Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. В течение рабочего пути в неё могут вноситься различные записи: о приёме, переводе, совместительстве, образовании, изменении квалификации и др. Однако любые изменения должны осуществляться строго в соответствии с законодательством РФ и нормативными актами Минтруда. В статье подробно рассмотрим, какие изменения допускаются, как правильно их вносить, как исправлять ошибки и какие новшества появились с 2024 года.

Общие положения о трудовой книжке

Трудовая книжка оформляется в двух экземплярах (основной и вспомогательный). В ней ведутся разделы «Відомості про роботу» (информация о работе) и «Образование, квалификация». Записи вносятся в хронологическом порядке, печатаются печатными буквами, без зачеркиваний и исправлений, если иное не предусмотрено законом.

• Запись в трудовую книжку считается недействительной, если в ней допущена ошибка и она не исправлена в установленном порядке.
• С 2024 года вводятся обязательные требования к электронным трудовым книжкам (КЭДО) – они позволяют исключить возможность подделки.
• Все изменения должны сопровождаться документальными подтверждениями (приказ, справка, диплом и т.п.).

Какие изменения допускаются в трудовой книжке

Изменения, связанные с образованием, профессией и специальностью

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда РФ от № 320н), сведения об образовании и квалификации могут быть дополнены, но не зачеркиваются:

• дата получения нового диплома;
• наименование учебного заведения, специальности, квалификации;
• номер и дата выдачи документа, подтверждающего образование.

Запись делается в виде дополнения к уже существующей строке, без стирания прежних данных.

Перевод, повышение/понижение в должности, изменение наименования должности

Перевод считается изменением, если меняется трудовая функция работника. При этом вносятся новые строки:

1. Дата перевода;
2. Новый штатный номер, наименование должности;
3. Основание (приказ, распоряжение).

Если меняется лишь название должности без изменения функций (например, «сторож‑кочегар» → «кочегар‑сторож»), суды признают такие записи необязательными к внесению, если нет изменения трудовой функции.

Совместительство и работа по совместительству

Запись о совместительстве вносится в отдельный раздел и должна содержать:

• даты начала и окончания совместительства;
• наименование организации‑работодателя‑совместителя;
• основание (договор о совместительстве).

Изменения, не требующие записи

Не подлежат внесению в трудовую книжку:

• изменение размера заработной платы;
• изменение режима труда (сменный график, удалённый режим);
• перемещение работника в пределах одного подразделения без изменения функции.

Порядок внесения изменений

Для каждой записи необходимо выполнить следующие шаги:

1. Подготовка документа‑основания. Приказ, распоряжение, справка о полученном образовании и т.д.
2. Заполнение граф в разделе «Відомості про роботу» (или «Образование, квалификация»):
   • Графа 1 – дата внесения записи;
   • Графа 2 – дата начала (или окончания) соответствующего периода;
   • Графа 3 – содержание записи (должность, наименование организации, вид работы);
   • Графа 4 – номер и дата приказа (или другого документа).
3. Подпись ответственного лица. Запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным кадровиком) и печатью, при этом печать не должна закрывать подпись владельца трудовой книжки.
4. Контроль. Кадровый специалист проверяет соответствие записи образцу, указанному в нормативных актах;

Как исправлять ошибочные записи

Если в трудовой книжке допущена ошибка, её нельзя просто зачеркивать. Необходимо оформить исправление в виде отдельной записи:

После оформления исправления работнику по его письменному заявлению может быть выдан дубликат трудовой книжки. Дубликат оформляется в месте, где была внесена неправильная запись, и содержит корректные данные.

Дубликат трудовой книжки

Основания для выдачи дубликата (с ):

• утрата, порча, уничтожение оригинала;
• неправильные/неточные записи, которые невозможно исправить в оригинале;
• по желанию работника (при наличии письменного заявления).

При оформлении дубликата необходимо приложить:

1. Заявление работника;
2. Документ, подтверждающий основание (например, акт о порче, приказ об исправлении);
3. Копию удостоверения личности работника.

Электронные трудовые книжки (КЭДО)

С 2024 года Министерство труда РФ активно продвигает переход на электронный документооборот. Преимущества электронных трудовых книжек:

• исключение возможности подделки записей;
• автоматическое уведомление работника о новых записях;
• удобный доступ к истории трудовой деятельности через личный кабинет.

Ключевые требования к электронным трудовым книжкам:

1. Ведение в единой системе КЭДО, утверждённой Минтрудом;
2. Подтверждение подлинности записей цифровой подписью работодателя;
3. Сохранение всех исторических записей без их стирания.

К 2025 году использование электронных трудовых книжек станет обязательным для всех работодателей, за исключением небольших предприятий, которым предоставлен переходный период.

Практические рекомендации для кадровиков

• Всегда проверяйте наличие оригинального документа‑основания перед внесением записи.
• Не используйте зачеркивания и исправления «ручкой». Оформляйте отдельную запись‑исправление.
• Соблюдайте порядок заполнения граф: дата внесения → дата начала/окончания → содержание → реквизиты приказа.
• При вводе новых данных об образовании делайте дополнение к предыдущей записи, а не замену.
• Контролируйте, чтобы печать не закрывала подпись работника и подпись лица, вносящего запись.
• В случае перехода на электронный формат подготовьте сотрудников к работе с личным кабинетом и цифровой подписью.
• Регулярно проводите внутренний аудит трудовых книжек – это поможет избежать ошибок, которые могут привести к судебным спорам.

Трудовая книжка – документ, отражающий профессиональный путь работника, и любые изменения в ней должны вноситься строго в соответствии с законодательством. Никакие зачеркивания, «правки» от руки и отсутствие подтверждающих документов недопустимы. С 2024 года вводятся новые правила по дубликатам и обязательный переход к электронным трудовым книжкам, что повышает прозрачность и защищённость данных.

Соблюдая перечисленные правила и рекомендации, работодатели и кадровики смогут избежать ошибок, связанных с оформлением записей, а работники – сохранить достоверную трудовую историю.

Дата публикации: