Трудовая книжка — это ключевой кадровый документ, который ведётся в соответствии с Трудовым кодексом РФ (статья 66). Она служит основным доказательством трудового стажа и опыта работника. За последние годы правила её ведения претерпели значительные изменения, связанные с цифровизацией. Данная статья объединяет актуальную информацию на 2024-2026 годы.

Основные правовые основы и назначение

Согласно ст. 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся:

• Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование и т.д.).
• Сведения о работе (наименование организации, должность, дата начала и окончания работы).
• Основания termination (увольнения) с указанием конкретной статьи ТК РФ или иного нормативного акта.
• Сведения о переводах на другую постоянную работу.
• Награждения и поощрения (по желанию работника).

Главная цель: подтверждение трудового стажа для назначения пенсии и других социальных выплат.

Новая форма бланка: с 1 сентября 2021 года

С 1 сентября 2021 года действует новая форма трудовой книжки, утверждённая Приказом Минтруда России от № 320н. Ключевые изменения:

1. Более подробные графы для записей.
2. Уточнённые требования к заполнению.
3. Наличие защитных элементов (водяные знаки, микротекст).

Важно: с 1 января 2023 года начали использоваться трудовые книжки нового образца и вкладыши к ним. Старые бланки, приобретённые до 2024 года, можно использовать до их исчерпания.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК): ключевые этапы

Реформа направлена на отмену бумажных документов в кадровом делопроизводстве.

Обязательность кадрового электронного документооборота (КЭДО)

Согласно планам Минтруда, с 1 января 2024 года ведение КЭДО, включая электронные трудовые книжки, стало обязательным для большинства работодателей. Это означает, что:

• Все кадровые приказы, заявления и записи в трудовую книжку должны оформляться в электронном виде.
• Работник должен быть ознакомлен с документами под роспись в электронной форме.

Правила работы с ЭТК

• Добровольный переход: работник может дать согласие на ведение ЭТК вместо бумажной.
• Бесплатность: оформление ЭТК и её дубликата для работника — бесплатно.
• Невозможность возврата: перейти обратно с электронной формы на бумажную нельзя (Письмо Минтруда от ).
• Хранение: ЭТК хранится в реестре СЗВ-ТД в Пенсионном фонде России (ПФР).

Сроки и исключения

К 2026 году планируется полный переход на электронный формат. Однако есть важные исключения:

• Если работник впервые устраивается на работу после 1 января 2026 года, бумажную трудовую книжку для него оформлять не нужно. Все записи будут вестись только в ЭТК.
• Работодатели, не подключённые к КЭДО по объективным причинам, могут продолжать вести бумажные книжки (но это исключительные случаи).

Дубликат трудовой книжки: что изменилось в 2024-2026 гг.

В случае утраты бумажной трудовой книжки (как старого, так и нового образца) работодатель обязан оформить дубликат.

• Выбор бланка: у работодателя есть два варианта:
  1. Использовать старые чистые бланки, приобретённые до 2024 года.
  2. Оформить дубликат на бланке нового образца (с 2021/2023 гг.).
• Бесплатно: бланк дубликата предоставляется работнику бесплатно.
• Основание: дубликат оформляется на основании заявления работника и акта об утрате.

Особенности ведения в 2024-2026 годах: практические рекомендации

• Для работодателей:
  • Обязательно подключиться к системе КЭДО.
  • Получить согласие работника на ведение ЭТК (если он ещё не давал).
  • Обеспечить хранение электронных записей в соответствии с требованиями законодательства.
• Для работников:
  • Следить за своевременностью внесения записей в ЭТК.
  • Знать, что доступ к своей ЭТК есть через личный кабинет на портале Госуслуг или в ПФР.
  • Помнить, что отказ от ЭТК в пользу бумажной формы невозможен после перехода.

Трудовая книжка иностранного гражданина

Иностранные граждане, работающие в РФ по трудовому договору, также имеют право на трудовую книжку. Она оформляется на общих основаниях:

• На бумажном бланке нового образца (если работник не дал согласия на ЭТК).
• В электронном виде (при подключении к КЭДО и согласии работника).
• Записи ведутся на русском языке.

Что будет с бумажными книжками после 2026 года?

После полного перехода на ЭТК:

• Бумажная трудовая книжка будет считаться недействительным документом для подтверждения стажа.
• Все сведения будут извлекаться только из электронного реестра ПФР.
• Уже имеющиеся бумажные книжки, выданные до перехода, останутся у работников как исторические документы, но для расчёта пенсии будут использоваться данные из ЭТК.

Трудовой кодекс РФ и подзаконные акты активно адаптируются к цифровой эпохе. Ключевые выводы для всех участников трудовых отношений:

1. С 2024 года кадровый электронный документооборот (КЭДО), обязателен.
2. С 2026 года бумажные трудовые книжки для новых работников не оформляются.
3. Переход на ЭТК необратим.
4. Дубликаты можно оформлять как на старых, так и на новых бланках.

Следите за обновлениями на официальных ресурсах Минтруда России и Пенсионного фонда РФ, чтобы быть в курсе последних изменений.

Статья подготовлена на основе информации, актуальной на май 2026 года. Для получения юридически значимой консультации обращайтесь к специалисту в области трудового права.