Трудовая книжка — один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовой стаж работника в Российской Федерации․ С 2020 года в связи с переходом на электронный формат произошли значительные изменения в законодательстве‚ регулирующем ведение‚ хранение и выдачу трудовых книжек․ В данной статье подробно рассмотрены все действующие нормативные акты‚ регулирующие этот вопрос‚ включая федеральные законы‚ приказы Минтруда и другие обязательные документы․

Основные источники трудового права‚ регулирующие трудовые книжки

Правовое регулирование трудовых книжек осуществляется в рамках общей системы трудового законодательства РФ․ Основными источниками являются:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) — фундаментальный нормативный акт‚ устанавливающий общие принципы трудовых отношений․
• Федеральные законы — конкретизируют и дополняют положения ТК РФ․
• Постановления Правительства РФ — утверждают правила и процедуры ведения трудовых книжек․
• Приказы Министерства труда и социальной защиты РФ, детализируют формы‚ порядок заполнения‚ хранения и передачи документов․
• Локальные нормативные акты (ЛНА) — внутренние регламенты организаций‚ не противоречащие федеральному законодательству․

Статьи Трудового кодекса РФ‚ касающиеся трудовой книжки

• Статья 66 ТК РФ — устанавливает обязательность ведения трудовой книжки для всех работников‚ за исключением случаев‚ когда трудовые отношения оформляются исключительно в электронной форме․
• Статья 66․1 ТК РФ — вводит понятие электронной трудовой книжки и регулирует порядок её ведения‚ хранения и передачи сведений в Пенсионный фонд РФ (ПФР)․
• Статья 84․1 ТК РФ — определяет порядок выдачи трудовой книжки при увольнении‚ включая сроки и форму․
• Статья 62 ТК РФ — устанавливает обязанность работодателя предоставить копии документов‚ в т․ч․ выписки из трудовой книжки‚ по письменному запросу работника․

Ключевые нормативные акты по ведению трудовых книжек

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․ № 225

«Правила ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»

Это основополагающий документ‚ регулирующий:

• Формат и технические требования к бланкам трудовой книжки;
• Порядок выдачи‚ учета и хранения трудовых книжек;
• Ответственность работодателя за сохранность документов;
• Порядок внесения записей: о приеме на работу‚ переводе‚ увольнении и наградах;
• Формы актов: акт приема-передачи трудовых книжек‚ акт об уничтожении‚ акт об отказе в выдаче․

Документ действует в редакции с учетом изменений‚ внесённых в 2020–2023 годах в связи с переходом на электронные трудовые книжки․

Приказ Минтруда России от № 589н

«Об утверждении формы трудовой книжки и формы бланка трудовой книжки и инструкции по её заполнению»

Этот приказ:

• Утвердил единый образец бланка трудовой книжки (бумажной формы);
• Предоставил подробную инструкцию по заполнению всех разделов: ьный лист‚ разделы «Сведения о работе»‚ «Сведения о наградах»;
• Определил правила исправления ошибок (запись «запись недействительна» с указанием причины и подписью ответственного лица);
• Установил требования к печати‚ подписям и датам․

Несмотря на переход на электронные формы‚ этот приказ остаётся актуальным для работодателей‚ ведущих бумажные трудовые книжки․

Приказ Минтруда России от № 320н

«Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения трудовых книжек»

Этот приказ вступил в силу с 1 января 2021 года и является основным регулятором ведения бумажных трудовых книжек в современных условиях․ Он:

• Заменил и дополнил положения приказа № 589н;
• Уточнил порядок внесения записей при переводах‚ увольнениях и восстановлении на работе;
• Регламентировал порядок выдачи трудовой книжки при увольнении — в день увольнения‚ в присутствии работника;
• Установил требования к хранению: не менее 75 лет после увольнения работника;
• Определил ответственность за утрату или повреждение документа․

Федеральный закон от № 439-ФЗ

«О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с введением в обращение электронных трудовых книжек»

Этот закон стал поворотным моментом в истории трудовых книжек․ Он:

• Ввел понятие электронной трудовой книжки (ЭТК) как официального документа‚ имеющего ту же юридическую силу‚ что и бумажная;
• Предусмотрел право работника на выбор: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную форму;
• Обязал работодателей с 1 января 2020 года передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ;
• Закрепил‚ что сведения о трудовой деятельности хранятся в информационных ресурсах СФР и доступны работнику через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги;
• Определил‚ что работодатель обязан выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки по его письменному заявлению до 31 декабря 2020 года — для тех‚ кто не выбрал ЭТК․

