Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ Несмотря на появление электронного формата, бумажная трудовая книжка установленного образца по‑прежнему широко используется, особенно у работников, принятых на работу до 2021 года, а также в случаях, когда работник предпочитает иметь бумажный носитель․
История и нормативная база
Первый официальный образец трудовой книжки был утверждён Постановлением Совета Министров СССР от 20 июня 1974 г․ (№ 252)․ В этом же документе были даны инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях․
С тех пор нормативная база несколько раз обновлялась:
- ФЗ‑432 «О трудовых книжках» (2002 г․) – закрепил обязательность ведения трудовой книжки для всех работников, кроме тех, кто оформил электронную версию;
- Постановление Правительства РФ от № 225 – утвердило современный образец трудовой книжки и вкладыша к ней;
- ФЗ‑273 «Об электронной трудовой книжке» (2020 г․) – ввёл возможность ведения трудовой книжки в электронном виде через ПФР․
На сегодняшний день действуют оба формата: бумажный установленного образца и электронный․
Структура трудовой книжки установленного образца
Трудовая книжка состоит из нескольких обязательных разделов:
- ьный лист – содержит фамилию, имя, отчество, дату и место рождения, образование, профессию (специальность) и данные о документе, удостоверяющем личность․
- Сведения о работе – таблица, в которую вносятся записи о приёме, переводе, увольнении, а также о наградах и поощрениях․ Каждая запись оформляется согласно инструкции и заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации․
- Сведения о наградах – отдельный раздел для внесения данных о государственных и ведомственных наградах, благодарностях и других поощрениях․
- Вкладыш – дополнительный лист, используемый при отсутствии места в основном разделе «Сведения о работе»․ Вкладыш имеет тот же формат, что и основная таблица, и также заверяется подписью и печатью․
- Подготовка документа – проверьте, что все поля ьного листа заполнены верно и соответствуют паспортным данным․
- Внесение записи о приёме на работу – в колонке «Дата» указывается день, месяц и год приёма; в колонке «Наименование организации» – полное название работодателя; в колонке «Должность, профессия, специальность» – занимаемая позиция; в колонке «Основание» – номер и дата трудового договора или приказа о приёме․
- Подпись и печать – запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика, руководителя отдела кадров) и печатью организации․ Если печать отсутствует, ставится подпись и расшифровка․
- Записи о переводах и увольнениях – оформляются аналогично приёму, но в колонке «Основание» указывается приказ о переводе или увольнении․
- Внесение данных о наградах – в отдельном разделе указываются название награды, дата награждения и основание (приказ, распоряжение)․
- Хранение – трудовая книжка хранится у работника․ При увольнении она выдается на руки под расписку․
- Данные хранятся в едином государственном реестре;
- Работник может выписать справку о своей трудовой деятельности в любой момент;
- При приёме на работу впервые после 2021 года оформляется электронная трудовая книжка, если работник не заявил об обратном;
- Бумажный вариант можно вести параллельно, но он считается дубликатом и не имеет юридической силы при наличии электронной записи․
- Сайт Министерства труда и социальной защиты РФ – раздел «Нормативные документы»;
- Портал «Госуслуги» – в личном кабинете есть раздел «Трудовая книжка» с образцами и инструкциями;
- Местные органы социальной защиты и центры занятости часто выдают печатные образцы бесплатно․
- Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку? – Да, но при наличии электронной записи она считается основной․ Бумажный вариант используется как резервный․
- Что делать, если в трудовой книжке обнаружена ошибка? – Ошибка исправляется путем зачеркивания неверной записи, внесения правильной информации рядом и заверения подписью уполномоченного лица с указанием даты исправления․
- Нужен ли нотариальный перевод трудовой книжки при работе за границей? – Для официального подтверждения трудового стажа за пределами РФ часто требуется нотариально заверенный перевод и апостиль․
- Можно ли восстановить утерянную трудовую книжку? – Да․ Для восстановления необходимо обратиться к последнему работодателю с запросом о выдаче справки о трудовой деятельности, а затем на основании этих справок оформить дубликат в отделе кадров текущего или предыдущего места работы․
- С какого года при приёме на работу впервые гражданам оформляется электронная трудовая книжка? – С 1 января 2021 года, если работник не заявил о желании вести бумажный вариант․
Все записи должны выполнятся черными чернилами, без исправлений и помарок․ При необходимости исправления делается черта через ошибочную запись, рядом пишется правильная информация и ставится подпись уполномоченного лица с указанием даты исправления․
Как правильно заполнять трудовую книжку
Важно! Любые изменения в трудовой книжке должны быть сделаны только уполномоченным лицом организации․ Сам работник не имеет права вносить записи․
Электронная трудовая книжка
С 1 января 2021 года введена возможность ведения трудовой книжки в электронном виде через личный кабинет на портале «Госуслуги» и в системе ПФР․ Основные особенности:
Для подтверждения наличия электронной трудовой книжки достаточно предоставить выписку из личного кабинета ПФР или справку, полученную через «Госуслуги»․
Где получить образец трудовой книжки установленного образца
Образец трудовой книжки и инструкцию по её заполнению можно скачать с официальных источников:
При скачивании обратите внимание на дату издания – документ должен соответствовать последней редакции (на 2026 год – утверждённый образец 2003 года с последними изменениями)․