В 2025‑2026 годах в России действует новая форма трудовой книжки, утверждённая Приказом Минтруда России от № 320н. Заверить её можно только по установленным правилам, иначе документ будет признан недействительным. Ниже – подробная инструкция, образцы заполнения и ответы на самые частые вопросы.

Что изменилось в 2023‑2026 годах?

• Новый образец – с 1 января 2023 года вводятся трудовые книжки нового образца (серия 7).
• Электронный вариант – с 1 января 2023 года работники могут выбрать электронную форму (хранится в базе СФР).
• Заполнение дат – все даты в книжке должны быть записаны арабскими цифрами в формате Число.Месяц.Год, где число и месяц – двузначные, год – четырёхзначный.
• ьный лист – теперь в нём обязательно указываются ФИО, должность, подразделение, а также дата и номер приказа о приёме на работу.

Эти изменения закреплены в Постановлении Правительства РФ от № 1250 и Приказе Минтруда России от № 320н (далее – Порядок 320н).

Когда открывается трудовая книжка?

Для сотрудника, впервые принятого на работу в 2026 году, книжка открывается в электронной форме. Другие работники могут оставить бумажный вариант или перейти на электронный.

Какой образец заполнения используется?

С 1 января 2023 года применяется образец трудовой книжки 2023‑2026, утверждённый Приказом Минтруда России № 320н. В нём предусмотрены:

1. ьный лист.
2. Раздел «Сведения о трудовой деятельности».
3. Раздел «Сведения о местах работы».
4. Раздел «Сведения о воинском учёте (если применимо)».

Образцы записей в книжке доступны в приложениях к КонсультантПлюс и на официальном портале Система Кадры.

Как правильно заверить трудовую книжку?

Заверивание – это процесс подтверждения соответствия записи в книжке действительным документам (приказам, договорам, табелям). Ошибки в этом процессе могут привести к отказу в признании трудого дня.

Шаги по оформлению

1. Подготовка документа – убедитесь, что в книжке нет пробелов, исправлений и зачеркиваний.
2. Заполнение полей – впишите дату, номер и серию приказа, а также подпись уполномоченного лица.
3. Проверка соответствия – сравните вписанные данные с оригинальными документами (трудовым договором, приказе о приёме).
4. Подпись и печать – в конце страницы ставятся подпись руководителя и (при необходимости) печать организации.
5. Контрольный протокол – в отделении кадров оформляется протокол проверки, который хранится в личном деле сотрудника.

Образец подписи и печати

____________________
(Подпись руководителя)

Печать организации

Если в книжке используется электронный формат, подпись ставится в электронном виде через ЭЦП (электронную подпись).

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный формат даты – используйте только арабские цифры, например , а не 12.03.24.
• Заполнение «по старинке» – старый образец (серия 6) больше не принимается.
• Отсутствие подписи – без подписи руководителя запись считается недействительной.
• Пробелы и зачеркивания – их нельзя использовать; при ошибке оформляйте новую страницу;

Примеры заполнения ьного листа

Ниже – типовые образцы, которые можно скопировать в своей книжке.

Бумажный вариант (серия 7)

ьный лист

• Ф.И.О. сотрудника: Иванов Иван Иванович
• Должность: Бухгалтер
• Подразделение: Финансовый отдел
• Номер и дата приказа о приёме: № 15‑О,
• Серия и номер книжки: С‑001‑2023

Электронный вариант (ЭЦП)

В электронной форме в системе СФР отображаются те же поля, но подпись ставится цифровым сертификатом. Пример отображения:

ьный лист (Электронный)
ФИО: Иванов И.И.
Должность: Бухгалтер
Подразделение: Финансовый отдел
Приказ № 15‑О от 
Серия/№: С‑001‑2023
ЭЦП: [Подпись сотрудника]

Где скачать образцы и формы?

Официальные образцы доступны в открытом доступе:

• Приказ Минтруда России № 320н – официальный документ, регламентирующий форму.
• Контур.Экстерн – образцы новых бланков.
• Система Кадры – памятки и формы.
• КонсультантПлюс – образцы записей и ьных листов.

Все перечисленные ресурсы обновляются в режиме реального времени, поэтому проверяйте дату публикации, чтобы убедиться, что используете актуальную версию.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли использовать старую форму, если книжка уже оформлена? – Нет. С года допускается только новый образец (серия 7). Старую форму можно заменить только при её потере или повреждении.
2. Нужна ли печать при электронном оформлении? – При электронном виде печати не требуется, но подпись должна быть поставлена через ЭЦП.
3. Как оформить запись о переводе? – В разделе «Сведения о местах работы» указываются дата, номер приказа, новая должность и подразделение.
4. Можно ли вручную исправлять ошибки? – Нет. При возникновении ошибки оформляйте новую страницу и подпишите её как обычно.
5. Какие сроки хранения трудовых книжек? – По ТК РФ – до 50 лет с даты увольнения сотрудника.

Заверивание трудовой книжки в 2025‑2026 годах требует строгого соблюдения новых требований:

• Использовать только новый образец (серия 7).
• Заполнять даты в формате Число.Месяц.Год (двухзначный месяц, четырёхзначный год).
• Подписывать каждую страницу подписью руководителя и (при необходимости) печатью.
• При выборе электронного формата – использовать ЭЦП.

Соблюдая эти правила, вы гарантируете, что ваша трудовая книжка будет признана юридически значимой и не вызовет вопросов при проверках трудовой инспекции или при оформлении трудового договора.

Для более детального ознакомления рекомендуем скачать официальные образцы и внимательно ознакомиться с Порядком 320н.

Автор статьи: кадровый консультант, специалист по трудовому законодательству.