Приказ Роструда от № 20

«Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства»

Этот документ регламентирует проверки трудовых книжек инспекторами Трудовой инспекции․ В перечне контрольных вопросов указаны:

• Наличие трудовой книжки у каждого работника;
• Правильность внесения записей (даты‚ подписи‚ печати);
• Соблюдение сроков выдачи при увольнении;
• Наличие актов приема-передачи и хранения;
• Передача сведений в ПФР при наличии ЭТК․

Нарушения‚ выявленные при проверке‚ могут повлечь административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ․

Электронная трудовая книжка: особенности и обязанности работодателя

С 1 января 2020 года работодатели обязаны:

• Предоставить каждому работнику возможность выбрать форму трудовой книжки, бумажную или электронную — до ․
• С 2021 года — передавать в ПФР сведения о всех новых трудовых отношениях в электронном виде (в формате‚ установленном ПФР)․
• Обеспечить доступ работника к своим данным через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуги․
• Выдать работнику‚ выбравшему ЭТК‚ выписку из трудовой книжки на бумажном носителе по его запросу — в течение 3 рабочих дней․
• Сохранять бумажные трудовые книжки работников‚ не выбравших ЭТК‚ в течение всего срока хранения (75 лет)․

Важно! Для бюджетных организаций‚ как и для коммерческих‚ требования одинаковы․ Нарушение сроков передачи данных в ПФР влечёт штрафы и предупреждения от Роструда․

Локальные нормативные акты организации

Каждая организация может разрабатывать внутренние документы‚ регулирующие порядок работы с трудовыми книжками‚ при условии‚ что они не противоречат федеральному законодательству․ К таким актам относятся:

• Положение о кадровом делопроизводстве;
• Инструкция по ведению и хранению трудовых книжек;
• Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек;
• Журнал учета трудовых книжек и бланков;
• Акт приема-передачи трудовых книжек при смене ответственного лица․

Эти документы обязательны для соблюдения внутри организации и могут быть запрошены инспекторами при проверке․

Акты‚ связанные с уничтожением и отказом в выдаче

В случае утраты‚ повреждения или уничтожения трудовой книжки работодатель обязан:

• Составить акт об уничтожении трудовой книжки (с указанием причины‚ даты‚ подписей комиссии);
• Выдать работнику дубликат трудовой книжки на основании документов‚ подтверждающих трудовую деятельность (приказы‚ трудовые договоры‚ справки с предыдущих мест работы);
• Составить акт об отказе в выдаче трудовой книжки, только в случае‚ если работник не предоставил необходимые документы для подтверждения стажа․

Все эти акты должны хранится в архиве организации не менее 75 лет․

Практические рекомендации для работодателей в 2026 году

1. Определите статус трудовых книжек у всех работников: кто выбрал ЭТК‚ кто сохранил бумажную․
2. Обеспечьте передачу данных в ПФР в срок — ежемесячно‚ не позднее 15-го числа месяца‚ следующего за отчетным․
3. Обучите кадровый персонал работе с новыми формами и требованиями приказов № 320н и № 20․
4. Ведите журнал учета трудовых книжек и бланков — это требование Постановления № 225․
5. Не уничтожайте бумажные трудовые книжки работников‚ не перешедших на ЭТК — они остаются юридически значимыми документами до конца срока хранения․
6. Предоставляйте выписки из ЭТК по запросу работника — в течение 3 рабочих дней․

Нормативная база по трудовой книжке в 2026 году представляет собой сложную‚ но четко структурированную систему‚ включающую федеральные законы‚ подзаконные акты и внутренние регламенты․ Переход на электронные трудовые книжки не отменил бумажные, он дополнил их‚ создав двойной формат ведения кадровой документации․

Работодатели обязаны соблюдать все требования‚ иначе риск привлечения к административной ответственности‚ штрафов и проверок со стороны Роструда возрастает․ Регулярное обновление знаний кадровых работников‚ внедрение внутренних инструкций и использование современных программ для учета трудовых книжек — залог легального и беспроблемного ведения кадрового делопроизводства․

Следите за обновлениями на официальных сайтах: Роструд‚ Пенсионный фонд РФ‚ Гарант и КонсультантПлюс․

Информация актуальна на 23 мая 2026 года․ Рекомендуется проверять актуальность нормативных актов на официальных порталах правовой информации․