Дата подготовки материала: 23 мая 2026 г.

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим стаж и профессиональную деятельность работника. С 2021 года вступили в силу значительные изменения, касающиеся формы, порядка заполнения, хранения и выдачи дубликатов. Ниже представлен обзор актуальных норм, действующих в 2024‑2026 годах, с учётом последних разъяснений Минтруда и практики применения (в т.ч. рекомендаций, изложенных в материалах Кирсанова);

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (в редакции от ) – основной правовой акт, утверждающий Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрирован в Минюсте России № 63748). Данный приказ ввёл новый образец бланка и уточнил правила заполнения.
• Постановление Правительства РФ от 01 марта 2008 г; № 132 – внесло дополнения и изменения в Правила ведения и хранения трудовых книжек.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (Минтруд России, ред. Приказа от № 588н) – детализирует порядок внесения записей о приёме, переводе, увольнении и др.
• Практические разъяснения – статьи из «КонсультантПлюс» (Сиверцева Н., 2023, № 5) и материалы Кадры в порядке, посвящённые сложным вопросам оформления дубликата и правилам уничтожения испорченных бланков.

Основные изменения в ведении трудовых книжек (2024‑2026)

1. Формат бланка – с применяется бланк трудовой книжки нового образца (формат А5, с защищёнными элементами: водяной знак, микротекст, УФ‑метки).
2. Запись дат – согласно пункту 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек, даты указываются арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
3. Отказ от уничтожения испорченного бланка – п. 42 Правил (с учётом разъяснений Сиверцевой Н., 2023) теперь гласит, что если организация не допустила порчу бланка при заполнении, правило об уничтожении испорченного экземпляра не применяется. Испорченный лист просто заменяется новым, а запись о замене делается в журнале учёта бланков.
4. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – с работодатели обязаны вести ЭТК в рамках Единой информационной системы в сфере труда (ЕИСОТ). Печатная версия остаётся обязательной только для работников, отказавшихся от электронного формата или для тех, кто трудоустроен до введения ЭТК и не перешёл на неё.
5. Хранение – трудовые книжки хранятся в отделе кадров (или уполномоченном лице) в условиях, обеспечивающих сохранность от пожара, влаги и механических повреждений. Срок хранения – 50 лет после увольнения работника (ст. 66 ТК РФ).
6. Выдача дубликата – дубликат выдаётся по заявлению работника в случае утраты, порчи или необходимости предоставления сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ). При выдаче дубликата в оригинальной книжке делается отметка «Дубликат выдан» с указанием номера и даты выдачи.

Порядок ведения трудовых книжек (пошагово)

1. Приём на работу – в день приёма делается запись о приёме (наименование организации, должность, дата приёма). Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
2. Перевод внутри организации – при переводе на другую должность или в другое структурное подразделение вносится запись о переводе (новая должность, подразделение, дата).
3. Увольнение – при увольнении делается запись об увольнении (основание – статья ТК РФ, дата, формулировка «уволен по собственному желанию» и т.д.). Запись заверяется подписью руководителя и печатью.
4. Внесение изменений – любые изменения (например, изменение наименования организации) вносятся отдельной строкой с пометкой «Изменение» и датой.
5. Контроль за полнотой записей – ответственный специалист по кадрам ежемесячно проверяет наличие всех обязательных записей и отсутствие пробелов.

Хранение трудовых книжек

• Место хранения – отдельный шкаф или сейф с ограниченным доступом (только уполномоченные сотрудники отдела кадров).
• Условия – температура не выше 25 °C, относительная влажность 40‑60 %, защита от прямого солнечного света.
• Журнал учёта – ведётся журнал, в котором фиксируются номера бланков, даты выдачи на руки, даты возврата, сведения о утрате или порче.
• Проверка состояния – не реже одного раза в год проводится визуальный осмотр книжек на предмет повреждений, выцветания чернил и т.п.

Особенности работы с дубликатами

Согласно разъяснениям Сиверцевой Н. (Практическая бухгалтерия, 2023, № 5) и пункту 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек:

• Дубликат выдаётся только после подачи письменного заявления работника.
• В дубликате переносятся все записи из оригинальной трудовой книжки, включая даты, наименования организаций, должности и основания увольнения.
• Оригинальная книжка остаётся у работника; в ней делается отметка о выдаче дубликата (номер дубликата, дата, подпись ответственного лица).
• Если при заполнении бланка допущена ошибка, которая не привела к порче самого бланка (например, неправильная дата, легко исправимая корректировкой), правило об уничтожении испорченного бланка не применяется – достаточно внести исправление согласно инструкции по заполнению.

Практические рекомендации от Кирсанова

В материалах, подготовленных экспертом по кадрам Кирсановым, выделены следующие ключевые моменты для успешного соблюдения новых правил:

1. Автоматизация учёта – использование специализированных кадровых систем (например, 1C:ЗУП, SAP SuccessFactors) снижает риск ошибок при внесении записей и обеспечивает автоматическую синхроницию с ЭТК.
2. Обучение сотрудников отдела кадров – регулярные тренинги по изменениям в законодательстве и работе с новыми бланками позволяют избежать штрафов и претензий со стороны трудовой инспекции.
3. Внутренний аудит – проведение ежеквартального аудита хранения и ведения трудовых книжек помогает своевременно выявлять недостатки (например, отсутствие печати, неправильное оформление дат).
4. Документирование процедур – утверждение внутреннего положения о ведении и хранении трудовых книжек, включающего образцы записей, порядок выдачи дубликатов и действия при порче бланка.
5. Взаимодействие с работниками – информирование сотрудников о их праве на получение дубликата и о порядке обращения в отдел кадров снижает количество конфликтных ситуаций.

Новые правила ведения и хранения трудовых книжек, действующие с 2021 года и уточнённые в последующие годы, направлены на повышение надёжности документа, упрощение работы кадровых служб и защиту прав работников. Соблюдение требований Постановления № 225, Приказа № 320н и инструкций Минтруда, а также учёт практических советов экспертов (в т.ч. Кирсанова) позволяют организациям избежать административных рисков и обеспечить корректное оформление трудовой истории каждого сотрудника.

Для более детальной информации рекомендуется обращаться к первоисточникам:

• Постановление Правительства РФ от № 225 (ред. от ).
• Приказ Минтруда России от № 320н.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (Минтруд России, ред. Приказа от № 588н).
• Статьи и разъяснения из системы «КонсультантПлюс» (Сиверцева Н., 2023; Кадры в порядке, 2024‑2026).

Подготовлено с использованием данных из открытых источников и актуальной нормативной базы на 23 мая 2026 года.