Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю работника. С 2022 года в России произошли значительные изменения в её оформлении, ведении и хранении. В этой статье мы подробно разберём, какие нововведения вступили в силу, как правильно заполнять книжку (бумажную и электронную) и какие обязанности возлагаются на работодателей.

Содержание

1. Что такое трудовая книжка?
2. Нормативно-правовая база 2022 года
3. Электронная трудовая книжка: обязательность и порядок получения
4. Бумажная трудовая книжка: новые формы и сроки использования
5. Как правильно заполнять трудовую книжку в 2022 году
6. Обязанности работодателя
7. Часто задаваемые вопросы

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка (ТК) – официальное удостоверение, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты приема, перевода, увольнения, сведения о заработной плате, премиях, отпусках и др. В ней отражаются все изменения, связанные с трудовыми отношениями, и она служит основанием для расчёта пенсии.

Ключевые функции ТК

• Подтверждение стажа работы.
• Основание для назначения пенсии и иных социальных выплат.
• Документ, подтверждающий квалификацию и опыт при поиске новой работы.

Нормативно-правовая база 2022 года

В 2022 году в законодательстве РФ произошли несколько важных изменений, касающихся трудовых книжек:

• Статья 66 ТК РФ – общие правила ведения и хранения ТК (КонсультантПлюс, Постановление Правительства РФ от № 2571).
• С 1 сентября 2021 года работодатели более не обязаны знакомить работника с записями, внесёнными в личную карточку, и получать подпись работника в этой карточке.
• С 1 января 2022 года все работники, впервые трудоустраиваемые в России, обязаны получать электронную трудовую книжку вместо бумажной.
• С 1 января 2023 года вводятся новые бланки бумажных трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320). Старые бланки могут использоваться только в двух случаях:
  1. Если они были приобретены до 1 января 2023 года;
  2. Если книжка уже находится у работника и её невозможно заменить без потери данных.

Электронная трудовая книжка: обязательность и порядок получения

Кто обязан получать электронную ТК?

С 1 января 2022 года электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательной для всех работников, которые:

• Трудоустраиваются в первый раз;
• Переводятся в другую организацию, где уже используется ЭТК.

Как оформить ЭТК?

1. Работодатель регистрирует работника в системе СЗВ‑ТД (Система Защиты Занятости – Трудовой Диспетчер).
2. Работнику отправляется уведомление (SMS/Email) со ссылкой на личный кабинет на портале Кадровик‑практик или в мобильном приложении «Госуслуги».
3. Работник подтверждает получение ЭТК, вводя код подтверждения.
4. Все последующие записи (приём, перевод, увольнение, отпуск) вносятся автоматически в электронный реестр.

Что делать, если работник отказался от ЭТК в прошлом году?

Если в 2021 году работник отказался от перехода на ЭТК, а в 2022 году передумал, он может изменить способ ведения трудовой книжки. Для этого достаточно подать заявление в отдел кадров, после чего работодатель вносит запись об отказе в системе СЗВ‑ТД и переводит данные в электронный формат.

Бумажная трудовая книжка: новые формы и сроки использования

Новая форма ТК с 2023 года

С 1 января 2023 года в обращении новая форма бумажной трудовой книжки, утверждённая Приказом Минтруда № 320. Основные изменения:

• Уточнён порядок указания отчества и печати (если они есть).
• Вкладка с «Сведениями о работе» теперь имеет более чёткую структуру.
• Дата указывается в формате ДД.MM.ГГГГ (двузначный день и месяц, четырёхзначный год).

Когда можно использовать старый бланк?

Старый бланк допускается только в двух случаях (см. пункт 2.2 выше). В остальных ситуациях работодатель обязан приобрести новые бланки.

Переход с бумажной ТК на электронную

Работник может самостоятельно запросить перевод своей бумажной ТК в электронный формат. Для этого необходимо:

1. Подать заявление в отдел кадров.
2. Предоставить оригинал бумажной ТК.
3. Получить подтверждение о переводе в системе СЗВ‑ТД.

Как правильно заполнять трудовую книжку в 2022 году

Приём на работу

Запись о приёме должна содержать:

• Дата приёма (ДД.MM.ГГГГ);
• Наименование организации (полное официальное название);
• Должность и вид трудового договора (постоянный, срочный, проектный и т.д.);
• Ставка заработной платы (в рублях) и условия её выплаты.

Перевод и изменение условий труда

Каждый перевод фиксируется отдельной записью. Важно указывать:

• Новую должность и подразделение;
• Дата перевода;
• Изменения в размере заработной платы.

Увольнение

Запись об увольнении должна включать:

• Дата увольнения;
• Основание (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.);
• Сведения о выплате компенсаций (если они предусмотрены).

Отпуска и другие виды отсутствия

В ТК фиксируются:

• Отпуск (даты начала и окончания, количество дней);
• Больничный лист (даты и продолжительность);
• Отгулы, командировки и прочие виды отсутствия.

Особенности заполнения электронных записей

В электронных ТК все данные вводятся в системе автоматически, однако работник имеет право просмотреть и подтвердить каждую запись через личный кабинет. При обнаружении ошибки необходимо обратиться в отдел кадров для исправления.

Обязанности работодателя

1. Регистрация работника в системе СЗВ‑ТД в течение 3 рабочих дней с момента приёма.
2. Обеспечение получения работником ЭТК (если он впервые трудоустраивается).
3. Ведение бумажных ТК в соответствии с новой формой (при необходимости).
4. Своевременное внесение всех записей (приём, перевод, отпуск, увольнение) в электронный или бумажный реестр.
5. Сохранение конфиденциальности данных, указанных в ТК, в соответствии с ФЗ «О персональных данных».
6. Предоставление работнику копий записей по его запросу (не менее 1 раза в год).

С 1 сентября 2021 года работодатели более не обязаны знакомить работника с записями в личной карточке и получать подпись в ней. Это упрощает процесс, однако работник всё равно имеет право запросить подтверждение ознакомления.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли мне сохранять старую бумажную трудовую книжку?

Да; Если у вас уже есть бумажная ТК, её нельзя просто уничтожить. Вы можете продолжать использовать её до тех пор, пока не решите перейти на электронный формат.

Как проверить, что моя запись внесена корректно?

В электронном кабинете на портале Кадровик‑практик или в мобильном приложении «Госуслуги» отображается полная история записей. При обнаружении ошибок необходимо написать заявление в отдел кадров.

Что делать, если работодатель отказывается выдавать ЭТК?

Согласно Приказу Минтруда, отказ работодателя является нарушением трудового законодательства. Вы можете подать жалобу в Государственную инспекцию труда или в суд.

Можно ли использовать электронную ТК для получения пенсии?

Да. Электронная ТК имеет ту же юридическую силу, что и бумажная, и полностью учитывается при расчёте пенсионных прав.

Какой срок хранения трудовой книжки у работодателя?

Работодатель обязан хранить ТК в течение всего периода трудовых отношений и не менее 5 лет после их окончания.

2022 год стал переломным в сфере ведения трудовых книжек: переход на электронный формат стал обязательным, а новые правила оформления упростили процесс для работодателей и работников. Соблюдение требований законодательства, правильное заполнение записей и своевременное взаимодействие с отделом кадров помогут избежать проблем при расчёте пенсии и при поиске новой работы.

Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться к специалисту по кадрам или юристу, специализирующемуся на трудовом праве.