Вопрос о том, относится ли трудовая книжка к документам строгой отчётности (БСО), часто возникает у работодателей, бухгалтеров и специалистов по кадровому делопроизводству. Ниже мы подробно разберём нормативную базу, особенности учёта, порядок обращения с бланками и практические рекомендации;

Что такое бланк строгой отчётности?

Бланк строгой отчётности (БСО) – это документ, который подлежит обязательному учёту, хранению и контролю в соответствии с установленными государством правилами. К БСО относятся:

• кассовые чеки, выданные без применения контрольно-кассовой техники;
• документы, подтверждающие получение наличных средств от населения;
• внутренние кадровые и финансовые бланки, такие как трудовые книжки и их вкладыши.

Перечень БСО формируется работодателем в рамках его учётной политики и фиксируется в книге учёта бланков строгой отчётности.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие статус трудовой книжки как БСО:

1. Приказ Минфина РФ от № 117н «О трудовых книжках». В пункте 2 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша указано, что эти бланки изготавливаются Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков (Объединение Г Минфина РФ) и имеют специальную степень защиты.
2. Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – определяет форму и содержание трудовой книжки, а также порядок её выдачи и хранения.
3. Постановление Правительства РФ от № 2109 «Об утверждении Положения о бухгалтерском учёте бланков строгой отчётности» – закрепляет необходимость вести книгу учёта движения бланков строгой отчётности и отражать их в бухгалтерском учёте.

Согласно вышеуказанным нормативным актам, трудовая книжка и её вкладыш относятся к документам строгой отчётности. Это означает, что:

• Бланки трудовых книжек изготавливаются только уполномоченными государственными производителями.
• Каждый бланк имеет уникальную серию и номер, которые фиксируются в книге учёта движения бланков.
• Бланки учитываются на забалансовом счёте 006 «Бланки строгой отчётности» в бухгалтерском учёте.
• При изъятии, передаче или списании бланка необходимо оформить соответствующее документальное подтверждение (акт, приход‑расходную книгу).

Как правильно вести учёт трудовых книжек

4;1 Книга учёта движения бланков

Книга учёта (можно вести в электронном виде, но бумажный вариант остаётся обязательным) должна содержать следующие реквизиты:

4.2 Бухгалтерские проводки

В бухгалтерском учёте трудовые книжки отражаются следующим образом:

Дт 006 «Бланки строгой отчётности» – Кт 01 «Основные средства» (при получении бланков от поставщика);
Дт 20 «Основное производство» (или др.) – Кт 006 «Бланки строгой отчётности» (при выдаче книжки сотруднику);
Дт 91 «Прочие расходы» – Кт 006 «Бланки строгой отчётности» (при списании бланка, например, в случае утери).

4.3 Хранение и охрана

• Бланки хранятся в запираемых шкафах с ограниченным доступом.
• Каждый бланк имеет опломбированную обложку и пронумерованную страницу.
• При передаче бланка в отдел кадров оформляется акт передачи, подписанный ответственными лицами.

Практические рекомендации для работодателей

1. Закупайте бланки только у официальных изготовителей. Это гарантирует их соответствие требованиям строгой отчётности.
2. Ведите книгу учёта движения бланков в соответствии с Положением о БСО. Регулярно проверяйте её на предмет ошибок и несоответствий.
3. Обучите персонал отдела кадров. Сотрудники должны знать порядок заполнения, выдачи и возврата трудовых книжек.
4. Проводите инвентаризацию бланков хотя бы раз в год. Это позволит своевременно выявить недостачи.
5. При утере или порче бланка оформляйте акт утраты и списывайте его в бухгалтерском учёте.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Является ли электронная версия трудовой книжки бланком строгой отчётности?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) не относится к бумажным бланкам строгой отчётности, однако её использование регулируется отдельными нормативными актами (приказ Минтруда РФ от № 123н). Для ЭТК обязательна электронная подпись и хранение в государственных информационных системах.

6.2 Можно ли использовать обычный офисный принтер для печати трудовых книжек?

Нет. Трудовые книжки должны быть изготовлены в соответствии с государственным стандартом (ГОСТ 7.32‑2015) и иметь защитные элементы (водяные знаки, микротекст). Печать на обычных принтерах нарушает требования к документам строгой отчётности.

6.3 Как оформить возврат бланка, если сотрудник уволился и не вернул книжку?

Составляется акт о невозможности возврата, в котором указываются причины (утрата, порча). Бланк списывается в бухгалтерском учёте как расход и фиксируется в книге учёта БСО.

6.4 Нужно ли вести отдельный журнал для вкладышей к трудовым книжкам?

Да. Вкладыши считаются отдельными бланками строгой отчётности и должны быть учтены в той же книге движения, но с отдельным указанием типа документа («вкладыш»).

Трудовая книжка и её вкладыш официально относятся к документам строгой отчётности. Это накладывает на работодателя обязательства по их изготовлению, учёту, хранению и контролю. Соблюдение требований Приказа Минфина № 117н, ведение книги учёта бланков и правильные бухгалтерские проводки позволяют избежать штрафов и обеспечить надёжный кадровый документооборот.

Помните: правильный учёт бланков строгой отчётности – это не только юридическая обязанность, но и важный элемент внутреннего контроля предприятия.

Дата публикации: