Тема «трудовая книжка» сегодня вызывает много вопросов и споров; Слышали ли вы‚ что с 2021 года бумажные трудовые книжки больше не заводят? Или что появилась «электронная трудовая книжка» как полноценная замена? В этой статье мы разберем‚ что на самом деле происходит с этим важнейшим документом‚ подтверждающим трудовой стаж‚ на основе актуального законодательства и практики.
Историческая справка: от «расчетных книжек» к современности
Интересный факт: после принятия Кодекса законов о труде в 1922 году трудовые книжки на время были ликвидированы. Им на смену пришли удостоверения личности и расчетные книжки. Однако вскоре система вернулась‚ и к концу XX века трудовая книжка в бумажном виде стала неотъемлемым атрибутом каждого работника.
Законодательная основа: что говорит Трудовой кодекс?
Основной документ‚ регулирующий вопросы трудовых книжек‚ — Трудовой кодекс РФ (статья 66). Согласно ему:
- Работодатель (кроме физических лиц‚ не являющихся ИП) обязан вести трудовые книжки на каждого работника‚ проработавшего свыше пяти дней.
- Записи об основании и причине увольнения должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ (статья 39).
Ключевые нормативные акты
Правила ведения‚ хранения и оформления трудовых книжек утверждены:
- Постановлением Правительства РФ № 225 от (с изменениями‚ в т.ч. от № 132).
- Приказом Минтруда России № 320н от — утверждает унифицированную форму бланка трудовой книжки.
Электронный учёт: миф о «электронной трудовой книжке»
Здесь кроется главная путаница. В российском законодательстве отсутствует термин «электронная трудовая книжка» как самостоятельный документ. Однако с 1 января 2020 года действует система Электронных трудовых книжек (ЭТК). Что это на самом деле?
Что такое ЭТК?
Это сведения о трудовой деятельности физического лица‚ которые формируются в единой базе Пенсионного фонда России (ПФР). Источником информации являются отчётные сведения (СЗВ-ТД)‚ которые обязан представлять работодатель в ПФР.
Важно: Это не отдельный документ‚ а электронная запись в государственной информационной системе. Бумажная трудовая книга при этом не отменена.
Как это работает на практике с 2021 года?
С 1 сентября 2021 года вступили в силу ключевые изменения:
- При первом трудоустройстве бумажную трудовую книжку не заводится‚ если работник не имеет её или не представил.
- Все сведения о приёме‚ увольнении‚ изменении условий труда работодатель обязан вносить в ЭТК через ПФР (на основании СЗВ-ТД).
- Унифицированный журнал учёта трудовых книжек отменён.
А что с теми‚ у кого уже есть бумажная книжка?
Если у работника на руках есть действующая бумажная трудовая книжка‚ работодатель:
- Продолжает в неё вносить записи (о приёме‚ увольнении и т.д.) в соответствии с правилами.
- Одновременно обязан отразить те же сведения в ЭТК через ПФР.
Таким образом‚ бумажная и электронная формы сосуществуют. Запись в бумажной книжке имеет приоритет при её наличии.
Кто и что должен помнить? Обязанности и права
Обязанности работодателя (крайне важные):
- Вести учёт (бумажный и/или электронный) для каждого работника.
- Своевременно и точно вносить записи‚ используя только установленные законом формулировки (например‚ «уволен по соглашению сторон»‚ «уволен за прогул»).
- Обеспечить работника сведениями о его трудовой деятельности‚ хранящимися в ЭТК.
- Изготавливать бланки только установленного образца (Приказ Минтруда № 320н).
Права работника:
- Проверить актуальность и полноту сведений о себе в Личном кабинете на сайте ПФР (это и есть доступ к ЭТК).
- Требовать от работодателя внесения корректных записей как в бумажную книжку‚ так и в ЭТК.
- Получить выписку из ЭТК (по форме ПФР) при увольнении или по запросу.
- При ошибке в записях (в бумажной книжке или ЭТК) требовать их исправления через работодателя с соблюдением процедуры (через служебную записку‚ с возможностью обращения в трудовую инспекцию или суд).
Как убедиться‚ что сведения о кандидате (или о себе) верны?
Для проверки информации о трудовой деятельности:
- Для бумажной книжки: физический осмотр документа‚ сверка записей с реальными трудовыми договорами и приказами.
- Для электронного учёта (ЭТК):
- Зарегистрироваться на официальном портале ПФР (gosuslugi.ru или сайт ПФР).
- Получить доступ в Личный кабинет (через Госуслуги или напрямую в ПФР).
- В разделе «Трудовая деятельность» или «Электронная трудовая книжка» будут отражены все сведения‚ переданные работодателями.
Важно: Данные в ЭТК формируются только на основе отчётности работодателя. Если работодатель не подал СЗВ-ТД или подал с ошибкой‚ в ЭТК будет неполная или неверная информация.
- Миф: «Трудовые книжки отменили‚ теперь только электронные».
Правда: Бумажная трудовая книжка не отменена. Она продолжает вестись для тех‚ у кого она уже есть. Для вновь принимаемых на работу она не заводиться автоматически‚ но может быть выдана по заявлению. - Миф: «Электронная трудовая книжка — это отдельный документ‚ который можно получить в ПФР».
Правда: Это не документ‚ а запись в базе ПФР. Доступ к ней, через Личный кабинет на портале ПФР. - Миф: «Работодатель может (произвольно) заполнять записи».
Правда: Все записи (и в бумажной‚ и в электронной форме) должны соответствовать точным формулировкам ТК РФ и быть основаны на документах (приказ‚ трудовой договор). - Правда: Основная обязанность по ведению и сохранности (как бумажной‚ так и электронной формы) лежит на работодателе. Ответственность за ошибки и задержки несёт именно он.
Что делать работнику?
Регулярно проверять сведения о себе в Личном кабинете ПФР.
2. Хранить бумажную трудовую книжку в надёжном месте‚ если она у вас есть.
3. При увольнении требовать корректную запись в обеих формах (если бумажная есть) и выписку из ЭТК.
4. При несоответствии данных — писать заявление работодателю об исправлении‚ а при отказе — обращаться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
Статья подготовлена на основе анализа законодательства РФ и информационных материалов на 22 мая 2026 года. Для получения самой актуальной информации рекомендуется обращаться к официальным источникам: сайту Пенсионного фонда РФ (pfr.gov.ru) и порталу правовой информации (pravo.gov.ru).