Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника․ В ней работодатель фиксирует ключевую информацию: где, когда, кем и как долго работал человек․ Несмотря на глобальную цифровизацию, вопрос ведения трудовых книжек остается одной из строгих обязанностей работодателя․ В этой статье мы подробно разберем, как исторически менялась эта обязанность, какие форматы действуют в 2026 году и за что именно несет ответственность кадровая служба или бухгалтерия․
Историческая справка: от принудительного труда к подтверждению стажа
Само понятие «трудовая книжка» имеет глубокие исторические корни․ Интересно, что 5 октября 1918 года Совнарком издал декрет, который так и назывался — «О трудовых книжках для нетрудящихся»․ В те времена книжки выдавались бывшим офицерам, присяжным поверенным, частным торговцам и прочим лицам, живущим на нетрудовой доход․ Всем им вменялось в обязанность занятие общественно полезным трудом, например, заготовкой дров или уборкой снега․ Сегодня же трудовая книжка кардинально изменила свое значение: это не инструмент принуждения, а важнейший гарант трудовых прав работника․
Современные реалии: бумажная и электронная формы
С 2020 года у работодателей появилась обязанность представлять данные о трудовой деятельности своих сотрудников в Пенсионный фонд (который с 1 января 2023 года стал частью Социального фонда России, СФР)․ Это положило начало переходу на электронные трудовые книжки (ЭТК)․
ЭТК представляет собой единую базу данных, где хранится история карьерного пути человека․ Держателем этой базы выступает Социальный фонд России․ Однако полный отказ от бумаги произошел не сразу:
- В 2025 году все российские работодатели были обязаны вести трудовые книжки сотрудников в электронном виде․
- Бумажный формат по-прежнему сохраняется, если работник сам выбрал такой способ ведения документа или еще не принял соответствующее решение․ По данным Пенсионного Фонда РФ, лишь около 6 млн человек изначально выбрали электронную книжку взамен обычного формата;
Обязанность ведения: кто и как должен это делать?
Согласно статье 66 ТК РФ, работодатели обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у них свыше пяти дней (в бумажном или электронном виде)․ В документ вносятся сведения о:
- Самом работнике;
- Выполняемой им работе;
- Переводах на другую постоянную работу;
- Увольнении работника, а также основаниях прекращения трудового договора․
Ее должна вести кадровая служба организации․ Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию․ При этом работодатель обязан регулярно отчитываться перед СФР по своим сотрудникам, чтобы информация в ведомстве была актуальной․
Правила хранения, учета и выдачи
Наличие бумажных трудовых книжек налагает на работодателя ряд строгих обязанностей, касающихся их хранения и учета:
Учет бланков и книжек
Трудовые книжки, вкладыши в них и пустые бланки подлежат строгому учету в организации (п․ 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек)․ Для этих целей утверждены специальные книги учета движения трудовых книжек, которые работодатели обязаны вести․
Выдача трудовой книжки работнику
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать ему трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения) или для предоставления иных сведений о работе․
Печать отдела кадров
Часто возникает вопрос о правомерности использования печати кадровой службы․ Роструд (Онлайнинспекция) разъясняет: при заполнении трудовой книжки ставить печать отдела кадров можно․ Если в трудовой книжке стоит печать кадровой службы, другая печать работодателя не требуется․
Трудовая книжка — это не просто формальность, а серьезная юридическая обязанность работодателя․ Независимо от того, ведет компания бумажный или электронный вариант (а чаще всего приходится вести оба), важно соблюдать строгие правила заполнения, хранения и своевременной передачи данных в Социальный фонд России․ Ответственность за эти процессы полностью лежит на работодателе, а корректное ведение книжки гарантирует работнику спокойствие при оформлении пенсии и трудоустройстве на новое место․