Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Записи в ней формируют будущие пенсионные права. Именно поэтому даже самые незначительные на первый взгляд неточности, как в бумажной, так и в электронной трудовой книжке, могут привести к отказу в назначении пенсии или существенному уменьшению ее размера.
Ошибки в трудовой книжке могут возникнуть по разным причинам: из-за невнимательности кадровика, опечаток, неверного указания должности или даже в связи с решением суда (например, если увольнение за прогул признано незаконным и изменено на увольнение по соглашению сторон). В таких ситуациях важно знать, как правильно аннулировать неверные сведения.
В каких случаях запись признается недействительной
Отметка кадровиков, предписывающая считать запись в трудовой книжке недействительной, может быть проставлена только в определенных случаях и в строго регламентированных разделах документа.
- Ошибки в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях». Это наиболее частые случаи. Сюда входят неверные наименования должностей, ошибочные приказы, неправильные формулировки причин увольнения (например, указана ст. 77 п. 1, а по логике должно было быть увольнение по соглашению сторон — это грубая ошибка, требующая исправления).
- Решение суда. Если работник был уволен за прогул, но суд изменил основание увольнения на увольнение по соглашению сторон, старая запись об увольнении признается недействительной.
- Восстановление работника на работе. Если сотрудник был незаконно уволен и восстановлен по решению суда, запись об увольнении необходимо аннулировать.
Важное правило: зачеркивать, замазывать корректором или стирать неверные записи в указанных разделах категорически запрещено! Единственный допустимый способ исправления, это признание записи недействительной с последующим внесением верных данных.
Как сделать запись о недействительности: пошаговая инструкция
Инструкция по заполнению трудовых книжек четко регламентирует порядок действий. Образец формулировки всегда звучит так: «Запись за номером таким-то считать недействительной».
Пошаговый алгоритм:
- В графе 1 поставьте следующий порядковый номер записи (например, если последняя запись была под номером 5, то исправляющая будет под номером 6).
- В графе 2 укажите текущую дату внесения исправления (число, месяц, год).
- В графе 3 напишите: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна». Сразу после этого, в этой же графе, впишите верные сведения (если цель, не просто аннулировать, но и исправить ошибку). Например: «Запись за номером 5 недействительна. Принят в отдел продаж на должность менеджера».
- В графе 4 укажите реквизиты документа, на основании которого вносится исправление (дата и номер приказа работодателя или, если исправление вносится по решению суда — реквизиты решения суда).
Если нужно аннулировать запись об увольнении
Если в трудовой книжке есть запись об увольнении, которая признана недействительной (например, сотрудник восстановлен на работе), работодатель вносит исправление так:
- Графа 1: следующий номер.
- Графа 2: дата внесения исправления.
- Графа 3: «Запись за номером [номер] недействительна, восстановлен на прежней работе».
- Графа 4: ссылка на приказ о восстановлении или решение суда.
При этом, если после ошибочной записи об увольнении уже были поставлены записи от нового работодателя, необходимо создавать специальный блок, где текущий работодатель признает свою старую запись недействительной и указывает, что сотрудник «восстановлен на прежней работе».
Образец исправления в разделе «Сведения о работе»
Представим ситуацию: кадровик ошибся в должности при приеме на работу. Вместо «инженера» написал «технику». Ошибка обнаружена сразу. Исправление будет выглядеть следующим образом:
| Графа 1 (№ записи) | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о приеме…) | Графа 4 (Документ, основание) |
|---|---|---|---|
| 5 | Принят в производственный отдел на должность техника | Приказ от № 12-к | |
| 6 | Запись за номером 5 недействительна. Принят в производственный отдел на должность инженера | Приказ от № 12-к |
Что делать, если организация ликвидирована?
Часто возникают сложности, если ошибку допустил предыдущий работодатель, а организация уже ликвидирована. В таком случае сотруднику необходимо обратиться в государственный архив, где хранятся документы ликвидированной компании. Справка из архива станет основанием для внесения исправлений текущим работодателем.
Исправление ошибок на ьном листе
Правила исправления на ьном листе кардинально отличаются от раздела «Сведения о работе». Здесь признание записи недействительной не применяется.
Если допущена ошибка в ФИО или дате рождения:
- Неверные данные аккуратно зачеркиваются одной чертой (так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое).
- Рядом (сверху или сбоку) вписываются правильные сведения.
- На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на документ, на основании которого внесено исправление (например, паспорт или свидетельство о браке), ставится подпись кадровика и печать работодателя.
Электронные трудовые книжки (ЕФС-1)
С появлением электронных трудовых книжек действует новый порядок записей, который несколько облегчает работу кадровиков. Однако ошибок не исключает и он. Если неточность допущена в отчете ЕФС-1, поданном в Социальный фонд России (СФР), работодатель обязан подить корректирующий отчет. В электронном формате не нужно писать фразу «считать недействительной» — достаточно передать актуальные верные сведения, которые автоматически заменят ошибочные в информационной системе.
Ответственность работодателя
Работодатель несет ответственность за правильность ведения трудовых книжек. Если из-за неверных записей работнику было отказано в трудоустройстве или возникли проблемы с назначением пенсии, работодатель обязан возместить работнику материальный ущерб (например, оплатить время вынужденного прогула или разницу в пенсии).
Полезные рекомендации
- Всегда сверяйте формулировки приказов с текстом, вносимым в трудовую книжку. Несоответствие статьи и причины увольнения — частая и грубая ошибка.
- Не используйте корректирующие жидкости (штрих) и лезвия для исправлений — это нарушение законодательства.
- Если ошибка обнаружена спустя годы, не пытайтесь ее скрыть. Составьте акт, запросите копию приказа и внесите исправление по всем правилам.
- Помните, что исправления вносятся на основании официальных документов (приказов, решений суда, справок из архива), устные заявления работника не являются основанием для исправлений.
Соблюдение этих простых правил и использование правильных образцов формулировок поможет вам избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и защитить пенсионные права сотрудников.