В современной практике кадрового делопроизводства ситуация, когда кандидат на должность не может предъявить трудовую книжку, встречается все чаще. Это может быть связано с утратой документа, переходом на электронные трудовые, повреждением книжки или просто забывчивостью сотрудника. Однако для работодателя отсутствие этого документа в момент приема на работу создает серьезные юридические риски.
В данной статье мы подробно разберем, как действовать согласно Трудовому кодексу РФ (ТК РФ) и актуальной судебной практике, чтобы избежать штрафов и судебных исков.
Общее правило: Трудовая книжка обязательна
Согласно статье 65 ТК РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.
Важно помнить: Принятие сотрудника на работу без предъявления трудовой книжки (если она у него должна быть) является нарушением трудового законодательства. Если у работника есть действующая трудовая книжка, но он ее не принес, работодатель не имеет права заводить новую или игнорировать этот факт.
Почему нельзя просто принять сотрудника без документа?
- Риск признания стажа работника недействительным.
- Невозможность внесения записей о текущей работе, что приведет к проблемам при увольнении.
- Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение порядка ведения трудовых книжек.
Сценарий А: Прием на работу без трудовой книжки
Что делать, если день приема, а сотрудник говорит: «Забыл», «Потерял» или «Ее нет»? Действия зависят от причины отсутствия.
Случай 1: Трудовая книжка утеряна или повреждена
Если работник сообщает об утрате, повреждении или ином отсутствии трудовой книжки, он обязан написать работодателю заявление об этом с указанием причины. На основании этого заявления работодатель:
- Принимает сотрудника на работу.
- Заводит ему новую трудовую книжку (или вносит запись в электронную трудовую, если переход был совершен ранее).
- Вносит в новую книжку только сведения о работе у текущего работодателя. Восстанавливать старый стаж работодатель не обязан и не имеет права без соответствующих документов (справок с предыдущих мест работы).
Случай 2: Сотрудник просто не принес книжку (находится у него на руках)
Как отмечают эксперты (например, портал Контур.Экстерн), принимать сотрудника без нее в этом случае некорректно. Работодатель должен:
- Отказать в фактическом допуске к работе до предоставления документа (формально трудовой договор может быть подписан, но приказ о приеме и допуск к работе лучше приостановить).
- Потребовать предоставить документ в кратчайшие сроки.
Примечание: Если сотрудник утверждает, что перешел на электронную трудовую, он должен предоставить выписку из ПФР (СФР) или сообщить данные о предыдущем работодателе для проверки в системе.
Сценарий Б: Проблемы при увольнении (Сотрудник не забрал книжку)
Часто проблемы возникают не при приеме, а при увольнении, когда работник не является за трудовой книжкой. Здесь законодательство (ст. 84.1 ТК РФ) четко регламентирует действия работодателя, чтобы снять с него ответственность.
Алгоритм действий работодателя:
- Попытка вручения: В день увольнения работодатель обязан попытаться вручить трудовую книжку работнику.
- Фиксация отказа или отсутствия: Если работник отсутствует или отказывается получать документ, необходимо зафиксировать этот факт (акт об отказе, журнал учета).
- Направление уведомления: Работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте. Уведомление направляется по известному адресу проживания.
- Отправка по почте: Только после получения письменного согласия работника (или если такое согласие было получено ранее) книжку можно отправить почтой заказным письмом с уведомлением о вручении.
Ключевой момент из судебной практики:
Согласно разъяснениям (в т.ч. из материалов «Время бухгалтера» и «Такском»), если работодатель направил уведомление, он освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Период задержки после отправки уведомления не оплачивается.
Ответственность и судебная практика
Игнорирование правил работы с трудовыми книжками ведет к финансовым потерям для компании.
Материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ)
Если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки по своей вине, он обязан возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки.
Пример из практики: В одном из случаев сотрудник потребовал компенсацию в размере 430 620 рублей за год задержки выдачи документа. Суды часто встают на сторону работника, если работодатель не может доказать, что предпринял все меры для выдачи (уведомление, акты).
Когда работодатель НЕ несет ответственности?
- Если работник сам не явился за книжкой, и работодатель направил ему уведомление (согласно ст. 84.1 ТК РФ).
- Если последний день работы не совпадает с днем оформления увольнения по причинам, зависящим от работника (например, прогул перед увольнением).
- Если работник не отдал свою старую трудовую книжку новому работодателю (как указывали арбитры в апелляционных определениях), это не освобождает нового работодателя от обязанности оформить новую при приеме, но снимает вопросы о старом стаже до момента предоставления документов.
Чек-лист для работодателя
Чтобы обезопасить бизнес, следуйте этому алгоритму:
- При приеме: Требуйте трудовую книжку обязательно. Если ее нет — требуйте заявление об утрате. Не принимайте на работу «без оформления».
- При увольнении: Вручайте книжку в последний рабочий день под роспись.
- Если работник пропал: Не храните книжку вечно в сейфе. Направляйте уведомление почтой (заказным с описью вложения) с требованием явиться или дать согласие на пересылку.
- Документирование: Сохраняйте все почтовые квитанции, описи вложения и копии уведомлений. Это ваша главная защита в суде.
Отсутствие трудовой книжки у сотрудника — это не повод для отказа в сотрудничестве, но сигнал для строгого соблюдения бюрократических процедур. Правильное оформление заявлений об утрате при приеме и своевременная рассылка уведомлений при увольнении позволяют работодателю оставаться в правовом поле и избегать многомиллионных исков о компенсации утраченного заработка.
Дата актуализации информации: май 2026 года.