Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. Вопрос о возможности удалить или исправить запись в ней возникает у работников и работодателей довольно часто. Ниже представлен подробный разбор того, что допустимо по законодательству, какие процедуры предусмотрены для отмены ошибочных записей и почему прямое «удаление» невозможно.

Что регулирует ведение трудовой книжки?

• Федеральный закон № 27‑ФЗ от «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (в ред. от ) – устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от № 713н – вводит графу 10 «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» в форме Сведений о трудовой деятельности (ЭТК).
• Положение о ведении и хранении трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225) – прямо указывает, что исправления производятся только специальным способом, а стирание, зачеркивание или удаление записей запрещено.

Таким образом, законодательство не предусматривает процедуры «удалить запись из трудовой книжки». Вместо этого существует механизм отмены (аннулирования) ошибочной записи.

Как отменить запись в бумажной трудовой книжке?

Если запись признана недействительной (например, запись об увольнении, которую суд или работодатель признал незаконной), порядок действий выглядит так:

1. После последней записи в разделе «Сведения о работе» ставят новую строку.
2. В первой колонке указывают порядковый номер новой записи.
3. Во второй колонке – дату внесения исправления.
4. В третьей колонке пишут фразу: «Запись № [номер ошибочной записи] считается недействительной» (или аналогичную формулировку, предусмотренную инструкцией по ведению трудовых книжек).
5. В колонке 10 (признак отмены) ставят символ «X».

Важно: стирать, зачеркивать, закрашивать или иным образом механически удалять запись запрещено. Такие действия могут быть расценены как подделка официального документа и повлечь административную или даже уголовную ответственность.

Пример оформления отмены записи

№ п/п Дата исправления Сведения Признак отмены
-----------------------------------------------------------------------------------------------
 42 Запись № 37 считается недействительной X

После внесения такой строки запись считается аннулированной, но остаётся в книжке как исторический факт.

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 1 января 2023 года введена обязательная ведение электронной трудовой книжки через портал «Госуслуги». В ЭТК также существует графа 10 «Признак отмены записи». Однако:

• Запись, признанная недействительной, не удаляется из базы данных ПФР.
• В графе 10 ставится символ «X», что указывает на отмену сведений о приёме, переводе или увольнении.
• Прямое стирание или удаление записи в ЭТК невозможно – система не предоставляет такой функции.
• Если требуется исправить причину увольнения или иные сведения, работник должен обратиться в суд с иском о обязании внести изменения в электронную запись (см. практику Второго КСОЮ).

Таким образом, даже в электронном формате «удалить» запись нельзя – можно лишь пометить её как отменённую.

Судебная практика: когда требуется суд?

В случаях, когда работодатель отказывается вносить отметку об отмене записи или когда запись в ЭТК содержит неверные данные, которые влияют на пенсионные права, работник может:

1. Направить претензию работодателю с требованием внести исправление.
2. При отсутствии реакции – подать иск в суд о обязании внести изменения в трудовую книжку (бумажную или электронную).
3. Суд, признав запись неправомерной, выдаёт решение, которым работодатель обязан выполнить исправление в соответствии с инструкцией по ведению трудовых книжек.

Пример: решение Второго КСОЮ от признало законным требование работника отменить запись об увольнении, оформив её через графу 10 с символом «X».

Рекомендации для работников и работодателей

Для работников

• Храните трудовую книжку в безопасном месте; при получении на руки проверяйте все записи.
• Если обнаружили ошибку, сразу сообщите работодателю и запросите внесение отметки об отмене (графа 10).
• Не пытайтесь самостоятельно стирать или зачеркивать записи – это может привести к юридическим последствиям.
• При отказе работодателя – готовьте документы и обращайтесь в суд.

Для работодателей

• Ведение трудовых книжек должно осуществляться строго по инструкции; любые исправления оформляются только новой строкой с отметкой в графе 10.
• При получении требования об отмене записи проверьте основания (судовое решение, соглашение сторон и т.д.) и внесите исправление в течение трёх рабочих дней.
• В случае работы с ЭТК убедитесь, что в личном кабинете на портале «Госуслуги» отметка об отмене выставлена корректно.
• Обучайте кадровых сотрудников правилам внесения исправлений, чтобы избежать штрафов за нарушение порядка ведения трудовых книжек.

Прямое удаление записи из трудовой книжки (бумажной или электронной) законодательно не предусмотрено. Единственный законный способ исправить ошибочную запись – отменить её, внеся новую строку с указанием, что предыдущая запись считается недействительной, и поставив признак отмены (символ «X») в графу 10. При refusе работодателя или невозможности внести исправление в ЭТК работник вправе обратиться в суд для получения обязательного решения о внесении изменений.

Соблюдение установленного порядка не только защищает права работника, но и исключает риски административной ответственности для работодателя. Помните: трудовая книжка – это официальный документ, и любые изменения в нём должны выполняться строго по установленной процедуре.