудовых отношений в организациях всех форм собственности, включая некоммерческие.

Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, кадровые службы и руководители смогут эффективно управлять процессом ведения трудовых книжек, минимизировать риски ошибок и обеспечить соответствие действующему законодательству.